IIENSTITU
AnasayfaBlogZaman Yönetimi Başarısızlıklarıyla Başa Çıkma Yöntemleri
Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi Başarısızlıklarıyla Başa Çıkma Yöntemleri

16 Mart 2018
Beyaz zemin üzerine sarı notalı siyah bir çalar saat yerleştirilmiştir. Saatin zamanı takip etmek için iki metal ibresi ve üzerinde bir zili vardır. Sarı not, saatin ön yüzüne yapıştırılmış bir post-it notudur. Post-it notun üzerinde birkaç kelime yazılı, ancak metin seçilemeyecek kadar küçük. Saatin arkasında, bir insanın yüzünün bulanık bir görüntüsü görülüyor. Görüntü odak dışıdır ve yüz hatları seçilememektedir. Saat, zamanı takip etmek için faydalı bir hatırlatıcıdır ve not da görevleri yerine getirmek için bir hatırlatıcıdır.
Zaman Yönetimi BaşarısızlığıAçıklamaÇözüm Önerisi
Görevleri yazmaBelirli bir zaman için tamamlanması gereken görevlerin listelenmemesi.Sabahları görevleri listelemek ve öncelik vermektir.
Görevleri küçük parçalar halinde düşünememekZor ve uzun vadeli görevleri küçük parçalara ayırmamak zaman yönetimini zorlaştırır.Görevleri daha küçük görevler haline getirerek planlamak.
Otomatik hatırlatıcı sistem kullanmamakZaman zaman hatırlatıcı eksikliği sebebiyle görevler unutulabilmektedir.MS-Outlook veya Google gibi platformlarda hatırlatıcı sistemler kullanmak.
Planın esnek olmamasıRutin dışında ortaya çıkan durumlarda zaman yönetimini ayarlayamamak.Patron ve iş arkadaşlarına gerektiğinde yardımcı olabilmek için esnek zamanlar planlamak.
Ekibin gelişimine odaklanmamakTakım üyelerinin desteği olmadan ilerleme kaydetmekte zorlanmaları.Takım üyelerine kendi görevlerinde yardımcı olmaya ve rehberlik yapmaya odaklanmak.
Üstlenilen sorumlulukların bilincinde olmamakTakımın performansından sorumlu olunmasının bilincinde olmamak.Takımın genel performansı için onları desteklemek.

Bugünlerde hepimizin karşılaştığı en büyük zorluk şüphesiz ki zaman çizelgelerine uyamamak. Bu bizim yöneticilerimizle ve takımımızla olan ilişkimizi de mahvediyor ve sonuç olarak bahaneler uydurmaya başlıyoruz ve birilerini suçlama girişimi yapıyoruz. Ben bu alışkanlığa sahip olduğumda kendime bir soru sordum “zaman yönetimi konusunda iyi değil miyim?” İçimden gelen cevap: “Hayır”. O zaman zaman yönetimi konusunda bu kadar kötüysem problem nerede ve kabul edilen zaman çizelgemde sonuçlar üretmede neden bir profesyonel değilim. Taşıdığım hastalığa çözümler üretmeye dair çalışmaya başladığımda birçoğumuzu rahatsız eden bazı gerçekler buldum.

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi Ücretsiz

Zaman yönetimi başarısızlıkları neler?

Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan ilk alışkanlık.

Belirli bir zaman içerisinde tamamlanması gereken görevleri yazma stratejisinin oldukça farkındayım ama hiç yapmadım. Bu yüzden bu alışkanlık insan hafızasına dayanıyor. Sabahları oturup görevleri listelemenin ve öncelik vermenin ve daha sonra aynı şekilde çalışmaya başlamanın çok güçlü olduğunu gördüm.

Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan ikinci alışkanlık.

