Stratejik Planlama Nedir?

Genel anlamıyla strateji, farklı güçlerin bir arada kullanılma bilimi ve sanatı olarak tanımlanır. Buna bir tür izlem, yön gösterme veya yol haritası da denilebilir. Etimolojik kökeni yol, çizgi ve yatak anlamına gelen “stratum”dan veya askeri terminolojiden gelen “strategos”dan türediği varsayılır.

Stratejik planlama geleceğe dönük aşamalı politikalar üretmek üzere uygulama araçlarının ortaya konmasıdır. Başka bir deyişle, bir kurumun gelişimini sağlamak amacıyla oluşturulan etaplar halindeki eylem planlama sürecidir.

Değişen dünya düzeninde, kurumların geleceğe yönelik gelişim hedeflerini gerçekleştirebilmeleri için son yıllarda ortaya konan en önemli araçlardan biri stratejik planlamadır. Ekonomiden sanayiye siyasetten diplomasiye, eğitimden bilim ve teknoloji sektörüne kadar, farklı ölçeklerdeki yapılanmaları kapsayan özel ve kamu kurumlarının neredeyse tamamı bu doğrultuda adım atmayı öncelikleri arasına almıştır. 

Strateji, özel sektörde rekabet merkezli değişimin yönetilmesiyken kamu sektöründe ekonomik kaynakların etkin kullanımına odaklanır. Ülkemizde özel sektör bu planlama sürecini bağımsız olarak yönetir. Tüm kamu kurumları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Yüksek Planlama Kurulu Kararları kapsamında stratejik plan yapmakla yükümlüdür.

Stratejik Planlama Süreci

Hem özel sektörde hem kamu sektöründe kurumlar bir noktadan daha gelişmiş ileri bir noktaya gelmek üzere stratejik planlama sürecini tasarlar. Bu sürecin kurumlar açısından;

• Değişim için bir planlama,

• Gerçekçi bir öngörü,

• Verimli bir yönetim aracı,

• Geri dönüşleri destekleyen besleyici bir süreç ve

• Katılımcı bir yaklaşım 

olduğu söylenebilir.

Stratejik planın varlığı, adım adım izlenebilmesi, kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin ve uygulama araçlarının bulunmasıyla anlam kazanır. Gerektiğinde değişikliklere açık, geri dönüşlerle izlenebilen bir yapısı vardır. Çalışma konusuna göre farklılıklar taşısa da, stratejik plan aşamaları genel olarak;

• Analiz 

• Misyon ve vizyon

• Hedefler

• Stratejiler

• Eylem planı

• Zamanlama

• Performans değerlendirmesi 

başlıklarından oluşur. 

İyi bir proje mevcut durumun doğru analiz edilmesiyle ortaya konulur. Bu aşamada potansiyel ve zayıf yönler konunun taraflarıyla detaylıca incelenir. Tüm paydaşların katılımı ve gerçekçi bir bakış açısıyla fırsatlar ve tehditler (GZFT/SWOT) ele alınır. Başlangıç aşamasında en üst düzeyden en alt kademeye kadar paydaşların katılımı önem taşır.

• İyi Karar Verme Teknikleri Nelerdir?

• Çalışan Katılımını Artırma Yolları

• Stratejik Pazarlama Planlaması Nasıl Yapılır?

Farklı çalışma yöntemleriyle (toplantılar, çalıştaylar, odak grup toplantıları, vs) bu katılım ana başlığa ve hedefe göre çeşitlilik gösterir. Planlamayı yapacak olan ekip tüm süreci özenle tasarlar, aşamaları kontrol eder ve yönetir. 

Misyon ve vizyonun belirlenmesi pusulanın yönlendirmesi gibidir. En üst düzeyden başlayarak tüm ekibin belirlenen misyonu ve vizyonu benimseyerek hedeflere göre çalışması verimliliği artırır. 

Planlama sürecinde paydaşların katılımıyla hedefler ve stratejiler belirlenir. Kısa, orta ve uzun vadeli eylem planları hazırlanır. Eylem planları, profesyonel kategorilere ayrılan çalışma gruplarının geri beslemeli ve yenilenebilen süreçler halindeki sonuç odaklı çalışmalarını kapsar. Planın bu aşaması adeta kökten dallara uzanan bir ağaç gibi kapsamlı proje aşamalarından oluşur.

