AnasayfaBlogEtkinlik Koordinatörü Nedir? Ne İş Yapar?
Meslekler

Etkinlik Koordinatörü Nedir? Ne İş Yapar?

27 Haziran 2021
Gündelik kıyafetler giyen bir grup insan bir araya toplanmış, birbirlerine beşlik çakıyor. Ön planda, uzun saçlı ve at kuyruklu bir kadın kollarını kaldırmış ve ellerini çırparak dururken, arka planda elleri havada bir çocuk gülümsüyor. Ortada hafifçe bulanıklaştırılmış bir elin yakın çekimi görülüyor ve görüntünün kenarına yakın bir yerde mavi beyaz bir nesne görülüyor. Grup canlı yeşil bir arka planla çevrelenmiştir. İnsanlar ellerini havaya kaldırarak birlikte kutlama yaparken sahne mutluluk ve neşe doludur.

Hayatım boyunca pek çok etkinliğe katıldım: düğünler, konferanslar, doğum günü partileri, şirket toplantıları... Ancak hiç unutmam, geçen sene en yakın arkadaşımın düğününde yaşadığım bir deneyim benim için dönüm noktası oldu. Düğün o kadar kusursuz ve akıcıydı ki, tüm detaylar adeta bir orkestranın çaldığı müzik gibi uyumluydu. İşte o gün etkinlik koordinatörlerinin ne kadar önemli bir rol oynadığını fark ettim.

GörevlerÖzelliklerMaaş Bilgisi
Etkinliklerin başından sonuna kadar tüm süreci planlama ve yürütmeİnisiyatif alabilme, ekip motivasyonunu sağlama, zaman yönetimiYeni iş yaşamına başlamış bir etkinlik koordinatörü 3.500 TL maaş alabilir
Mekan düzenleme, tasarım ve araştırma, planlamaYüksek organisasyon yeteneği, detaylara dikkat, yaratıcılıkKendi işini yapan bir etkinlik koordinatörü daha yüksek maaş beklentisine sahip olabilir
Menü planlama, müzisyenleri ve barmenleri organize etmeİyi iletişim becerileri, müzakere yeteneği, problem çözme yeteneğiBir firmada çalışan etkinlik koordinatörlerinin maaşı firmadan firmaya değişkenlik gösterebilir
Etkinlik sürecinde müşteri beklentilerini karşılayacak şekilde hizmet vermeMüşteri hizmetleri becerileri, esneklik, sabırDeneyim ve yeteneklere bağlı olarak etkinlik koordinatörleri daha yüksek maaşlar talep edebilir
Etkinlik sürecinde değişikliklere hızlı adaptasyon ve sorunları çözmeDayanıklılık, stres yönetimi, çözüm odaklılıkSektördeki tecrübe ve deneyime bağlı olarak etkinlik koordinatörlerinin maaşları artabilir
Etkinlik sonrası değerlendirme ve raporlamaAnalitik düşünce, eleştirel düşünme yeteneği, raporlama becerisiYaptığı etkinliğe, müşterinin memnuniyetine ve deneyimine göre etkinlik koordinatörünün maaşı değişkenlik gösterebilir
Mesleki eğitim ve gelişimOtomotivasyon, öğrenmeye açıklık, gelişime açık olmaEğitim, beceri ve deneyim seviyeleri yükseldikçe etkinlik koordinatörleri daha yüksek maaşlar talep edebilir
Halkla ilişkiler ve pazarlamaİkna yeteneği, etkili konuşma yeteneği, insan ilişkilerinde başarılı olmaHalkla ilişkiler ve pazarlama yeteneklerinin yanı sıra, yapılan işin büyüklüğü de etkinlik koordinatörlerinin maaşını etkiler
Davetiyeleri hazırlama ve misafirlere yönelik operasyonları yönetmeOrganizasyon becerisi, misafirperverlik, detaylara dikkatBaşarılı bir etkinlik yönetimi, etkinlik koordinatörlerinin maaşında önemli bir etmendir
Hem küçük hem de büyük çaplı organizasyonları yönetmeÇok görevli olabilmek, kaynak yönetimi, liderlikÇalışılan organizasyonun büyüklüğü ve karmaşıklığı, etkinlik koordinatörlerinin maaşları üzerinde rol oynar

Etkinlik Koordinatörü Nedir?