Alışkanlık 1’i belirttikten sonra dahi bazı zaman yönetimi başarısızlıklarını öğreniyordum ve daha sonra daha derine bakmak ve başarısızlığa sebep olan ikinci alışkanlığı anlamak için bir fırsat ele geçirdim. Birçok zaman yönetimi kitabı okumama rağmen, görevlerimi daha küçük görevler haline getiremedim. Bununla birlikte uygun bir zaman yönetimi planına sahip olmadan görevler üzerinde çalışma alışkanlığı edindim. Hepimiz iki çeşit göreve dahil oluruz; bir tanesi çok az vakit alır. Mail göndermek, ankete cevap vermek, sorunları çözmek veya biri ile iletişim kurmak gibi... Diğer görevlerde uzun dönemli olanlardır; mesela eğitim el kitapları hazırlamak, eğitim programı tasarlamak veya organize etmek. Bu çeşit çalışmaların tamamlanması için detaylı planlama gerekir. Bu planlamada aşağıdakileri içerir:

  • Tamamlanması gereken şey nedir?

  • Tamamlamak için gerekli olan süreç ve aktiviteler nelerdir?

  • Süreci ve aktiviteleri dizayn etmede destek olabilecekleri tanımlama,

  • Süreci başarılı bir şekilde tamamlamak için gereken kaynak ve bütçeyi tanımlama,

  • Aşamalara /daha küçük amaçlara ve özellikle günlük amaçlara karar verme,

  • Aynısını eyleme dökme,

Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan üçüncü alışkanlık.

Birinci ve ikinci alışkanlığı keşfettikten sonra sahip olduğum özgüven çok uzun sürmedi ve başka bir zaman çizelgesini kaçırmamla sonuçlandı. Bu gözlem benim üçüncü alışkanlığımı keşfetmeme sebep oldu.

Otomatik hatırlatıcı sistem kurmak

Otomatik hatırlatıcı sistem yaratmanın bazı yolları:

  • Ms-Outlook’ta çizelge yaratmak

Eğer telefonunuz hatırlatıcı bir sistem desteklemiyorsa o zaman Google hesabınızı kullanarak ve hatırlatıcı olarak SMS seçeneğini seçerek görev yaratın; Google size belirlenen zamanda mesaj atıyor. Bu service Google tarafından  ücretsiz sağlanmakta. Bu hizmet zaman yönetimi açısından çok avantajlı!

Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan dördüncü alışkanlık.

Bu kötü alışkanlığı yenmemi sağlayacak teknikler öğrenmeme rağmen kendimi Outlook/ Google takvimini ertelerken buldum. Outlook’ta görevi tekrar düzenlemekten memnundum ama daha sonra bunu alışkanlık haline getirdim. Başlangıçta zaman planımda hiçbir yanlış olmadığını düşünüyordum ama sonra planımda bir şeylerin eksik olduğunu fark ettim ve dördüncü alışkanlığı buldum.

Patronum ve iş arkadaşlarım için vakit ayıramamak:

Görevlerimi erteliyordum çünkü patronumu, takımımı ve iş arkadaşlarımı desteklemek için vakit ayıramıyordum. Sorumlu çalışanlar olarak patronlarımıza ve iş arkadaşlarımıza karşı yardımcı olmalıyız bu yüzden hesapta olmayanlar için zaman ayırmamız gerekir.

Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan beşinci alışkanlık.

Zaman yönetimi ile ilgili dört başarısız alışkanlığını öğrendikten sonra kendimi düzelttim ve patronumla anlaşıldığı gibi bütün zaman çizelgelerine yetiştim. Bir takım lideri olarak departman aktiviteleri hakkında patronuma rapor vermeliydim. Son zamanlarda kendi takımımın zaman çizelgelerine ulaşamadığını gördüm. Doğal tepkim bunun için onları suçlamaktı. Ama bu sefer kendime sordum, "Takımım için ne yapmadım da onlar zaman çizelgesine yetişemiyorlar?" Bu soruya cevap olarak beşinci başarısızlık alışkanlığı:

Gelişime odaklanamama.