Stratejik planlama, tüm bu sürecin zaman ve eylem planlamasını yapar. Performans değerlendirmesinin nasıl ve kimler tarafından yapılacağını belirler. Hedeflere ulaşmak sürecin izlenmesiyle mümkün olur. 

Stratejik Planlamanın Faydaları

Bir kurumun gelişimini sürdürebilmesi, değişen koşullara ayak uydurabilme kapasitesiyle doğru orantılıdır. Koşullar kurumdan kuruma değişkenlik gösterir. Bir kurum için hız vazgeçilmezken başka bir kurum için kontrol veya güvenlik önem taşır. Stratejik planlama kurumlar için gelişme ve başarıyı ölçen somut bir araçtır. 

• Etkin bir yönetim anlayışıyla planlama ve bütçe arasındaki bağlantının güçlenmesi,

• Kurumların, adresi ve sahibi belirlenmiş gerçek hedeflere dayanan bir planlama anlayışı oluşturmasına katkıda bulunması,

• Performans göstergeleriyle kurumlarda hesap verebilirlik, şeffaflık ve izlenebilirliğin sağlanması,

• Katılımcı planlama anlayışının gelişmesi 

bununla ilgili göstergelerden bazılarıdır.

Stratejik Planlama Neden Önemli? 

Geçmişte kurumlar anlık ihtiyaçlara göre üretilen kısa vadeli çözümlerle ilerliyordu. Günümüzde sektörler bazında kurumlar daha fazla rekabet halinde. Mevcut durumlarını koruyabilmek ve büyüyerek gelişmek için kısa, orta, uzun vadeli hedeflerini gerçekçi biçimde ortaya koymak zorunda. Kurumsal misyon ve vizyona sahip olup marka değerlerini yükseltmek onları bir adım öne taşıyor.

• Bölge Satış Müdürü Görev Tanımı Ve Maaşı

• Oryantasyon Programı Nasıl Hazırlanır Anahtar Kelimesi, Uzun Kuyruklu Bir Seçenek Olarak Düşünülebilir Ve Hedefe Uygun Görünüyor.

• Performans Değerlendirme Süreçlerinde Sık Yapılan Hatalar

Tüm bu sebepler stratejik planlamayı faydalı bir araç haline getiriyor. Stratejik kararlarını etkin bir planlama süreciyle birleştirebilen kurumlar fark yaratıyor. 

Stratejik planlama, kurumların kendi yapılarını tanımasını, potansiyelini ve zayıf yönlerini fark etmesini sağlar. Değişen koşullara uyum gösterirken çözüm alternatiflerinin önceden belirlenebilmesine katkıda bulunur. Aynı zamanda belirli aralıklarla güncellemeyi gerektirir. Bu da kurumun kendini yenilemesine, eksiklerini gözden geçirip tamamlamasına ve gelişime dönük hedeflerini aşamalar halinde ortaya koymasına olanak tanır.

Verimli bir gelişme için stratejik planlama kurumlara yön göstermeye devam ederken, üst kademeden başlayarak ilgili tüm paydaşların katılımına fırsat tanıyor. Kurumların kendini yenilemesini sağlıyor. Dünyada neredeyse tüm sektörlerde yıllardır güncelliğini koruyarak en çok kullanılan yönetim aracı olmaya devam ediyor.

Stratejik Planlamada Neler Yapılmalıdır?

Stratejik planlama bir işletmenin sürdürülebilirliği için hayati bir meseledir. Burada dikkate alınması gereken nokta stratejik planlamada neler yapılması gerektiğidir.

Gelenekselleştirilmelidir

Stratejik planlamanın süreçleri hemen hemen aynıdır. Tüm şirketlerde ortalama aynı şekilde yapılır. Önemli olan bunu geçmişten geleceğe taşımak ve şirketin geleneksel süreçleri arasında koymaktır. Stratejik planlamanın nasıl yapılacağı bellidir ama sonuçları tüm şirketlerde farklıdır.

Dışarıdan birini davet edin

Stratejik planlama sürecine şirketi iyi tanıyan ama şirketin içerisinde olmayan birini mutlaka davet edin. Bu süreçte dışarıdan bir gözün olması eksik yanları görmenize olanak sağlayacaktır. Dışarıdan birisi şirkete hiç uğramayan yönetim kurulu üyelerinden olmamalıdır.

