Zaman Yönetimi Hakkında Her Şey

Günümüzde ve geçmişe dönük baktığımızda zaman yönetimi kavramının toplumlarda ve yönetim kademelerinde farkındalıkla ortaya çıktığını görmekteyiz. Bu ne demek? İş hayatını ele alırsak yöneticilerin meşguliyetlerinden dolayı "zaman yönetimi" kavramı ortaya çıkmıştır. Peki neden böyle bir kavrama ihtiyaç duyulmuştur? Bunun cevabını bulmak için öncelikle zaman yönetiminin tarihçesine göz atmamız gerekiyor.

Zaman Yönetiminin Tarihçesi

Zaman yönetimi kavramının tarihi oldukça eskiye dayanmaktadır. Ünlü filozoflar ve düşünürler zamanın önemini vurgulamış, etkili kullanımı için çeşitli öğütler vermişlerdir. Örneğin, Antik Yunan filozofu Theophrastus, zamanı "en değerli harcama" olarak nitelendirmiştir (Theophrastus, 1916). Benzer şekilde Seneca da "Yaşam kısa, sanat uzundur." diyerek zamanın kıymetini vurgulamıştır (Seneca, 2004).

Ancak modern anlamda zaman yönetimi kavramının ortaya çıkışı 20. yüzyılın başlarına rastlar. 1910'lu yıllarda Frederick Taylor'ın öncülüğünü yaptığı "bilimsel yönetim" akımı, iş süreçlerinin optimize edilmesi ve verimliliğin artırılması üzerine odaklanmıştır (Taylor, 1911). Bu dönemde zaman etüdü ve hareket etüdü gibi teknikler geliştirilmiş, işlerin standartlaştırılması hedeflenmiştir.

Zaman yönetiminin bir disiplin haline gelmesi ise 1950'li ve 1960'lı yıllarda gerçekleşmiştir. Bu dönemde Peter Drucker'ın "Etkili Yöneticilik" (1967) ve Alec Mackenzie'nin "Zaman Tuzağı" (1972) adlı kitapları büyük ilgi görmüş, zaman yönetimi alanında önemli bir farkındalık yaratmıştır. Drucker, yöneticilerin zamanlarını analiz etmelerini ve önceliklerini belirlemelerini önermiştir. Mackenzie ise zaman tuzaklarına dikkat çekmiş, bunlardan kaçınmanın yollarını göstermiştir.

1970'li yıllardan itibaren zaman yönetimi eğitimleri yaygınlaşmaya başlamıştır. Bu eğitimler, bireylerin ve kurumların zaman yönetimi becerilerini geliştirmeyi hedeflemiştir. İlk zaman yönetimi semineri 1970 yılında Danimarka'da düzenlenmiş, ardından tüm dünyaya yayılmıştır (Josephs, 1996). Günümüzde ise zaman yönetimi, milyar dolarlık bir sektör haline gelmiştir. Kitaplar, seminerler, workshoplar, koçluk hizmetleri ve yazılımlar gibi pek çok araç insanların hizmetine sunulmaktadır.

Zaman Yönetiminin Kapsamı

Zaman yönetimi hayatımızın her alanını kapsar. İster iş hayatında olsun, ister özel hayatta, zamanı etkili kullanmak başarının anahtarıdır. Ancak özellikle iş dünyasında zaman yönetimi daha da kritik bir rol oynar. Yöneticiler, girişimciler, profesyoneller için zamanı doğru yönetmek bir zorunluluktur.

• Belirlediğimiz işleri zordan kolaya doğru yapmak,

• İşleri gün ve saate göre yaparak geciktirmemek,

• Elimizdeki iş dışında başka bir işe geçmemek,

• Var olan iş durumuna tüm enerjimizi vermek,

• Yaratıcılıkla ilgili faaliyetlere zaman ayırmak,

• Rutin işlerden ve gereksiz ayrıntılardan uzak durmak,

• Toplantılarda gündemi kullanmak ve toplantıları zamanla sınırlandırmak,

• Engellenmediğimizi düşündüğümüz saatleri belirlemek,

• Çalışmayı engelleyen faktörleri tespit edip bunların oluşmasına yol açacak neden için önlem almak.

