Sık Kullanılan Zaman Yönetimi Teknikleri

Hayat, birçok kaynağın aksine “zaman” kaynağının günlük dağıtımında adil davranır. Ancak gün herkese 24 saat olsa da her zaman ederi 24 saat edecek kalitede yaşanmaz. Sıklıkla zamanın yetmediğinden şikâyet ederiz. Hayatın günlük koşturmacası içinde yeni faaliyetlere yer bulamayız. Bazen de yeni, farklı bir şeyler yapmaya niyet eder ama 24 saatimizin içinde uygun bir yere sıkıştıramayacağımızı baştan kabul eder ve hiç çabalamayız. Oysa “zamanım yok” kabulü bir yanılsamadan ibarettir. Zaman, içini doğru işlerle doldurdukça genişler.

Ataletten kurtulmak, her birimize hediye olarak sunulmuş 24 saati hakkını vererek yaşamaya niyet etmek ve yapılması gerekenlerin önceliklendirmesini doğru yapmak gerekir. Yani zamanı yönetmek gerekir. Öyle ki; zaman geçip gittiğinde boşa harcanmış değil, olumlu, faydalı ve verimli bir şeylere dönüşmüş olsun.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman ki, en acımasız ve en uçarı kısıtlı kaynağımız olarak doğru harcanmayı hak eder. En doğru harcama yerini ve şeklini seçebilmek için yani yönetebilmek için önce tanımak gerekir. Önce zamanın özelliklerini sonra da amaçlarımızı göz önüne alarak en uygun zaman yönetimi tarzını belirlemek mümkün olabilir. Zaman;

• Biriktirilemez,

• Depolanamaz,

• Durdurulamaz,

• Başkasına devredilemez, 

• Geri gelmez,

• Yerine konmaz özellikleriyle hem iş hayatında hem de özel hayatımızda yaptığımız planlamalarda belirleyici ve etkileyici bir rol oynar.

“Zaman yönetimi” zamanı;

• İşlere nasıl bölüştürdüğümüzü, 

• Günlük yaşamda doğru önceliklendirmelerle nasıl planladığımızı,

• Toplamında ise tüm hayatımızı en verimli, en etkin, en mutlu şekilde geçirebilmek için nasıl planlamamız gerektiğine dair tüm yaklaşımları içerir.

Zaman yönetimi; zamanı etkin kullanma, verimli, başarılı olma dolayısıyla da huzurlu ve mutlu olma çabasıdır. Zamanı yönetmek büyük bir iddia sayılır. Hayatın, geçip giden zamanın farkında olmak, öz kontrol ile kendine ait hayatı nasıl yaşamak istediğine dair bir planın uygulayıcısı olmak kendi zamanını yönetebilmektir. Zaman yönetimi, daha iyi organize olabilmek için zamanı doğru kullanma tekniklerini anlatır.

Zaman Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Zamanda yolculuk teknolojisi bir gün mümkün olana kadar zamanı değerlendirme konusunda daha verimli olmaya yönelik bazı teknikler deneyebiliriz. Zamanı yönetmek aslında mutlu olmak konusunda da bizlere büyük ölçüde yardım eder. Yapılması gereken işler listesini gecikmeden kolaylıkla halledebilmek, kişisel ilgi alanlarına da rahatça vakit bulabilmek verimli bir gün geçirme hissine neden olur. Zaman yönetimi konusunda ilerleme kaydeden kişi gelişebildiğini, her zamankinden daha fazla iş başarabildiğini hissettikçe hayata karşı daha pozitif bir yaklaşıma sahip olur. Etkili bir zaman yönetimi sistemi kurmak kendinizden; 

• Yaptığı işlere daha iyi odaklanabilen,

• Ne yapacağından ve kendinden emin olan,

• İşleri durmadan ertelemeyen, 

• Daha mutlu ve stres seviyesi daha düşük olan,

• İş ve özel hayat arasındaki dengeyi daha sağlıklı kurabilen, 

• Kişisel zevklerine ve uğraşlarına daha fazla vakit ayırabilen,

• Daha üretken, aktif, canlı ve enerji seviyesi yüksek olan,

• Tükenmişlik sendromuna kapılmadan çalışabilen yeni bir “ben” yaratmaya yardımcı olur.