Aksatmadan gerçekleştirin

Sürecin tıkanmasını önlemek için bir süreç planlaması yapabilirsiniz. Hangi tarihte neyin yapılacağını belirten bir tablo ortak noktalara koyulabilir. Böylece süreci aksatmadan sürdürebilirsiniz. Bu tür süreçlerde aksayan taraflar olursa ve biraz gecikirse sürecin tamamlanması imkansızlaşabilir.

İzleyin

Yazının başında söylediğimiz gibi bu tür süreçlerin sürekli takip edilmesi gerekir. Şirketler genellikle büyük paralar harcar ve süreci takip etmezler. Bu hem şirketin maddi anlamda bir kaybı hemde stratejik planlamanın tekrar yapılması için çalışanlarda isteksizlik meydana getirir.

Ütopyanın peşinden gitmeyin

10 yıllık planlar yapmaktan kaçının. 10 yıl önceki Türkiyeyi düşünün ve şu anki durumu analiz edin. 2005 yılında 2015 yılındaki Türkiyeyi ya da dünyayı tahmin edebilir miydiniz. Bu imkansız! O yüzden ütopik stratejik planlama yapmaktansa daha gerçekçi ve daha kısa planlar yapmayı tercih edin.

Önceliği planlayın

Daha az ilgilendiğiniz şeyleri planın sonuna atın. Çözülmesi ve yapılması daha zor olan ve öncelikli olan şeyleri biraz daha öne alın.

Yapılacaklar yerine gerekeni planlayın

Ne yapacağınızı planlamak performansınızla orantılı olan eylemlerdir. Oysa ki ne yapılması gerekiyorsa onu hedefleyin. Böylece başarınız daha da artacaktır.

Uygulama

Stratejik planlama, içerisinde mutlaka uygulama barındırmalıdır. Nasıl uygulayacağınızı mutlaka planlayın!

Gözden geçirme

Stratejik planlar günümüz koşullarına göre değişebilir. Bu makalenin yazıldığı tarihte dolarda büyük değişiklikler oldu. Şirketi zor duruma sokabilecek ekonomik değişiklikler planın değiştirilmesini zorunlu kılabilir. Stratejik planlama sürecinde sürekli olarak kontrol edilmeli ve gözden geçirilmelidir.

Stratejik Planlama ve Örnek Uygulamaları

Geçen yıl, arkadaşımın küçük bir kahve dükkânının yönetimine dâhil olduğumda stratejik planlamanın ne denli önemli olduğunu bizzat deneyimledim. Başlangıçta tüm işleri spontane bir şekilde halletmeye çalışıyorduk: Malzemeler bitince sipariş veriliyor, personel planlaması neredeyse günlük olarak göz kararı yapılıyordu, yeni kampanyalar ise akla geldiği gibi anında uygulanıyordu. Bu plansızlık, kısa vadede çok büyük sorun gibi görünmese de, uzun vadede dükkânın kâr marjını ciddi oranda etkiledi. Tam da bu noktada, “Stratejik planlama nasıl yapılır?” sorusunu kendimize sormaya başladık. Aslında stratejik planlama, bireysel işletmelerden devasa holdinglere, hatta sivil toplum kuruluşlarına kadar herkesin kullanabileceği son derece kritik bir süreçtir.

Stratejik planlamayı en basit tanımıyla; bir organizasyonun (veya bireyin) geleceğe dair belirlediği amaçlara ulaşmak için izlenecek yol haritasını oluşturma süreci olarak düşünebilirsiniz. Burada önemli olan, net ve ölçülebilir hedeflerin belirlenmesi, bu hedeflere ulaşmak için gerekli adımların sıralanması ve dönem dönem bu adımların gözden geçirilmesidir. Bazen insanlar stratejik planlamayı yalnızca büyük şirketlerin veya kamu kurumlarının işi sanıyor. Oysa ben, çok küçük bir kahve dükkânında bile stratejik planlamanın ne kadar işe yaradığını gördüm.

Aşağıda, stratejik planlamaya dair farklı örnekleri ve uygulamaları paylaşacağım. Elbette her kuruma veya her projeye özel farklı planlama modelleri geliştirilebilir. Burada bahsedeceğim örnekler, bir başlangıç noktası olması için tasarlanmıştır.