Bu alışkanlık bana onların planlandığı gibi ilerleme kaydetmesine ve görevlerini tamamlamak için vaktinde desteklememe fırsat verdi. Bazı takım üyelerimizin bazı alanlarda müşterileri olduğunu gördüm. Özellikle destek aradıklarında onlara hemen rehberlik yapmalıyım. Çünkü eğer ben onları desteklemezsem çoğunlukla ilerleyişleri duruyor. Bu yüzden ihtiyaç duydukları destek ve rehberliği toplamada onlara yardımcı olmam gerekiyor. Çünkü performanslarından ben sorumluyum.

Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan altıncı alışkanlık.

Onların performansından sorumlu olduğumu anladığım an onları daha fazla desteklemeye başladım. Bu süreçte fark ettim ki her bir şey için bana bağımlı hale geldiler ve ben eğitim programlarına bağlı olarak yanında olamadıklarımda birçok şeyi tek başlarına yapamadılar. Sonra altıncı başarısızlık alışkanlığını buldum.

Karşılaştıkları her zorluk için çözüm sunma

Bir kere bu alışkanlığı fark ettiğimde, karşılaştıkları zorluklara çözüm bulmaları için onları zorlayıcı sorular sormaya başladım. Başta kendimi çözüm sunmaktan alıkoymak zordu ama daha sonra fark ettim ki genel olarak karşılaştıkları zorlukların çoğunda çözüm aramaya başladılar.

Özet

Başarılı bir zaman yönetimi için şu başarısız alışkanlıklardan kaçınmalıyız:

Alışkanlık -1: İnsan hafızasına bağlı kalma,

Alışkanlık -2: Uygun planlama olmadan görev ve projelerde çalışma,

Alışkanlık -3: Otomatik hatırlatıcı sistem yaratmama,

Alışkanlık -4: Patron ve çalışanlar için vakit ayırmama,

Alışkanlık -5: Takımın ilerleyişine odaklanmama,

Alışkanlık -6: Takımın yüzleştiği her zorluk için çözüm sunma.

Zaman Yönetiminde Nasıl Başarılı Olabilirim?

İstanbul İşletme Enstitüsü tarafından ücretsiz verilen Zaman Yönetimi Eğitimine katılarak daha başarılı olabilirsiniz.

Görevleri yazma, Belirli bir zaman için tamamlanması gereken görevlerin listelenmemesi, Sabahları görevleri listelemek ve öncelik vermektir, Görevleri küçük parçalar halinde düşünememek, Zor ve uzun vadeli görevleri küçük parçalara ayırmamak zaman yönetimini zorlaştırır, Görevleri daha küçük görevler haline getirerek planlamak, Otomatik hatırlatıcı sistem kullanmamak, Zaman zaman hatırlatıcı eksikliği sebebiyle görevler unutulabilmektedir, MS-Outlook veya Google gibi platformlarda hatırlatıcı sistemler kullanmak, Planın esnek olmaması, Rutin dışında ortaya çıkan durumlarda zaman yönetimini ayarlayamamak, Patron ve iş arkadaşlarına gerektiğinde yardımcı olabilmek için esnek zamanlar planlamak, Ekibin gelişimine odaklanmamak, Takım üyelerinin desteği olmadan ilerleme kaydetmekte zorlanmaları, Takım üyelerine kendi görevlerinde yardımcı olmaya ve rehberlik yapmaya odaklanmak, Üstlenilen sorumlulukların bilincinde olmamak, Takımın performansından sorumlu olunmasının bilincinde olmamak, Takımın genel performansı için onları desteklemek
zaman planlaması zaman yönetimi zaman yönetimini başarılı bir şekilde yapmak zaman yönetimi başarısızlıklarıyla başa çıkma yöntemleri zaman çizelgesi
Bu resimde ikisi de gözlük takan bir erkek ve kadın görülüyor. Adam mavi bir gömlek ve siyah bir pantolon giyerken, kadın beyaz bir gömlek ve mavi bir kot pantolon giymektedir. Her ikisinin de gözlükleri takılı ve dümdüz ileriye bakıyorlar. Adamın kolu kadının beline dolanmış ve yüzleri birbirine yakın göründüğü için birlikte bir anı paylaşıyor gibi görünüyorlar. Arka plan yumuşak, kirli beyaz bir renktedir. Işık hafif loş, görüntüye yumuşak ve sıcak bir his veriyor. Gözlüklerine rağmen, gözleri hala bir duygu belirtisi gösteriyor. Birbirlerinin varlığından memnun ve mutlu görünüyorlar.
Konuk Yazar
Blog Yazarı