Günlük Hayat İçinde Zaman Yönetimi Taktikleri

Zaman yönetimi konusunda günlük akışta bazen gözden kaçırdığımız ya da önemsemediğimiz, ihmal ettiğimiz, bilip te uygulamadığımız küçük ama etkisi büyük olabilecek bazı taktikleri ve yaklaşım önerilerini şöyle sıralayabiliriz:

• O günü önceden planlayın: Bir gece öncesinden ya da sabah erken saatlerde mümkünse yazarak ve listeleyerek ayrıntılı bir plan yapmak hem sizi güne başlarken daha iyi motive eder hem de zihni bu işlere daha iyi uyumlar, hazırlar ve harekete geçirir.

• Öncelikleri belirleyin: Yapılması zaruri olan ya da daha önemli işleri öne alarak bunların ilk önce aradan çıkmasını sağlayın.

• Giyim konusunu önceden planlayın: Ertesi gün giyilecek kıyafetleri bir gece önceden belirleyip hazırda tutmak kimi insanlar için dakikalarca hatta yarım saate yakın vakit kazancı sağlayabilir. Hatta hep aynı kıyafetleri giyerek ya da birbiriyle çok kolay kombin yapılabilen az çeşitte kıyafetleri kapsayan bir “kapsül dolap” oluşturarak inanılmaz zaman ve efor kazancı sağlamak da güzel bir seçenek olabilir. İşin en güzel yanı da “ne giyeceğim” stresinden bertaraf olmaktır. Mark Zuckerberg, Steve Jobs ve Cem Yılmaz bu akımın en çok bilinen başarılı örnekleri arasında yer alıyor.

• Mükemmeliyetçi olmayın: Mükemmel iyinin düşmanı ise, siz iyiden yana olun. O andaki koşullar ve araçlarla varılan sonucu o durumun mükemmeli olarak kabul edin. Gerekirse işi ya da sorumluluğu başkalarına devredin veya paylaşın.

• Buna gerçekten ihtiyacım var mı? Bir toplantı planlamadan, alışverişe çıkmadan, bir işe girişmeden önce mutlaka kendinize bu soruyu sorun. Cevabınız “hayır” ise vazgeçin. 

• İşleri parçalara bölün: Özellikle zor, sıkıntılı, sevimsiz gibi görünen işleri yapılabiliyorsa küçük parçalara bölerek aşama aşama yapın. Tamamlanan her küçük aşama hem daha az stres yaratır hem de başarma heyecanı yaratarak işin kalan kısmı için sizi motive eder. “Bu da bitti, sıradaki gelsin” hissi öz güveni de pekiştirir.

• Gün doğumuna şahitlik edin: Erken kalkın. Güne erken başlamak günün bereketini artırır. Sabah dinç bir zihinle pek çok işi kolayca halletmek mümkün olabilir.

• Biyolojik ritminizin farkında olun: Zihnin en açık olduğu, bedensel gücün zirvede olduğu ya da sindirim sisteminin en aktif olduğu dönemlerin farkında olarak günlük iş ve hayat planlamasını buna göre yapmak hem daha az yorucu olur, hem de enerjinizi doğru şekilde kullanarak zaman tasarrufu sağlar. Kendinizi, sınırlarınızı ve kapasitenizi tanıyın. 

• Kendinize vakit ayırın: İnsan bazen de durmak ihtiyacı duyar. Atalete, ertelemeye ve tembelliğe dönüşmediği sürece kendine vakit ayırmak vakit kaybı sayılmamalı. Aynı şekilde dostlara, aileye, sevdiklerine vakit ayırmak kayıp olarak değil, insanın yaşam enerjisini şarj edeceği, daha mutlu bir insan haline getireceği için kendine yatırım yapmak olarak görülmelidir. 

• Kısa Vadeli Hedefler Koyun: Uzun vadeli hedeflere giden yol daha engebeli olur. Daha fazla iç disiplin ve motivasyon gerektirir. Tıpkı işleri küçük parçalara bölerek yapmak gibi hedefleri de gerçekleşmesi nispeten daha kolay olan haftalık, aylık, 3 aylık gibi daha kısa vadelere taksim etmek motivasyonda sürekliliği sağlar. Tamamlanan her aşamada yaşanacak başarma sevinci kişiyi bir sonraki hedef öncesi yeniler. Bu arada kendimize bir ödül sistemi koyarak kendimizi kutlayabiliriz.

• FOMO’ya yakalanmayın. Sosyal medyanın günlük hayatlarımıza her geçen gün daha da fazla sızmasıyla şiddetini artıran FOMO’nun, yani bir şeyleri kaçırıyor olma korkusunun farkında olun. Her şey değişiyor ama hiçbir şey kaçıp uzaklaşmıyor. Hep birlikte değişiyor ve dönüşüyoruz. FOMO insanlarda psikolojik erezyon yaratarak acele etmelerine, paniklemelerine ve hata yapmalarına yol açabiliyor. 