1. Küçük Bir İşletmede Stratejik Planlama

Arkadaşımın kahve dükkânında yaptığımız plana geri döneyim. İlk olarak, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusuna yanıt aradık. Bu sorunun cevabı, bir yıl içinde günlük ortalama müşteri sayısını 50’den 80’e çıkarmaktı. Ardından bu amaca ulaşmak için birkaç alt hedef belirledik:

1. Sosyal medya pazarlaması: Haftada en az iki farklı içerik üretmek, yeni kampanyaları ve kahve çeşitlerini duyurmak.

2. Müşteri memnuniyetini artırma: Barista eğitimlerini yoğunlaştırmak, menüde sağlıklı atıştırmalık seçeneklerini çoğaltmak.

3. Masrafları optimize etme: Daha avantajlı tedarikçi anlaşmaları yapmak, stok yönetimini haftalık raporlarla takip etmek.

Bu hedefleri belirledikten sonra, herkesin sorumluluklarını netleştirdik. Sosyal medya paylaşımları için kim içerik üretecek? Müşteri memnuniyet anketlerini kim yönetecek? Tedarikçi görüşmelerini kim yürütecek? Bu gibi sorulara cevap bulduğumuzda, işin yarısını tamamlamış olduk. Elbette, aylık veya üç aylık periyotlarda performansımızı ölçmeyi de unutmadık. Örneğin, üç ayın sonunda sosyal medya hesabımızda kaç yeni takipçi kazandık veya stok maliyetlerimizde yüzde kaçlık bir azalma elde ettik gibi soruların cevabı, planlamamızın ne kadar etkin olduğunu gösterdi.

2. Kurumsal Düzeyde Stratejik Planlama

Büyük şirketlerde stratejik planlama çok daha karmaşık bir yapıya sahiptir. Örneğin, global ölçekte faaliyet gösteren bir teknoloji şirketi, beş yıllık bir stratejik plan yaparken şu noktalara dikkat edebilir:

• Pazar analizleri: Hangi bölgelerde hangi ürünler daha çok talep görüyor? Hangi alanlarda rakipler daha güçlü?

• Ürün çeşitlendirme: Mevcut ürünlerin yanına yeni kategoriler eklenmeli mi, yoksa var olan ürünlerin geliştirilmesine odaklanılmalı mı?

• Kaynak dağılımı: Ar-Ge, pazarlama ve satış gibi departmanlar arasında bütçe nasıl bölüştürülmeli?

• Bölgesel genişleme veya daralma: Yeni pazarlara mı girilecek, yoksa verimsiz bölgelerden çıkılarak kaynaklar başka alanlara mı kaydırılacak?

Kurumsal stratejik planlamada veri analizi büyük önem taşır. Finansal tablolar, pazar trendleri, rakip analizleri, müşteri geri bildirimleri gibi pek çok veri toplanır ve gelecek öngörüleri bu verilere dayanarak şekillendirilir. Bu süreçte, işletme yöneticilerinin “Kendimizi hangi noktada konumlandırmak istiyoruz?” sorusuna verdikleri cevap, tüm planı şekillendirir. Hatta “Vizyon”, “Misyon” ve “Değerler” kavramları, kurumsal stratejik planlamanın temel yapı taşlarını oluşturur.

3. Sivil Toplum Kuruluşlarında Stratejik Planlama

Stratejik planlama, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için de oldukça önemlidir. Örneğin, eğitim alanında faaliyet gösteren bir dernek, beş yıllık stratejik planını aşağıdaki gibi oluşturabilir:

• Eğitim Programlarının Yaygınlaştırılması: Mevcut programlardan yılda kaç öğrenci yararlanıyor? Önümüzdeki beş yılda bu sayı hangi yöntemlerle artırılacak?

• Bağış Toplama Stratejileri: Yeni bağışçı kazanma yöntemleri, düzenli bağış sistemlerinin geliştirilmesi, kurumsal sponsorluk anlaşmaları gibi konular detaylandırılır.

• Gönüllü Yönetimi: Derneğe katılan gönüllülerin eğitimi, görevlendirilmesi ve motivasyonu nasıl sağlanacak?

Sivil toplum kuruluşları için stratejik planlar, genellikle kâr-zarar denkleminden daha çok, etki odaklıdır. Amaç, toplumsal faydayı nasıl artıracaklarını sistematik bir şekilde belirlemek ve bu hedeflere ulaşırken kuruluşun kaynaklarını etkili biçimde kullanmaktır.