Peki, etkinlik koordinatörü nedir diye merak ediyor olabilirsiniz. En basit haliyle, bir etkinliğin A'dan Z'ye tüm detaylarını planlayan ve uygulayan kişidir. Kongrelerden panellere, düğünlerden şirket etkinliklerine kadar geniş bir yelpazede faaliyet gösterirler. Her etkinliğin kendine özgü ihtiyaçları ve dinamikleri vardır ve etkinlik koordinatörleri bu ihtiyaçları en iyi şekilde karşılamak için çalışırlar.

Etkinlik Planlamanın Arkasındaki Kahramanlar

Geçen yıl şirketimiz için büyük bir lansman etkinliği düzenlememiz gerekiyordu. O kadar çok detay vardı ki, nereden başlayacağımızı bilemiyorduk. Mekan seçimi, davetliler, teknik ekipmanlar, ikramlar derken liste uzayıp gidiyordu. Tam da bu noktada bir etkinlik koordinatörü ile çalışmaya karar verdik. İnanın bana, bu karar hayatımızı kurtardı!



Etkinlik Koordinatörünün Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Bir etkinlik koordinatörü görev ve sorumlulukları nelerdir? İşte bu sorunun cevabı oldukça kapsamlı. Genel hatlarıyla:

1- Müşteri İletişimi: Öncelikle müşterinin ihtiyaç ve beklentilerini anlamak için sürekli iletişim halinde olurlar.

2- Bütçe Yönetimi: Bütçe sınırları içerisinde en iyi hizmeti sunmak için planlama yaparlar.

3- Mekan ve Lojistik: Etkinlik için en uygun mekanı bulur ve lojistik düzenlemeleri yaparlar.

4- Tedarikçi ve Hizmet Sağlayıcılar ile İletişim: Catering, dekorasyon, müzik gibi alanlarda en iyi tedarikçilerle anlaşırlar.

5- Ekip Yönetimi: Etkinlik günü görev alacak tüm personelin koordinasyonunu sağlarlar.

6- Kriz Yönetimi: Olası aksiliklerde hızlı ve etkili çözümler üretirler.

7- Son Kontroller ve Değerlendirme: Etkinliğin başarısını değerlendirmek ve gelecek etkinlikler için geri bildirim toplamak da sorumlulukları arasındadır.

Neden Bir Etkinlik Koordinatörü ile Çalışmalısınız?

Kendi deneyimlerimden yola çıkarak söyleyebilirim ki, bir etkinlik koordinatörüyle çalışmak, stresinizi büyük ölçüde azaltır. Örneğin, geçen ay kuzenimin doğum günü partisini organize ederken bir etkinlik koordinatörüne danıştık. İnanın bana, kendim yapmaya kalksaydım, muhtemelen gecenin sonunda bitap düşmüş olacaktım. Ancak koordinatör sayesinde her şey tıkır tıkır işledi ve biz sadece eğlencenin tadını çıkardık.

  • İhtiyaç ve talepleri öğrenmek üzere müşteri ile iletişim halinde olmalıdır.

  • Bütçe ve zaman kısıtlamalarına dikkat ederek etkinliği doğru bir şekilde planlamalıdır.

  • Etkinlik yapılacak mekanı ve konuşmacıları organize etmelidir.

  • Kalite ve maliyet kriterlerini göz önünde bulundurarak, catering firması, dekoratör, müzisyen gibi unsurları seçer.

  • Müşteri için en uygun şartları elde etmek için hizmet sağlayıcılarla pazarlık yapar.

  • Görev alacak personeli hazır hale getirir.

  • Davetiye hazırlama gibi misafirlere yönelik tüm operasyonların yönetimi ile ilgilenir.