• Sosyal medyanın esiri olmayın: Kafayı boşaltma, bilgi edinme, gelişmeleri takip etme, gündemi yakalama gibi çeşitli nedenlerle biz sosyal medyadayız, sosyal medya da bizim hayatımızda. Ona hayatımızın başrolünü verme derecesinde bağımlı kalırsak zamanımızdan, hayatımızdan çalıyor, ortada zaman yönetimi diye bir kavram bırakmıyor. Tadında bırakarak sosyal medya eşlikçisi olmak en güzel yol gibi görünüyor. Arada bir dijital detoks yapmak ta iyi bir fikir olabilir. Zamanımız bize kalsın.

• Zaman tuzaklarından uzak durun: Plansızlık, kötü enerji seviyesi, kötü seçim, gereksiz işler, hayır diyememe, kararsız kalma gibi nedenlerle zamanı boşa harcatan her şeye zaman tuzağı denir. Zaman tuzakları listesi üşengeçlik, erteleme alışkanlığı, öz disiplin eksikliği, hedeflerin belirsizliği, çok konuşan insanlar, karamsarlık, negatif insanlarla çok vakit geçirmek, stres, kolaycılık gibi maddelerle uzar gider. Zaman tuzaklarından etkilenmemenin formülü ise farkında olmak, oto kontrolü ele almak ve tuzaklardan uzak durmak olarak söylenebilir. 

• İşinize kısa bir miat koyun: İngiliz teorisyen ve yazar Cyril Northcote Parkinson’un teorisine göre bir işin bitirilmesi için belirlenen süren aslında o işin yapım süresini uzatabilen bir faktör olabiliyor. Belirlenen süre uzadıkça o işi yapacak olan kişi zihninde tüm süreyi dolduracak şekilde bir çalışma planı yapıyor. Yani normalde bir gün alacak bir iş için bir haftalık bir miat verilirse çoğunlukla ilk 6 gün düşünerek, erteleyerek, planlayarak, nasıl yapılacağını düşünerek geçiyor. Bu yüzden iş daha zor görünüyor ve sonuçta son gün tamamlanıyor ve tüm hafta harcanmış oluyor. Bu yüzden elimizdeki işin tamamlanması için kendimize makul bir zaman baskısı yapacak şekilde kısa bir miat vermek az zamanda çok iş yapmamızı teşvik edebiliyor.

Zaman Yönetimi Teknikleri

Her birimizin iş ve ev yaşantısına dair yapılması gerekenler listemiz, uğraşlarımız, keyif aldıklarımız ve sorumluluklarımız var. Her biri de bize ve hayatımıza özgü farklılıklar içeriyor. Dolayısıyla zaman yönetimi dediğimiz süreç tek tip olarak yazılıp verilebilecek bir reçete değil. Bireye, hedeflerine, planlarına ve hayatına ait kullanılabilir bir yapı oluşturmak gerekir. Bunun için yardımcı olabilecek farklı teknikler var.

Pomodoro Tekniği

Pomodoro, İtalyancada domates anlamına geliyor. Adı komik, kendisi etkili bir zaman yönetimi tekniği olan Pomodoro, İtalyan girişimci (aynı zamanda mentor ve eğitmen olan) Francesco Cirillo tarafından icat edilmiş. Yöntemin ismini üniversite öğrencisiyken kullandığı domates şeklindeki zaman ayarlayıcıdan esinlenerek koyduğu söyleniyor. Bu zaman yönetimi tekniği odaklanma seviyesini maksimumda tutmak amacıyla aralara kısa molalar serpiştirilmiş kısa çalışmalardan oluşuyor. Ana mantığı “çok değil, akıllıca çalış” üzerine kurulu bir teknik. İşler küçük parçalara bölünmüş olduğundan çalışana iş başarma tatminini yaşatıyor ve zaman kontrolünü verimli bir şekilde uygulatıyor.
Pomodoro tekniğinin uygulanma aşamaları aşağıdaki gibidir:

• Yapılacak işin veya çalışacağın dersi belirle ve yanına alarmlı bir saat al.

• Saati 25 dakikaya ayarla. Odaklanarak işini yap. Eğer herhangi bir sebeple 25 dakikalık çalışma bölünürse sayacı sıfırla ve yeniden başla.

