Etkinlik Yönetimi Ne İşe Yarar?

Halkla İlişkiler uygulamaları arasında, son yıllarda en çok uygulanan yöntemlerden biri etkinlik yönetimidir. Etkinlik yönetimi, halkla ilişkilerin etkinlik ve organizasyon temelli mesajlarını hedef kitleye en doğru planla iletmeyi amaçlayan bir yönetim sürecidir. Etkinlik yönetiminde; kurum ve markalar, etkinlik sürecinin en verimli şekilde geçmesi adına bir dizi plan, strateji ve adımları düşünürler. Özellikle büyük bir etkinlik için doğru adımların uygulanması ve olası bir krizi önlemek adına etkinlik yönetiminden faydalanılır. 

Halkla ilişkiler; kurum, marka ve işletmeler için hayati uygulamalara sahiptir. Etkinlik yönetimi, itibar yönetimi ve kurumsal iletişim gibi uygulamalar, hedef kitle ya da müşteri grubu ile iyi niyetli iletişimi sürdürmek için gereklidirler. Etkinlik yönetimi, tüm bilgilerin pratik olarak uygulanabildiği bir süreçtir. Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında neler yapılacağı önceden belirlenir ve çeşitli planlar üretilir. Önemli ve büyük ölçekli etkinlikler dışında da uygulanabilen etkinlik yönetimi, bugün en önemli halkla ilişkiler alanlarından biri olarak karşımıza çıkıyor. Etkinlik yönetiminin neden bu kadar önemli olduğunu ve nasıl kullanıldığı merak ediyorsanız yazımızın ileriki bölümleri sizi bekliyor. 

Etkinlik Yönetimi Nedir?

Etkinlik yönetimi, (Event Management) iletişim veya halkla ilişkiler geliştirmek için planlanan organizasyon, sunum, faaliyet ve etkinliklerin doğru şekilde yönetilmesi ile ilgilidir. Etkinlikler; büyük, küçük, yöresel, kişisel veya kültür-sanat odaklı olabilir. Her tür etkinlik ya da organizasyon için belli bir plan yaratılır. İster bir düğün organizasyonu olsun, ister uluslararası bir turnuva olsun, belirlenmiş bir planlar listesi muhakkak hazırlanmış olur. Etkinlik yönetimi de bu planların ve etkinlik sürecinin nasıl olması gerektiği ile ilgili yöntemleri etkinleştirir. 

Bir etkinlik, yalnızca etkinlik öncesi yapılan planlara göre yönetilmez. Etkinlik sırası ve sonrası da etkinlik yönetimi içinde yer alır. Etkinliğin gidişatı ne yönde, gerekli planlar doğru işleniyor mu, etkinlik için yapılan planlar ne kadar uygulanabildi gibi sorular, etkinlik yönetiminde önemli yer tutar. Etkinlik yönetiminin önemli adımları olan etkinlik öncesi, sırası ve sonrası durumları şöyle ele alabiliriz: 

Etkinlik Öncesi: Bütçe belirleme, tedarik-tasarım, planlama, öncelikleri ve riskleri belirleme, pazarlama yöntemlerini planlama. 

Etkinlik Dönemi: Planları uygulama, kriz yönetimini etkinleştirme, süreci yönetme.

Etkinlik Sonrası: Denetleme, raporlama, ölçme-değerlendirme. 

Etkinlik için mutlaka uyulması gerekilen bu aşamalar, bir sonraki etkinlik için de önemli bilgi ve değerlendirmeler sunar. Örneğin, denetleme yapılan bir etkinliğin, ne seviyede planlara uygun yürütüldüğü tespit edilir ve bir sonraki etkinlik için eksikler belirlenir. Aynı zamanda, etkinlik öncesi planlama; etkinliğin türüne, etkinliğin büyüklüğüne, amaç ve hedeflere göre düzenlenir. Yapılan tüm planlamalar, etkinliğin hedeflere uygun olması için elzemdir. Etkinlik sırasında ise etkinliğin gidişatı kontrol edilir ve olası risklere karşı B veya C planına geçilir. Alternatif planlamalar, etkinlik öncesinde düşünülür ve risk yönetiminden yararlanılır.

Etkinlik Yönetimi Neden Önemlidir?