4. Stratejik Planlama Süreci: Adımlar ve Örnek Uygulama

Aşağıda basit bir tablo yardımıyla stratejik planlama sürecinin temel adımlarını ve her adıma dair örnek uygulamaları özetledim:

Bu tablo, stratejik planlamanın sıklıkla kullanılan temel çerçevesini gösterir. Elbette her organizasyonun boyutu ve amaçları farklı olduğundan, tabloya ek adımlar veya alt başlıklar eklenebilir. Örneğin, risk analizi, paydaş analizi veya ilerleyen aşamalarda yeni strateji güncellemeleri gibi konular da sürece dâhil edilebilir.

5. Stratejik Planlamanın Başarısını Etkileyen Faktörler

Stratejik planlama yapmak elbette iyi bir başlangıçtır, ancak planın uygulamada başarıya ulaşması için dikkat edilmesi gereken kritik noktalar vardır:

• Liderlik: Planlamanın liderliğini üstlenen kişi veya ekip ne kadar tutarlıysa, planın uygulanma şansı o kadar artar.

• İletişim: Planın tüm paydaşlara doğru şekilde anlatılması ve geri bildirim mekanizmalarının kurulması önemlidir. Büyük şirketlerde bile en sık rastlanan sorun, planın saha çalışanlarına net anlatılmamasıdır.

• Kaynak Yönetimi: Hedeflere ulaşmak için gereken bütçe, insan kaynağı ve teknolojik altyapı gibi unsurlar doğru zamanlamayla harekete geçirilmelidir. Kaynak yoksa, planın kâğıt üzerinde kalma riski yükselir.

• Esneklik: Koşullar sürekli değişir. Özellikle belirsizlik dönemlerinde, planda revizyona gitmek gerekebilir. Çoğu başarılı yönetici, stratejik planlamayı “hayatta kalabilmek için bir rehber” olarak görür ama gerektiğinde o rehberi de güncelleyebilmek önemlidir.

• Takip ve Ölçüm: Hedeflere ne kadar yaklaşıldığını ölçmeyen bir plan, sadece bir temenni listesinden ibarettir. Bu yüzden performans göstergelerini (KPI’lar) tanımlamak ve düzenli aralıklarla sonuçları izlemek şarttır.

Kahve dükkânı örneğine geri dönecek olursam; bir yıllık stratejik planımızla birlikte müşteri sayımızı hedeflediğimiz seviyeye yaklaştırdık, aynı zamanda personelin eğitim düzeyini de yükselttik. Elbette her şey kusursuz olmadı. Örneğin, belirlediğimiz sosyal medya hedeflerinin bir kısmını tam tutturamadık çünkü beklenenden daha yoğun geçen tatil döneminde, fiziksel dükkân işlerini yönetmekten online faaliyetlere istediğimiz kadar odaklanamadık. Yine de elimizde artık bir rehber vardı ve nelerin yolunda gitmediğini görmek bize gelecekte daha düzgün bir yol çizmeyi öğretti.

Kısacası, stratejik planlama bir defalık yapılacak bir iş değil, sürekli gözden geçirilen ve güncellenen bir yol haritası. Gerek kahve dükkânı gibi küçük bir işletme, gerek uluslararası bir kurum ya da sivil toplum kuruluşu olsun, gelecekte nerede olmak istediğine dair somut ve ölçülebilir hedeflerin olması, riskleri azaltır ve başarı şansını artırır.

Son olarak belirtmeliyim ki, stratejik planlamayla ilgileniyorsanız mutlaka bol bol örnek inceleyin. Kurumsal şirketlerin yayınladığı stratejik plan raporları, sivil toplumun proje hedefleri, akademik makaleler ya da küçük işletmelerin tecrübeleri size çok değerli fikirler verecektir. Bu işte önemli olan, eldeki kaynakları ve koşulları doğru değerlendirerek, sizi istediğiniz geleceğe taşıyacak gerçekçi adımları atmaktır. Biraz sabır, biraz araştırma ve düzenli takip ile stratejik planınızın meyvelerini toplamanız çok olası. Unutmayın, planı ne kadar iyi yaparsanız yapın, uygulamaya geçmediği sürece tüm o çaba kâğıt üzerinde kalabilir.

İşte bu yüzden, ister büyük hayaller peşinde koşan bir start-up kurucusu olun, ister küçük ama sağlam adımlarla ilerleyen bir işletme sahibi, stratejik planlama becerisini geliştirerek geleceğe doğru emin adımlarla yürüyebilirsiniz.