Etkin Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı?

Doğru ve etkili bir zaman yönetimi özellikle çalışma hayatında, karşılaşılan zorlukları ve iş yoğunluğunu azaltabilmektedir. Yapılan araştırmalar sadece iş hayatında değil hayatımınız her alanında etkin olan zaman yönetiminin bizi üstlendiğimiz her işte başarılı kılacağının görüşündedir.

Zaman Nedir?

Zaman, insanoğlunun ortak saat dilimleri belirleyerek hareket ettiği yaşamını buna göre kurguladığı bir dönüşüm. Hayatımızda sadece an’ların var olduğunu düşünelim. Sonrasında bunu geçmiş, şimdi ve gelecek şeklinde ayırdığımızda zaman bir olay ya da durumun olma vaktini de belirlediğimiz bir durum olarak karşımıza çıkmaktadır. Soyut bir kavram olan zaman yönetimi, somut veriler haline geçirilerek anları verimli kullanma halidir. Zamanın önemini anlatan ve bilinen en önemli yazı şu şekildedir.

• Bir yılın değerini; final sınavını geçememiş bir öğrenciye sor.

• Bir ayın değerini; erken doğum yapmış bir anneye sor.

• Bir haftanın değerini; haftalık bir gazetenin editörüne sor.

• Bir saatin değerini; buluşmak için bekleyen aşıklara sor.

• Bir dakikanın değerini; treni, otobüsü ya da uçağı kaçıran birine sor.

• Bir saniyenin değerini; bir kazadan sağ çıkan birine sor.

Etkin Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Sabah yataktan kalkıp akşam yatarken ki 24 saatlik süreç içinde genelde kişilerin rutine bağlı kalarak yaptıkları işler vardır. Günde hemen hemen herkesin 8 saat uyuduğunu varsayarsak makyaj, traş, 3 öğün yemek, işe gidiş geliş de yol da geçirilen yolculukların hepsi 24 saatlik zaman içerisinde sabit kalarak yapılıyor. Sadece kendimize ayırdığımız ve yapmamız gereken işler farklılaşabiliyor fakat zaman aynı kalıyor.

Herkesin toplam bir günde 24 saati var. Peki bu zaman yönetimi nasıl verimli kullanılabilir, Nasıl zamanımızı verimli hale getirebiliriz? Bu sorulara cevap aradığımızda zamanı verimli kullanmak ve bir zaman planlaması yapmanın kişiden kişiye değiştiğini gözlemleyebiliyoruz.

İlgili yazı: Evde Geçen Zamanı Verimli Hale Getirmek

Doğru Zaman Planlaması Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi için planlama kesinlikle yazarak yapılması gerekmektedir. Yazılı olan kağıda dökülen her notun hem motive gücü artmakta hem de hatırlanması adına kalıcı bir yöntem olduğu gözlemlenmektedir.

İlgili yazı: Zaman Yönetimi İçin Planlama

Zaman planlaması yaparken;

• Amacımızın ne olduğu tam olarak belirtilmeli, günlük, haftalık, aylık ve yıllık periyotlar halinde de netleştirilmesi gerekmektedir.

• Yapılan plan sonrası yeniden yıl içinde önem arz eden işler gözden geçirilip aylık olarak özel planlamalar yapılmalıdır.

• Haftalık planlar içinde öncelikler belirlenmelidir. Hangi işin veya bir konunun daha önemli olduğu belirlenip hangi saatte o işe yoğunlaşmış olunabileceği planlama içerisinde yer alabilir. Bunların mutlaka iş hayatı ile ilgisi olması gerekmez. 

• Zaman yönetimini tüm hayatımız için verimli yönetmeliyiz. Kuaföre gitme, arabayı temizletme, toplantılar, raporları bir misafirle yemek yeme vb. tüm işlerin planlandığı bir ajanda sistemi zamanımızı çalan enerji vampirlerinden ayırır.

Enerji vampirleri nedir?

Enerji vampirleri hayatımızın her alanında bizi sömüren, vakit çalan birtakım işlere verilen isimdir. Bunlara her ne kadar bağlı kalmıyor olsak da maruz kalabiliyoruz. 

• İş dışında veya önemli olmayan her konu için öylesine gerçekleştirdiğimiz telefon konuşmaları

• Gün içinde eğer ki o mecrada işimiz yoksa ve bunun parasal anlamda bize bir getirisi yoksa dahi içinde keyifle kaybolduğumuz sosyal medya, 

• Beklenmeyen misafirler, 

• Sonuca ulaşamayan ama gerekli görülen toplantılar, 

• Düzensizlik, 

• Kararsızlık ve hemen organize olamama, 

• Hemen her işte olmayı isteme durumu, 

• Görevleri devredememe, 

• Stres veya sağlık sorunları 

Bunları Yaşamamak Adına Günlük Zaman Yönetiminde Neler Yapmalıyız?

İşleri küçük bölümlere ayırabiliriz. En verimli çalıştığımız saatler belirlenebilir. Yapılacak işler öncelikli, acil, önemsiz ve gereksiz şeklinde sıralanabilir. Genellikle zaman yönetimi eğitimi içinde anlatılan yöntemler de gözden geçirilmeli ve kendimize uyarlanabilir şekilde planımızı oluşturabilmeliyiz.

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi

• Acil ve Önemli İşler

• Acil Olmayan ama Önemli İşler

• Acil ama Önemsiz İşler

• Acil Olmayan ve Gereksiz İşler

• Başladığınız işi bir tamamlamaya gayret edin. Ve her 1 saate 10 dk. mola verilebilir. Veya siz de 20dk ‘ya bir mola "pomodore" tekniğini kullanabilirsiniz.

• Veya yaptığınız plana sadık kalarak zor işleri önce yapıp sevdiğiniz işleri sona saklayabilirsiniz.

• Olağan bir gününüz için harcadığınız zaman dilimini not edin.

• Aynı anda birden fazla iş yapabilirsiniz. Sizin işin uygun olanları listeleyin.

• Önemli görüşmelerinizi sabah saatlerinde yapın ve sık sık not alın.

Zaman her ne kadar göreceli bir kavram olarak karşımıza çıksa da herkes için çok değerli. Etkin bir zaman yönetimi için zaman kaybetmeyin harekete geçin ve bahanelerinizden kurtulun.