Sekreter Nedir? Ne İş Yapar?

Ofis işlerini seven, analitik düşünme becerisi, sorumluluk ve öz disiplin sahibi kişiler aranıyor. Tabii sadece bu dört nitelik yetmiyor, yazımızda ilerledikçe siz de göreceksiniz. Sabırlı, çalışkan ve düzenli olmak benim için çocuk oyuncağı, ben zaten buyum diyorsanız sekreterlik mesleğine göz atmanızda fayda var. Birçok yan dalıyla çeşitli iş imkanlarına sahip olan mesleğimiz için nitelikli ve iletişim becerileri iyi seviyede olan kişileri bir sonraki başlığımıza alalım.

Sekreter Nedir?

Bir şirket veya ofisteki organizasyon, büro ve diğer ofis sorumluluklarını yerine getiren meslek grubuna sekreterlik diyoruz. Sekreter, bünyesinde çalıştığı firmanın veya yöneticinin iş imajını yansıtan önemli bir parçasıdır. Gelen misafirleri profesyonel şekilde karşılayıp ağırlamak bu imajı oluşturmanın bir göstergesidir.

Sekreter, yöneticinin idari işlerinde destekleyici, onu temsil eden kişidir. Hatta yöneticinin sağ kolu olarak birçok işin yürütülmesinde aranılan kişidir. "Şu kişiyle randevum ne zamandı?", ‘"Yeni açılan A firmasına tebrik çiçeği gönderildi mi?", "B şirketiyle toplantı ayarlandı mı?" ve bunlar gibi birçok soruya anında cevap veren, olaya oldukça hakim kişi yine sekreter olacaktır. Bu kadar fazla şeyi hatırlamak her insan için oldukça zorlayıcı bir durumdur. Ajandalar bugünler için var. Sekreterlerin de olmazsa olmazı biricik ajandalarıdır.

Biz sekreterliği ‘yönetici asistanı’ olarak da görebiliyoruz. Genelde kurumsal alanda bu unvan kullanılıyor. Sekreterliğin birçok kolu var; tıbbi sekreterlik, üst düzey yönetici sekreterliği, hukuki sekreterlik bunlardan bazılarıdır. Şimdi sekreterlerin görev ve sorumluluklarına göz atarak ne iş yaptıklarına bakalım.

Sekreter Ne İş Yapar?

Sekreterlik bulunduğu ofisin alanına göre çok çeşitli olabiliyor. Gerek tıbbi sekreterlik gerek emlak sekreterliği olsun sekreterlerin iş tanımlarının genel çerçevesi aynıdır. O halde şöyle bir liste yaptık, göz atalım.

• Sekreterler randevuları ayarlayarak zamanın verimli ve doğru kullanılmasına yardımcı olurlar.

• Toplantı tarihlerini düzenlemek, zamanı geldiğinde ilgili kişilere haber vermek sekreterin sorumluluğundadır.

• Sekreterler yöneticilerini günlük akıştan haberdar eder, değişiklik ve hatırlatmaları doğru zamanlarda yaparlar.

• Gelen aramaları cevaplarlar, alınması gereken notları alıp ilgili kişilere iletirler. Müşteriyle iyi bir iletişim sekreterin sorumluluğundadır.

• Ofis içi veya ofisler arası yazışmaları düzenlerler. 

• Gelen müşterileri karşılayarak ilgili bölümlere yönlendirirler. Yöneticinin bulunduğu odaya habersiz girilmesini engelleyerek gelen kişi hakkında yöneticiyi bilgilendirirler.

• Gelir gider hesaplarını not tutarak sisteme işlerler.

• Ofis malzemelerinin stoklarını tutar, ihtiyaç listesi yaparak sipariş verirler. Teslimatın alındığına dair de rapor tutarlar.

• Şirket bilgilerinin gizliliğinden ve yedeklenmesinden sorumludurlar. Aynı zamanda müşteri bilgilerinin gizliliğini de yine sekreterler sağlar.

• İş toplantılarının, yemeklerinin, seyahatlerinin tarihlerini ve yerlerini ayarlarlar.

• Günlük, haftalık, aylık gibi zaman dilimlerinde iş raporları tutarak kayda geçirirler.

Görüldüğü gibi sekreterlerin iş yükü oldukça fazla. Adeta her zaman yöneticinin sağ kolu pozisyonundadır. Peki güven duyulup bu kadar görev verilen kişilerde aranan özellikler neler?

Sekreterlerde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Sekreter unvanına sahip olmak için sadece kurumsal eğitim yeterli olmuyor. Kişinin kendini ne kadar geliştirdiği, bazı temel becerilere ne derecede sahip olduğu oldukça önemlidir. Şimdi sekreterde olmazsa olmaz dediğimiz özellikleri listeleyeceğiz.

