Referans Mektubu Nedir? Referans Mektubu Nasıl Yazılır?
| Referans Mektubu Nedir? | Referans Mektubu Nasıl Yazılır? | Dikkat Edilmesi Gerekenler |
|---|---|---|
| Bir bireyin yeteneklerini, becerilerini ve karakterini tanımlayan bir mektuptur. | Referansın verileceği kişiyle önceden konuşulmalı ve detayları belirlenmelidir. | Gerçek ve ölçülebilir bilgiler verilmeli, yalan ya da abartıdan kaçınılmalıdır. |
| Bir bireyin bir pozisyon veya görev için uygunluğunu belirlemek için kullanılır. | Kişi hakkında ölçülebilir ve özelleştirilmiş detaylarla bilgi vermelidir. | Yazım ve dilbilgisi hatalarından kaçınılmalı, profesyonel bir dil kullanılmalıdır. |
| Kişinin çalıştığı süre boyunca gösterdiği performans ve başarıları hakkında değerlendirmeler içerir. | Başarıların özel örnekleri vermelidir, sadece genel ifadelerden kaçınılmalıdır. | Yazılan bilgilerin doğru ve tutarlı olmasına dikkat edilmelidir. |
| Çoğunlukla iş başvurularında, öğrenim programlarına başvururken ya da öneri istendiğinde kullanılır. | Hangi başarıların ya da yeteneklerin vurgulanacağına dair önce bir liste yapılmalıdır. | Yazılan ifadelerin mümkün olduğunca spesifik ve kesin olması gereklidir. |
İnternette biraz araştırma yaparak birçok referans mektubu örnekleri bulabilirsiniz. Ancak bu mektupların çoğu duygudan ve gerçeklikten uzaktır. Ben bu yazıda bir arkadaşınız için referans mektubu nasıl yazılır konusuna değineceğim. Bir iş arkadaşı için referans mektubu yazmakla birlikte çalıştığınız bir astınız için için referans mektubu yazmak arasında çok ortak nokta vardır. Bu ortak noktaları aşağıda belirttim ve bir referans mektubu örneği verdim. Ancak referans mektubu ile ilgili öncelikle söylemek istediğim bir şey var. Eğer bir şeyler uydurmadan veya gerçeği çarptırmadan referans mektubu yazamıyorsanız, hiç bulaşmayın.
Bir iş Arkadaşı İçin Referans Mektubu Nasıl Yazılır?
İsteksizce yazılan bir referans iş yazısı kimseye fayda sağlamaz. Ne yardımcı olur nede bir övgü getirir. Bir iş arkadaşınıza ne kadar yardım etmek isterseniz isteyin; onların yetenekleri hakkında bilgi sahibi olmadığınızda onları önermenin onlara hiçbir yararı yok. Birçok insanın gerçeği çarpıtmada kötü olduğu ama yalanlarla uğraştıklarında anlatmada iyi oldukları bir gerçektir. Hayır demek en iyisidir.
Eğer söyleyeceğiniz şeyler pozitifse, yine de birkaç rehbere göz gezdirmek sizin mümkün olan en iyi referans mektubunu yazmanıza veya iş arkadaşınızın işi almasına yardımcı olacaktır.
Öncelikle iş arkadaşınızla konuşmanız ve de aşağıdaki soruları sormanız gerekir:
Bu referans mektubu kime hitap etmeli?
Bazen iş arkadaşınızın ihtiyacı olan şey genel bir referans mektubu olabilir. Bu durumda "ilgililerin dikkatine" iyi bir hitaptır. Kişisel referans mektubu için hitap konusunda ne kadar duyarlı olursanız o kadar iyi.
Özgeçmişinin ve iş tanımının bir kopyasını görebilir miyim?
İnternette örnek referans mektubu diye arama yapmadan önce arkadaşınızın linkedin profilini aratın. Dışarıdan çok meraklı bir kişi gibi durabilirsiniz. Ama söz konusu referans mektubu olunca öyle düşünmeyin. Buradaki amacımız işe alım uzmanına en anlamlı gelecek olan başarıları belirttiğinizden emin olmak.
Bir arkadaşınız için referans yazısı yazmak kadar kolay olan bu araştırmayı ertelemeyin. İş arkadaşınızın adına iyi bir izlenim yaratmak birkaç dakikanızı alır. İşe yaradığından emin olun.
Hangi başarıları öne çıkarmamı istersin?
İyi haber şu ki geçen her sene bize geçmişimize eklememek için yeni projeler ve yetenekler verir. Kötü haber ise yeterli bir zamandan sonra gereksiz bilgilere kapılmak kolaydır. İş arkadaşınızın yaptığı her şeyi göstermeye çalışmayın. İşe alım uzmanına en anlamlı gelecek başarıları göstermek için birlikte çalışın.
Bu organizasyon için hangi problemleri çözebilirsin?
Bir özgeçmiş veya ön yazı mektubu yazan herhangi biri hayatının geri kalanına yetecek kadar çok kelimeler ve fiiller hakkında tavsiye almıştır, ama kariyer uzmanlarının bu aksiyon kelimelerinin peşinden gitmelerinin bir sebebi var.