  • Her şeyin standartlara uygun olmasını sağlamak üzere etkinliğin yapılacağı gün son kontrolleri yerine getirir.

  • Muhtemel sorunları çözmek için hızlı hareket eder.

  • Etkinliğin başarısını değerlendirmek ve ilgili kişilere raporlama yapmak üzere çalışmalar yürütür.



Etkinlik Koordinatörü Nasıl Olunur?

Bu mesleğe ilgi duyanlar için etkinlik koordinatörü nasıl olunur sorusu önemlidir. Resmi bir eğitim zorunluluğu olmamakla birlikte, üniversitelerin Halkla İlişkiler, İşletme, Turizm ve Otelcilik gibi bölümlerinden mezun olmak avantaj sağlar. Ayrıca, sektörde deneyim kazanmak için stajlar ve gönüllü çalışmalar da büyük önem taşır.

Not: İyi bir etkinlik koordinatörü olmak için sadece eğitim yetmez; aynı zamanda organizasyon becerisi, iletişim yeteneği ve stres yönetimi gibi kişisel özellikler de gereklidir.

Etkinlik Koordinatörünün Sahip Olması Gereken Nitelikler

Başarılı bir etkinlik koordinatörü olmak için bazı kilit niteliklere sahip olmak gerekir:

Detaylara Dikkat: Küçük detaylar büyük farklar yaratır.

İletişim Becerileri: Müşteriler, tedarikçiler ve ekip ile etkili iletişim şarttır.

Problem Çözme Yeteneği: Beklenmedik sorunlara hızlı çözümler üretebilmelidir.

Esneklik: Farklı çalışma saatlerine ve yoğun tempoya uyum sağlamak önemlidir.

Yaratıcılık: Etkinlikleri özgün ve unutulmaz kılmak için yaratıcı fikirler gerekir.

Etkinlik Koordinatörü Maaşları

Gelelim merak edilen bir diğer konuya: Etkinlik koordinatörü maaşları ne kadar? Bu sorunun cevabı deneyime, çalışılan firmanın büyüklüğüne ve etkinliklerin kapsamına göre değişir. Genel olarak;

  • İş yaşamına yeni başlamış bir etkinlik koordinatörü 3.500 TL maaş elde edebilmektedir.

  • Uzmanlık ve tecrübe ile ortalama 5.500 TL’ye kadar kazanç sağlayabilirler.

  • Bu alanda alınan en yüksek maaş ise 8.000 TL ye kadar çıkmaktadır.

Yeni Başlayanlar: Aylık ortalama 4.000 - 5.000 TL arası kazanabilirler.

Deneyimliler: 5.000 - 7.000 TL arasında bir gelir elde edebilirler.

Uzmanlar ve Yöneticiler: 8.000 TL ve üzeri maaşlarla çalışabilirler.

Ancak bu rakamlar genel bir ortalamadır ve kişinin yetenekleri, referansları ve başarısına bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Etkinlik Koordinatörlüğünün Zorlukları ve Güzellikleri

Her meslekte olduğu gibi, etkinlik koordinatörlüğünün de hem zorlukları hem de güzellikleri vardır. Zorluklarından bazıları:

Stresli Ortam: Her şeyin mükemmel olması için baskı hissedebilirsiniz.

Uzun Çalışma Saatleri: Özellikle etkinlik öncesi ve sırasında yoğun tempolu çalışabilirsiniz.

Ancak güzellikleri de bir o kadar fazladır:

Yaratıcılığınızı Konuşturma Fırsatı: Her etkinlikte yeni ve özgün fikirler uygulayabilirsiniz.

İnsanlarla İletişim: Farklı insanlarla tanışarak networkünüzü genişletebilirsiniz.

Başarı Hissi: Başarılı bir etkinlik sonrasında aldığınız geri bildirimler tüm yorgunluğunuza değecektir.

  • Müzakere yeteneği göstermeleri beklenir.

  • Çoklu görevleri etkili şekilde organize edebilme becerisi göstermesi önemlidir.