• Her şeyden önce sekreterlerin diksiyonu düzgün olmalıdır. Yöneticilerle, müşterilerle ve diğer bağlantılarla sürekli iletişimde olacağı için dili akıcı bir şekilde kullanması önemlidir.

• Zaman yönetimini iyi yapabilen, iş yükünü doğru şekilde kaldırabilen kişilikler olmalıdır.

• Sekreterler detaylara dikkat edebilen, organize çalışabilen kişiler olmalıdır. Dosyaları, evrakları, yetiştirilmesi gereken imzaları ayarlamak için bu beceriler gereklidir.

• Sekreterler büro araç gereçlerini iyi ve hızlı kullanıyor olmalıdır. Çalıştığı ortamın tertip ve düzenine dikkat etmelidir.

• İş temposunun yoğunluğunu kaldırabilmelidirler. Bunun için iyi bir motivasyona sahip olmaları önemlidir.

• Pratik ve analitik düşünebilmeli, sorunlara etkili ve hızlı çözümler üretebilmelidir.

• Sekreterlerin iletişim becerileri iyi seviyede olmalıdır.

• Microsoft Office programlarını bilmeleri gerekir. Dosyaları, evrakları, yazışmaları bilgisayara aktaracak teknolojik donanıma sahip olmaları gerekir.

• Sekreterler öz disiplin ve sabır sahibi kişilikler olmalıdır. Aynı anda birçok işle veya problemle yüzleşmek durumunda kalabilirler. Böyle durumlarda sakinliğini korumalı, sabırlı olmalı ve organize kişiliğini ortaya çıkarmalıdır.

• Dış görünüş ve davranış kuralları da sekreterlerin önem vermesi gereken niteliklerdir. Çalışılan yerin kurallarına uygun kıyafet seçimi yapılarak karşıdaki kişide iyi bir izlenim yaratılmalıdır. Aynı zamanda görgü sahibi, çalışkan ve azimli olma özellikleri de yine olmazsa olmazlardan.

• Kendilerine verilen yüklü işleri parçalara ayırıp gereken işe öncelik verme yetisine sahip olmalıdırlar.

• En az bir yabancı dil bilmesi mesleğinde iyi bir konuma gelmek veya iş ararken öncelikli konuma gelmeye yarayacaktır.

Sekreter Maaşları

Sekreter maaşları çalışılan kuruma, yöneticiye, sekreterliğin çeşidine göre değişkenlik gösterir. Ortalama olarak rakamlardan bahsedecek olursak en düşük 2800 civarı ve en yüksek 3300 gibi ücretlerden bahsedebiliriz. Tıbbi sekreterlik gibi iş kollarında ise devlette çalışılması halinde 4100 gibi meblağlarda maaşlarla başlamak mümkün olabiliyor.

Hukuki sekreterlikte de yine zaman geçtikçe ve deneyim kazandıkça maaşlarda artışlar mümkün. Sekreterlikle ilgili birçok bilgiyi cebimize koyduysak şimdi nasıl sekreter olabileceğimize bakalım.

Sekreter Nasıl Olunur?

Kamu Yönetimi, Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı gibi üniversitelerin ön lisans bölümlerinden mezun olan kişiler sekreterlik yapabiliyor. Fakat bu şart değil. Liseden mezun kişiler de sekreterlik başvurusu yapabiliyor. Bunun için daha çok kişinin kendini ne kadar geliştirdiğine, yeteneklerine, iletişim becerilerine ve diksiyonuna bakılır. Şunu diyebiliriz ki özgeçmişinizde aldığınız bir diksiyon eğitimi sertifikası iş başvurularınızda işe yarayacaktır. İş mülakatında verdiğiniz disiplin ve sorumluluk sahibi imajı da sizi öne taşıyacak diğer unsurlardır.

Günümüzde online eğitimler sayesinde sekreterlerin sahip olması gereken tüm nitelikleri; etkili iletişim, müşteri ilişkisi, ofis becerileri ve daha fazlasını elde edebiliyorsunuz. Bunun için enstitümüzün Etkin Yönetici Asistanlığı kursunu ziyaret edebilirsiniz. Şunu da belirtelim ki tıbbi sekreterlik gibi spesifik bir alana yönelen kişiler sağlık meslek liselerinin ilgili bölümünde okuyabildikleri gibi tıbbi sekreterlik programlarına da katılarak eğitimlerini alabilirler. Bunun için yine İstanbul İşletme Enstitüsü Tıbbi Sekreterlik Uzaktan Eğitimi adı altında online bir sertifika programı sunuyor. Gerekli eğitimlerden geçerek sertifikaya sahip olabilir ve iş başvurusu yapabilirsiniz. Tıbbi sekreterlik eğitiminizden sonra devlet kurumunda çalışmak istiyorsanız KPSS sınavını başarıyla geçmeniz gerekir.

İlgili Eğitim: Etkin Yönetici Asistanlığı