Halkla ilişkiler uygulamaları, hedef kitleye yönelik iletişimsel çözümler üretir. Etkinlik yönetimini önemli kılan şey de kurumların/markaların organizasyon içeriğini, istenilen şekilde iletmelerine yardımcı olmaktır. Etkinlik yönetimi sürecinde, en önemli aşama olan planlama belirlenir ve gerekli uygulamalar düşünülür. Her etkinlik için etkinlik yönetimi şart mıdır derseniz, bu sorunun yanıtı etkinliğin amacına, türüne ve hedeflerine göre değişebilir. Küçük ölçekli bir etkinlik için dahi planlama şarttır; çünkü etkinliğin bir nihai amacı vardır ve bu amaca uygun adımları planlamak gerekir.

Etkinlik yönetimi, tüm aşamalarıyla etkinlik yöneticisi ve ekibiyle harekete geçirilir ve sonuçlar etkinlik sonrası değerlendirilir. Bugün halkla ilişkilerin çeşitli uygulamaları arasında en fayda sağlayıcı uygulamalardan biri olan etkinlik yönetimi; etkinliğin yaratacağı stresin de önüne geçer. Halkla ilişkilerin merkezinde yer alan strateji ve planlama, etkinlik yönetimi de içinde de geçerlidir. Günümüzde kurum kültürüne sahip ve kurumsallığını gösterme hedefinde olan her işletme ve marka, etkinlik yönetiminden de faydalanması gerektiğini bilir. 

Etkinlik Yönetimi Aşamaları

Etkinlik yönetimi süreci; tema, hedefler, bütçe ve tüm ayrıntılı planlamalardan oluşur. Süreç boyunca 5N1K sorularıyla etkinliğin düzeni tasarlanır. 5N1K sorularının içerdiği anlamlar şunlardır:

Ne: Etkinliğin Türü Ne? Kurumsal mı yoksa sosyal tabanlı bir etkinlik mi?

Ne Zaman: Etkinlik Ne Zaman Uygulanacak? Hangi mevsim, zaman koşullarında?

Nerede: Mekân, Ulaşım, Lojistik Olanakları. 

Niçin: Etkinlik Neden Uygulanacak? Hedef ve Amaçları Belirleme. 

Nasıl: Etkinlik Nasıl Gerçekleşecek? Bütçe Olanaklarına Göre Etkinlik Planlaması. 

Kim: Hedef Kitle Kim? Etkinliğe Kimlerin Katılması İsteniyor? Katılımcı sayısı sınırlı mı? Mekân, katılımcılara uygun mu?

5N1K soruları, süreci canlandırmak için uygun bir içeriğe sahiptir. Planlama ve stratejilerin tümü, öncesinde etkinliğe uygun sorular sorularla ortaya çıkar. Planlamalar da bu sorulara uygun olarak etkili görülebilir. Örneğin, etkinliğin ne zaman yapılacağı, o ayın ve günün hava koşullarına bakmayı gerektirir ve olumsuz bir hava durumunda alternatif günler seçilebilir. Yine etkinliğin bütçeye mi uygun olacağı yoksa etkinlik için bir bütçe mi ayrılmalı sorusu da yanıtlanarak etkinlik planlama sürecine geçilir.

Etkinlik için gerekli olan organizasyon yönetim aşamalarını şöyle sıralayabiliriz: Pazarlama birimi, finans birimi, uygulama hizmetleri, uygulama-konuk hizmetleri ve yönetim birimi. Etkinlik yöneticisi ve kurumun diğer birim yetkilileri bir araya gelerek gerekli adımları uygularlar.

Etkinlik Yönetim Sürecinde Etkinlik Yöneticisi

Etkinlik yöneticisi, pazarlama veya halkla ilişkiler birimleri ile koordineli olarak etkinlik sürecini yönetir. Etkinlik yöneticisinin temel görevi, etkinliğin, planlama, uygulama ve denetleme aşamalarını yönetebilmektir. Etkinlik yöneticisi süreç boyunca tek başına çalışmaz, diğer birimlerden de uzman çalışanlarla bir ekip kurar. Kurulan ekip, etkinlik ya da organizasyonun planlarını, uygulanabilecek hâle getirir. 

Etkinlik yöneticisi, günümüzün en ilgi çeken mesleklerinden biridir. Bir etkinliğin içinde bulunmak her ne kadar eğlenceli ve ilgi çekici görünse de süreci yönetmek kolay bir iş değildir; hatta stresli bir iş olduğunu da rahatlıkla söyleyebiliriz. Bununla birlikte deneyim kazanan bir etkinlik yöneticisi ve ekibi, süreci nasıl etkin yürüteceğini de bilerek işleri yoluna koyabilmektedir. Etkinlik yönetim sürecinde, önemli bir görev ve sorumluluğa sahip etkinlik yöneticisi, iletişim becerilerine ve halkla ilişkiler uygulamalarına da aşina olarak etkinlik yönetimini başarıyla uygular.