Popüler Zaman Yönetimi Teknikleri

Son teslim zamanı olan ödevler, yapılması gereken sunumlar, toplantılar, iş görüşmeleri, projeler vb. Günümüzde çoğumuz yaşadığımız iş yoğunluğunu azaltmak için zaman kavramı ile yarış içerisindeyiz. Bazen kendi kendimize işlerimizi yetiştirebilmek için gün içinde 24 saatten daha fazla saatimiz olmasını diliyoruz. Ama bu imkansız! Aslında bizlerin ihtiyacı olan şey belki de fazla bir zaman dilimi değil de iyi bir zaman yönetimi olabilir. Zaman yönetimi kavramı dünyada ilk kez Danimarka’da doğmuş ve oradan dünyaya yayılmıştır.

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi

Zaman yönetimi kavramının ortaya çıkış nedeni, sürekli meşgul olan ve işlerini yetiştirme konusunda sıkıntı çeken yöneticilerin zamanlarını daha organize şekilde kullanılması amacıdır. Peki, zaman yönetimi nedir? Zaman yönetimi kavramının ana fikri günün her anının daha iyi planlanması sonucuyla çalışanların daha verimli olmasıdır. Zaman yönetimi, zamanı daha etkin kullanma, öncelikleri belirleme ve doğru planlama yapmaktır.

Zaman kavramı oldukça önemli bir kavramdır. Dünya tarihinden itibaren insanlara eşit (demokratik ) olarak dağıtılmış tek kavramdır. Zaman kavramı, yerine konulamaz, geri döndürülemez, depolanamaz ve satın alınamaz. Etkili zaman yönetimi için zamanı mümkün olduğu kadar etkin ve etkili bir şekilde kullanmak gerekir.

İlgili yazı: Etkili Zaman Yönetimi Taktikleri

Zaman yönetimi, verimsizliği gidermek, kariyer gelişimi sağlamak, belirlenen hedeflere ulaşmak ve görev gereklerini yerine getirmek açısından gereklidir. Bu kavramı doğru bir şekilde kullanarak özellikle iş yaşamında yaşanılan stres büyük ölçüde hafifletilebilir. Stres ve stresle başa çıkma yollarından biri olarak da görenler bulunur. Zaman oldukça değerlidir. Günümüzde bunun için geliştirilmiş popüler zaman yönetimi teknikleri bulunur. Bu zaman yönetimi teknikleri sayesinde ihtiyacınız olan zamanı yaratabilmeyi öğreneceksiniz. Birazdan öğreneceğiniz zaman yönetimi teknikleri sayesinde siz de ihtiyacınız olan zamanı yaratabilmeyi öğrenebilirsiniz.

İlgili eğitim: Stres ve Stresle Başa Çıkma Eğitimi

Pomodoro Tekniği

Pomodoro tekniği, zaman yönetimi teknikleri arasında en çok bilinenlerinden birisidir. Konsantrasyon süreçlerinde yaşanılan zorluklarda da Pomodoro tekniği kullanılmaktadır. Pomodoro tekniği 1980’li yılların sonunda İtalyan Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir.

İlgili eğitim: Konsantrasyon Eğitimi

Pomodoro tekniği ana fikir olarak çalışma saatinin parçalara ayrılmasını ve düzenli zaman aralıklarıyla verilen molalarla tamamlanmayı içerir. Yapmanız gereken şey 25 dakika çalışmak ardından 5 dakika mola vermek. Bu 25 dakikalık periyotlara İtalyanca Pomodoro denir. Türkçesi ise domates demektir. Pomodoro tekniği, dördüncü 25 dakikalık periyottan sonra 15 dakika ara verilmesi gerekir.

Bu noktada en önemli husus devam eden 25 dakikalık Pomodoro’yu kesinlikle bölmemektir. Pomodoro tekniği arkasında basit bir felsefe barındırır. Her periyottan verilen molaların bireyin çevikliğini arttırmasıdır. Aynı zamanda bireyin daha enerjik hissetmesini sağlamaktadır. Bireyin yenilenmiş ve yeni şeyler başarmaya hazır hissetmesini sağlamaktadır. Önemli olan nokta, bu dikkat dağıtabilecek şeyleri en düşük seviyeye düşürür. Cep telefonunuza gelen bir bildirim, Facebook’tan gelen bir mesaj vb. getirebileceği dikkat dağınıklığını en az seviyeye düşmesini sağlar.

Dikkat dağınıklığının azalması konsantrasyon seviyesinin yükselmesi ile de yaptığınız işi bitirmek için daha yüksek verimlilik demektir. Böylece işlerinizi yapmak için daha fazla zamana sahip olursunuz. Bu da bizim aradığımız en önemli özelliktir. Pomodoro tekniği, 25 dakika çalışma 5 dakika dinlenme olarak tanımladık. Periyotlar şeklinde böyle devam ettiğinden ve dördüncü periyotta 15 dakika ara verilmesi gerektiğini söyledik.

Pomodoro tekniği kabul edilmiş hali bu şekildedir. Ancak konsantrasyon eşiğinize veya çalışma durumunuza göre periyot süresini 30 dakika, 35 dakika olarak kendinize göre ayarlayabilirsiniz. Kendi odaklanma süreciniz ve iş durumunuza göre periyot süresini arttırabilirsiniz. Ama unutmayın ki Pomodoro tekniği özünde 25 dakikalık periyotlardan oluşmaktadır.