Son olarak iş arkadaşınızı işe almayı düşünen şirket, arkadaşınızın onlar için neler yapabileceğini öğrenmek istiyor. Yaratıcı olmaları hiç yaratmazlarsa, tutkulu olmaları ve tutkuyu dolara çevirmiyorsa hiçbir anlama gelmiyor. Problem çözmeden bahsederken bu insanı işe almak için bir durum yaratan ön yazı mektubunu katlıyorsunuz. Bu güzel bir şeyler söylemekten çok daha iyi.
Bahsetmemem gereken bir şey var mı?
Referans mektubu örnekleri gördüğümde aklıma ilk gelen şey şuydu: burada kötü olan hiçbir şey yok! Zaten olmaması gerekir. Bir referans mektubu hazırlarken doğruları söylememiz gerekiyor. Kimse yalan söylemek istemez, ama aynı zamanda işverene iş arkadaşınızı almamak için neden sunmak zorunda da değilsiniz. İş arkadaşınız size örneğin bu editoryal iş için kendisinin pazarlamadaki deneyiminden bahsetmemenizi isteyebilir veya çok kalifiye gözükmemek için 15 senelik deneyiminden bahsetmemenizi isteyebilir.
Referans mektubu içeriğinde neler olmalıdır?
Referans mektubu hazırlarken aşağıdakileri yazdığınızdan emin olun:
1 - Doğru bilgi
Yalan yok, uzun masallar yok. Referans mektubu yazmadan önce iş arkadaşınızla konuşma yapmanız önemlidir. Onun satışları yüzde 10 arttıran projeye liderlik ettiğini hatırlayabilirsiniz ama aslında bunu aynı ofiste çalıştığı arkadaşı yapmıştır. Detayları doğru anlattığınızdan emin olun.
İlgili eğitim: Etkili Liderlik Eğitimi
Bunlar haricinde bu insanla tam olarak ne zaman çalıştığınızı ve de gün ve zaman konusunda kesin olarak aynı fikre sahip olduğunuzdan emin olun. Yanlış bir eşleşme işe alım uzmanının ikinizden birinin yalan söylediğini düşünmesine yol açabilir veya iş arkadaşınızla geçirdiğiniz zamanın o kadar da güzel olmadığını düşünmesine sebep olabilir.
2 - Ölçülebilir veri
Satışları %10 arttırmaktan bahsedin. %10 demek satış oranı arttı demekten daha iyidir. Ne kadar çok kesin olursanız, o kadar iyi. İş arkadaşınızın şirket için nasıl para kazandığını veya şirketi zarardan kurtadığını belirtmeniz çok daha iyi.
3 - Dilbilgisi olarak doğru ve mükemmel bir şekilde yazılmış olması gerekir.
Sizin övgünüz eğer kendiniz çok becerikli değilseniz iş arkadaşınızın pek işine yaramayacaktır. Adil ya da değil, birbirimizi sunum ile yargılarız ve bu durum referans mektubu için telaffuz ve gramer demektir. Teslim etmeden önce hazırladığınız referans mektubu mutlaka başka bir göz tarafından kontrol edilmelidir. Aynı kendi özgeçmişinizi hazırlarken yaptığınız gibi.
Referans Mektubu Örneği
Sayın Ahmet Yüksel,
Ben Ayşe'nin son beş yıldır XYZ Ajansı’ndaki takım arkadaşı olarak, onun yaratıcı problem çözme, yorulmak bilmeden çalışma etiğinden, ve de müşterinin vizyonunu gerçeğe dönüştürecek herhangi bir ürün yaratma istediğinden yararlandım.
Müşteri elde tutma oranını X oranında arttırmış ve kendisinin itibarı ve bağlılığının şirkete birçok yeni müşteri getirmiştir. Dıgıdık Dıgıdık en görünür örneklerden biri. (Yazın herkesin hafızasına kazınan ve herkesin konuştuğu reklam... Evet, onun projesiydi.)
Bir iş arkadaşı olarak Ben InDesign, Illustrator, ve Photoshop’ta sahip olduğu uzman seviyesi bilgisinden 10 yıllık yönetim deneyimine kadar kendi zamanı ve uzmanlığı konusunda inanılmaz derecede cömert biridir. Bunun ötesinde, onun iş arkadaşlığı, mizahı ve de iyi doğası sebebiyle takımımızla çok iyi bir uyum yakalamıştır.
Kendisinin yetenekleri ve deneyimleri hakkında sorunuz olursa cevaplamaktan çok mutlu olurum.
Teşekkürler, saygılar
Canan Çelik
canan.celik@emailadresim.com
+90 532 111 11 11
Celal Bayar Üniversitesi, Anadolu Üniversitesi ve İstanbul Üniversitesinde Lisans eğitimleri, Yıldız Teknik Üniversitesi İnsan Kaynakları Yönetimi ve Beykent Üniversitesinde İşletme Yönetimi üzerine Tezli Yüksek Lisans yapmıştır. Halen insan kaynakları üzerine doktora tezi yazmakta ve işletmelere insan kaynakları üzerine danışmanlık yapmaktadır.