  • Temel işe alım uygulamaları bilgisine sahip olmalıdır.

  • Stresli durumlar karşısında sakin kalmalı aynı zamanda etkili karar verebilmelidir.

  • Çok iyi derecede sözlü ve yazılı iletişim becerisi sergilemeleri beklenir.

  • Hafta sonu, akşam saatleri, sabahın erken saatleri gibi farklı mesai dilimleri içerisinde çalışabilmelidir.

  • Seyahat engeli bulunmaması oldukça önemlidir.

  • Microsoft Office programlarına hakim olması beklenir.

  • İyi derecede yabancı dil bilmesi özellikle İngilizce bilgisinin yüksek olması beklenir.

Etkinliklerin başından sonuna kadar tüm süreci planlama ve yürütme, İnisiyatif alabilme, ekip motivasyonunu sağlama, zaman yönetimi, Yeni iş yaşamına başlamış bir etkinlik koordinatörü 3500 TL maaş alabilir, Mekan düzenleme, tasarım ve araştırma, planlama, Yüksek organisasyon yeteneği, detaylara dikkat, yaratıcılık, Kendi işini yapan bir etkinlik koordinatörü daha yüksek maaş beklentisine sahip olabilir, Menü planlama, müzisyenleri ve barmenleri organize etme, İyi iletişim becerileri, müzakere yeteneği, problem çözme yeteneği, Bir firmada çalışan etkinlik koordinatörlerinin maaşı firmadan firmaya değişkenlik gösterebilir, Etkinlik sürecinde müşteri beklentilerini karşılayacak şekilde hizmet verme, Müşteri hizmetleri becerileri, esneklik, sabır, Deneyim ve yeteneklere bağlı olarak etkinlik koordinatörleri daha yüksek maaşlar talep edebilir, Etkinlik sürecinde değişikliklere hızlı adaptasyon ve sorunları çözme, Dayanıklılık, stres yönetimi, çözüm odaklılık, Sektördeki tecrübe ve deneyime bağlı olarak etkinlik koordinatörlerinin maaşları artabilir,  Etkinlik sonrası değerlendirme ve raporlama, Analitik düşünce, eleştirel düşünme yeteneği, raporlama becerisi, Yaptığı etkinliğe, müşterinin memnuniyetine ve deneyimine göre etkinlik koordinatörünün maaşı değişkenlik gösterebilir, Mesleki eğitim ve gelişim, Otomotivasyon, öğrenmeye açıklık, gelişime açık olma, Eğitim, beceri ve deneyim seviyeleri yükseldikçe etkinlik koordinatörleri daha yüksek maaşlar talep edebilir, Halkla ilişkiler ve pazarlama, İkna yeteneği, etkili konuşma yeteneği, insan ilişkilerinde başarılı olma, Halkla ilişkiler ve pazarlama yeteneklerinin yanı sıra, yapılan işin büyüklüğü de etkinlik koordinatörlerinin maaşını etkiler, Davetiyeleri hazırlama ve misafirlere yönelik operasyonları yönetme, Organizasyon becerisi, misafirperverlik, detaylara dikkat, Başarılı bir etkinlik yönetimi, etkinlik koordinatörlerinin maaşında önemli bir etmendir, Hem küçük hem de büyük çaplı organizasyonları yönetme, Çok görevli olabilmek, kaynak yönetimi, liderlik, Çalışılan organizasyonun büyüklüğü ve karmaşıklığı, etkinlik koordinatörlerinin maaşları üzerinde rol oynar

Kendi İşini Kurmak

Birçok etkinlik koordinatörü, deneyim kazandıktan sonra kendi işini kurmayı tercih eder. Kendi ekibinizi oluşturarak ve markanızı yaratarak daha özgür çalışma imkânı bulabilirsiniz. Ancak unutmayın, bu da ayrı bir sorumluluk ve daha fazla emek gerektirir.

Etkinlik Koordinatörü Olarak Kariyer Tavsiyeleri

Sektörde başarılı olmak isteyenlere birkaç tavsiye:

1- Sürekli Öğrenin: Sektördeki trendleri ve yenilikleri yakından takip edin.