• 25 dakika dolduğunda 5 dakika mola ver. Bu şekilde 30 dakikalık bir “pomodoro” yapmış oldun.

• Mola süresi dolduğunda 3 pomodoro daha yaparak 2 saatlik çalışmanı tamamla.

• Dört pomodoro süreci bittiğinde 15-30 dakika arasında uzun bir mola ver.

25 dakika çalış, 5 dakika dinlen temposuyla devam eden bu teknik enerjinin düşmesine izin vermeden, odaklanmayı hep canlı tutarak çalışmayı hedefliyor. Bu 25 dakikalık çalışma süresinde herhangi bir dış faktörün dikkati dağıtmasına izin vermemek gerekiyor. Optimum sonucun günde 8-16 arası pomodoro tamamlayarak alınacağını belirtebiliriz. Bu teknikten tam verim alabilmek en az yedi ila yirmi gün arasında düzenli uygulama yapmak gerekiyor. Bu sürenin sonunda tekniğin kullanım sonuçları ortaya çıkacaktır. Yapılacak işin özelliklerine veya çalışanın tarzına göre çalışma ve mola süreleri yeniden düzenlenebilir. Örneğin süreler iki katına çıkarılarak 50 dakika çalışma ve 10 dakika mola verme şeklinde de uygulanabilir. 

Zaman Yönetimi Matrisi (Eisenhower Matrisi)

Eisenhower Matrisi, Amerikalı eğitmen ve yazar Stephen Covey tarafından Amerikan eski başkanı Dwight D. Eisenhower’ın “Önemli olan nadiren acil, acil olan nadiren önemlidir” sözleri istikametinde geliştirildi. Bu zaman yönetimi tekniğinde işlerin dört gruba ayrılması gerekir. Bu gruplar aciliyet-önem matrisini oluşturur. Bir eksen üzerinde işler acil ve acil olmayan, diğer bir eksen üzerinde ise önemli ve önemli olmayan olarak gruplandırılır. Bu iki eksen dik olarak bir araya getirildiğinde dört odalı bir matris ortaya çıkar. Bu odaların isimleri:

• Hem acil hem de önemli işler

• Acil fakat önemli olmayan işler

• Acil olmayan ama önemli işler

• Acil olmayan ve önemli de olmayan işler

Her işin ne kadar vakit alacağı da belli ise işleri önem ya da aciliyet sıralamasına göre planlamak için gereken tablo önümüze serili haldedir. Bu matris sayesinde;

• Toplam çalışma zamanını bu işlere dağıtmak, 

• Acil ve önemli işlerden başlamak, böylece son dakikaya kalmalarını önlemek,

• Toplam çalışma zamanının önemli işleri tamamlamaya yetmeyeceği fark edildiğinde acil işleri bir başkasına devretmek ya da başka tedbirleri almak,

• Acil olmasa da önemli işleri gözden kaçırmamak, 

• Gerekirse önemli olmayan işleri listeden çıkarmak ya da ertelemek,

• En sonunda da tüm işlerin tamamlanma durumunu denetlemek, sürece hâkim olmak ve zamanı etkili şekilde kullanmak mümkün olabilir.

Kanban Tekniği

kanban tekniği fabrikadaki iş akışını görünür, akıcı ve çalışanları motive edici bir hale getirmek için japon bir mühendis tarafından geliştirilmiştir. her iş alanına ya da günlük iş planlarımıza uygulamanın mümkün olduğu bu teknik bitirilen işleri göz önüne sererek çalışanı motive etmek üzerine kurgulanmış. Bu zaman yönetimi tekniğinin uygulanışı şöyle: 

• İşler 3 başlık altında görselleştirilerek toplanır. Görselleştirmek için bilgisayar veya kâğıt kullanılabilir. 

• İlk başlık altında “yapılacak” işler madde madde listelenir.

• İkinci başlık “yapıyor olduklarım”dır. Önce “yapılacaklar” başlığı altında yazılmış ve o an yapılmaya başlanan tüm işler bu başlık altına listelenir. 

• Üçüncü kısımda ise "bitirilen" işler listelenir. Önce “yapıyor olduklarım” başlığı altında olup biten işler bu kısma aktarılır. 

Böylelikle işler tamamlandıkça başlıklar altında kayarak son kısma ulaşırlar. Başlangıçta ilk kısımdaki liste her ne kadar uzun olursa olsun son kısma geçtiklerini görmek çalışanda iş tatmini, moral ve çalışma şevki yaratacağından zaman yönetimi tekniği olarak amacına ulaşmış olur.