İstanbul İşletme Enstitüsünde yazılarının yayınlanmasını isteyen konuk yazarlarımız için oluşturulan bilgi kartıdır. Birçok alanda ve disiplindeki yazıları bu hesap üzerinde bulabilirsiniz.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
Bir blok üzerinde siyah bir çalar saat, etrafında bir hesap makinesi ve birkaç ataç görülmektedir. Çalar saat yakın plandadır, LCD ekranı ve üst kısmında iki düğmesi vardır. Hesap makinesi de yakın plandadır, birkaç düğmesi ve büyük bir ekranı vardır. Ataşlar küçük ve gümüş rengindedir ve düzenli bir şekilde dizilmişlerdir. Arka plan nötr bir renktedir ve öğeler parlak bir ışık kaynağıyla aydınlatılmıştır.
Zaman Yönetimi

Çok Meşgul İnsanlar İçin Zaman Yönetimi Teknikleri

24 Şubat 2018
Resimde bir kadının yüzünün yakın çekimi görülüyor, başı hafifçe yana eğik. Yüzünde davetkâr bir gülümseme var ve beyaz bir gömlek giyiyor. Görüntünün sol tarafında, üzerinde siyah ve mor yazılar bulunan bir bilgisayar ekranı yer alıyor. Görüntünün sağ tarafında, telefon ekranının ekran görüntüsü ile bir telefon görülüyor. Arka planda beyaz zemin üzerinde bir kare gölgesi görülüyor. Kadın bir resim için poz veriyor gibi görünüyor, gözleri doğrudan kameraya bakıyor, gülümsemesi sıcak ve davetkar. Görüntünün renkleri nötr, beyaz gömlekten gelen bir miktar sıcaklık var.
Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi ve Planlama İçin 8 Öneri

07 Eylül 2021
Beyaz zemin üzerine sarı notalı siyah bir çalar saat yerleştirilmiştir. Saatin zamanı takip etmek için iki metal ibresi ve üzerinde bir zili vardır. Sarı not, saatin ön yüzüne yapıştırılmış bir post-it notudur. Post-it notun üzerinde birkaç kelime yazılı, ancak metin seçilemeyecek kadar küçük. Saatin arkasında, bir insanın yüzünün bulanık bir görüntüsü görülüyor. Görüntü odak dışıdır ve yüz hatları seçilememektedir. Saat, zamanı takip etmek için faydalı bir hatırlatıcıdır ve not da görevleri yerine getirmek için bir hatırlatıcıdır.
Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi Başarısızlıklarıyla Başa Çıkma Yöntemleri

16 Mart 2018
Bir kadın masanın önünde rahat bir şekilde oturuyor, dizüstü bilgisayarı açık ve yanında bir kağıt parçasının üzerinde bir kalem duruyor. Kadının elleri görünüyor; biri kâğıdı kavrıyor, diğeri klavyede bir şeyler yazıyor. Sade siyah bir gömlek giymiş ve kahverengi saçlarını arkaya toplamış. Masa açık renkli ahşaptan yapılmış ve üzerinde birkaç çekmece ve depolama için bir raf bulunuyor. Odanın duvarları beyaz ve pencereler doğal ışığın içeri girmesine izin veriyor. Oda huzurlu bir atmosferle dolu, çalışmak ve ders çalışmak için mükemmel. Kadın odaklanmış ve kararlı görünüyor, kendisini bekleyen görev ne olursa olsun üstesinden gelmeye hazır.
Zaman Yönetimi

Zaman Yönetiminde Kendinizi Başarılı Görüyor musunuz?

01 Mart 2016