2- Networkünüzü Genişletin: Fuarlar, konferanslar ve etkinliklere katılarak yeni insanlarla tanışın.

3- Müşteri Memnuniyetine Odaklanın: Müşterilerinizin memnuniyeti, referanslarınızı ve itibarınızı artırır.

4- Teknolojiden Faydalanın: Etkinlik yönetimi yazılımları ve uygulamalarını kullanarak işlerinizi kolaylaştırın.

5- Detaylı Planlama Yapın: Her zaman bir B planınız olsun.

Etkinlik Koordinatörlüğünde Teknolojinin Rolü

Günümüzde teknoloji, etkinlik koordinatörlerinin en büyük yardımcısı haline geldi. Online davetiyeler, dijital check-in sistemleri, etkinlik uygulamaları gibi pek çok araç, etkinliklerin daha verimli ve etkili olmasını sağlıyor.

Online Platformlar: Tedarikçilerle iletişim, mekan rezervasyonları gibi işlemleri hızlandırır.

Sosyal Medya: Etkinlik tanıtımı ve katılımcı etkileşimi için önemli bir platformdur.

Veri Analizi: Katılımcıların geri bildirimlerini analiz ederek gelecekteki etkinliklerinizi geliştirebilirsiniz.

Geleceğin Mesleği: Etkinlik Koordinatörlüğü

Eğer dinamik, yaratıcı ve insan ilişkileri güçlü bir kariyer arıyorsanız, etkinlik koordinatörlüğü tam size göre olabilir. Etkinlik sektörü, değişen trendlerle birlikte sürekli gelişiyor ve bu da yeni fırsatları beraberinde getiriyor.

Son Söz

Hayatta her şeyin bir organizasyon işi olduğunu düşünürüm. Evde bir akşam yemeği bile planlarken ne kadar detayla uğraştığımızı düşünün. İşte etkinlik koordinatörleri, bu detayları profesyonelce yöneterek hayallerinizi gerçeğe dönüştürüyorlar. Eğer siz de bu alana ilgi duyuyorsanız, hiç vakit kaybetmeden ilk adımınızı atın. Kim bilir, belki de bir sonraki büyük etkinliğin arkasındaki isim siz olacaksınız!


Kaynakça:

Van Der Wagen, L. (2011). Etkinlik Yönetimi: Turizm, Kültür, İş ve Spor Etkinlikleri İçin. Pearson Yayıncılık.

Bladen, C., Kennell, J., Abson, E., & Wilde, N. (2012). Etkinlik Yönetimine Giriş. Routledge.

Allen, J. (2009). Etkinlik Planlama: Başarılı Toplantılar, Kurumsal Etkinlikler, Bağış Toplama Galaları ve Diğer Özel Etkinlikler İçin. Wiley Yayınları.


Etkinlik Koordinatörü Etkinlik Koordinatörü nedir Etkinlik Koordinatörü ne iş yapar Etkinlik Koordinatörü maaşları Etkinlik Koordinatörü nasıl olunur
Bu, canlı mavi gömlek giymiş bir kadının görüntüsüdür. Yüzünü çerçeveleyen uzun, koyu renk saçları var. Ten rengi açık ve yüz ifadesi kararlı. Beyaz duvarlı ve aydınlık pencereli bir odada duruyor. Gömleğinin mavisi beyaza karşı öne çıkıyor ve güçlü bir kontrast hissi veriyor. Kadın kollarını vücudunun önünde kavuşturmuş, kendinden emin bir havaya sahip. Gözleri ileriye odaklanmış ve kararlılığını gösteriyor. Önüne ne çıkarsa çıksın üstesinden gelmeye hazır görünüyor.
Esra Girgin

İşletme Eğitimimi tamamladıktan sonra uzun yıllar eğitim sektöründe hizmet verdim. Eğitim alanında çalışmalara devam ederek, her alanda içerik üreterek, kendimi geliştirmeye devam ediyorum.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.