Pareto Analizi

Pareto analizi 80-20 kuralı olarak da bilinir. Popüler zaman yönetimi teknikleri arasında yer alır. Pareto analizi ana fikir olarak yapılacak görevlerin % 80’ninin  % 20’lik zamanda tamamlanabileceği görüşüne dayanmaktadır. Kalan % 20’lik görevler ise zamanın % 80’ni alır. Başka bir söyleyişle, çalışmalarınızın % 20’si başarılarınızın ise % 80’ni oluşturur. Önceki kategori içerisine giren işlere bu yüzden daha fazla öncelik verilmiştir. Bu yüzden verimlilikte de artış yaşanacaktır.

Pareto analizi günümüzde zamanı nereye harcadığınızı analiz etmek için kullanılmaktadır. Oldukça işe yaradığı bilinmektedir. Pareto analizi içinde en önemli özelliklerden biride zamanınızı etkili bir şekilde kullanmanız için nereye harcamanız gerektiğini sonradan anlamınızı garantiye alır. Pareto analizi görevleri tamamlama konusunda da büyük etkiler sağlar. Pareto analizi çalışanları, görevlerini tamamlamak için ve daha az zaman harcamak için sade ve kolay yollar aramaya yöneltir.

İlgili yazı: 80-20 Kuralı Hayatımızı Nasıl Güzelleştirebilir?

Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi, 1953-1961 yılları arasında ABD başkanı Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilmiş bir tekniktir. Zaman yönetimi teknikleri arasında oldukça sık kullanılır ve oldukça kişi tarafından da bilinir. Eisenhower matrisi çok basit bir mantığa dayanmaktadır. Bir koordinat sistemi oluşturmanız gerekiyor. Bu koordinat sistemini dört çeyreğe bölmeniz gerekiyor. Yapılması gereken işleri acil-acil değil ve önemli-önemli değil şeklinde kategorilendirmek gerekiyor. Eisenhower matrisi bir öncelik sırası belirlemeye yardımcı olmaktadır.

Zaman yönetiminde yapılacak işlerin sırası oldukça önemlidir. Eğer yapacağınız işlerde bir öncelik sıranız yoksa, işi yaparken kopma, birçok işle aynı anda uğraşmaya çalışma gibi verimsiz yöntemler ortaya çıkmaktadır. Bunların yanı sıra gereksiz işlerle uğraşarak çok fazla zaman kaybı yaşanılması durumu da ortaya çıkmaktadır. Bu noktada devreye Eisenhower matrisi girmektedir ve yapmayı düşünülen işler dört kategoriye ayrılmaktadır.

• Acil-Önemli: Öncelik sırasının en başına gelmesi gerekir. Bu kategorideki işleri hemen yapmanız gerekir.

• Acil Değil-Önemli: Geleceğinizde fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi istekleriniz doğrultusunda belirlediğiniz bölge olarak tanımlanır.

• Önemli Değil-Acil: Bu kategori içerisine genellikle size gelen e-mailler, susmayan telefonlar, başkalarının sizden istediği işler vb. girer. Eğer yapabilme ihtimaliniz varsa bu kategorideki işleri başka birisine devretmeye çalışın.

• Önemli Değil-Acil Değil: Bu kategori içinde yer alan işler yapsanız iyi olur ama yapmasanız da çok şey fark etmeyeceğiniz işler olarak tanımlanır. Sizin için daha önemli olan işleri halletmek istiyorsanız, bu tür işleri eleyebilirsiniz.

Zaman yönetimi teknikleri içerisinde Eisenhower matrisi işlerinizi önem sırasına göre ayarlayıp işlerinizi halletmenizi sağlayacaktır. Eisenhower matrisi içinde dört kategori olduğundan bahsettik. Birinci kategoride mottonuz “hemen yap” olmalıdır. İkinci kategoride “yapacağın zamana karar vermek” olmalıdır. Üçüncü kategoride “işi yapabilecek başka birine devret” olmalıdır. Son kategorideki mottonuz ise “daha sonra yap” olmalıdır. Eisenhower matrisi size kolaylıkla halledilen işlerin bir yenisi için fırsat vermektedir. Sizde kendinize göre Eisenhower matrisi düzenleyerek işlerinizi kolaylıkla halledebilirsiniz.

İşleri Yoluna Koyma

İşleri yerine koyma metodu David Allen tarafından geliştirilmiştir. İYK olarak da adlandırılır. İşleri yerine koyma metodu, bireyin bütün istek ve ihtiyaçlarını yazmasıyla başlar. Ardından onların uygulanabilir parçalara bölünmesidir. Daha küçük olan görevler daha çabuk bitirilir. Daha büyük görevleri tamamlamaya başlamak için daha küçük parçalara ayırma işlemi kullanılır.

Çünkü işler dışarıdan kaydedilmiştir. İşleri yerine koyma metodu görevleri hatırlamaktan ziyade onlara dikkatin verilmesiyle çalışmaktadır. İşlerin organizasyonu, örneğin küçük işleri bir arada toplamak, onların kolay bir şekilde yönetilmesine izin verir. Bu durum tamamen yaygın bir his olan emek isteyen yüzlerce şeye dikkatinizi dağıtma hissini düşürür. İşleri yoluna koyma metodu popüler zaman yönetimi teknikleri arasında bulunur.

Dünyada çoğu kişi tarafından da kullanılmaktadır. İşleri yoluna koyma metodu işlerinizi ve zamanınızı daha iyi ve etkili yönetmenizi sağlamaktadır. Yapacağınız görevlerinizi işleri yoluna koyma metodu ile etkili yönetebilirsiniz. Bu sayede günümüzün en büyük problemlerinden biri olan zaman yönetimi alanında verimlilik kazanmış olursunuz. İşleri yoluna koyma metodunu işlerinize ve görevlerinize göre ayarlayarak kazanım elde edebilirsiniz.