• İş paylaşımı yapılabilecek kalifiye eleman yetiştirmek, 

Tracy'ye (2013) göre, "zamanınızı yönetirseniz hayatınızı yönetirsiniz." Zaman yönetimi, öncelikleri belirlemeyi, hedeflere odaklanmayı ve günlük rutinleri optimize etmeyi içerir. Lakein'in (1973) belirttiği gibi, "Zamanı kontrol etmiyorsanız, başka hiçbir şeyi kontrol edemezsiniz." Bu nedenle etkili zaman yönetimi stratejileri geliştirmek ve uygulamak son derece önemlidir.

• Sürekli olarak İş yetiştirememe endişesi olması,

• İrtibat kuracağımız kişiler ve ziyaretçilerimiz için yeterli zaman ayıramama,

• İrtibat kurulması ve ziyaret edilmesi önemli olan kişilerle bir araya gelememe,

• Cevap verilmesi gerek e-mail vs. gibi dijital ortamların yanıtsız bırakılması,

• Akşam yemeğinden sonra işlerimizden kaynaklı oluşan stres,

• Telefon görüşmelerimizi yetiştirememe,

• Verimsiz, meşguliyetlerle dolu bir günün ardından, boş bir gün geçirme duygusu ile yorgunluk, üzüntü ve stres oluşumu.

Zaman yönetimi sadece iş hayatıyla sınırlı değildir. Covey'in (1989) "Önemli İşler Önce" (First Things First) kitabında vurguladığı gibi, zaman yönetimi aynı zamanda kişisel gelişim ve yaşam kalitesiyle de yakından ilişkilidir. Zamanımızı doğru yöneterek stresimizi azaltır, ilişkilerimizi güçlendirir ve hayattan daha fazla keyif alırız.

• Zaman yönetimi kurallarından ilki olan bu yöntem çok önemlidir. İlk önce bir zaman çizelgesi oluşturmak gerek. Zaman çizelgesi bir insanın günlük yaşamını nelerin meşgul ettiğini belirlemesine yarayan güzel bir analiz aracıdır. Bu analizi yapabilmek için 24 saatimizi 15 er dakikalık bölümler halinde bölerek 1 hafta kayıt altında tutmalıyız. Daha sonra hangi işlere ne kadar zaman ayırdığımızı bulmalıyız. Bu sayede gereksiz işlere ve önemli işlere ayırdığımız toplam süre ortaya çıkmaktadır. Başarılı birçok yöneticinin böylesine bir kayıt cetvelini aksatmadan tuttuğu gibi düzenli olarak her hafta sonuçlarını kontrol ettiği bilinen bir gerçek. Orta düzey etkin yöneticiler ise iki, üç ya da dört haftalık bir süre zarfı için zaman kaydı tutarlar. Yapılan her denemeden sonra da zaman kullanım cetvelleri üzerinde yeniden düşünülerek gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Zaman kullanımı pratikle geliştirilebilir üzerinde denetim kurmaya yönelik sürekli bir çaba ve zamanı boşa harcamanın önüne geçebilir.

• İkinci adım olarak kullanacağımız yöntem günlük zamanımızın nasıl kullanılacağını gösteren bir plan hazırlamak. Bu hazırladığımız planın yazılı olması gerekmiyor fakat ertesi güne mutlaka planlı olarak girmek lazım. Plan hazırlarken şu maddeleri mutlaka yerine getirmek gerek. Günlük ve haftalık işlerin tespiti iyi yapılmalı. Bu nedenle yapılması düşünülen işlerin nedenleri iyi araştırılmalı ve faydası neler belirlenmeli. Bu işin hiç yapılmaması durumunda ise ne olabileceği konusu iyi düşünülmelidir. Bu işi bir başkasının yapıp yapamayacağı konusu üzerinde durulur. Her gün önem sırasına göre altı önemli iş en önemliden en önemsize doğru sıralanmalıdır. 

• Hazırlanan plan uygulamaya geçirilmeli. Bu nedenle en önemli görülen iş ilk olarak yapılmalı. En zor iş ise en enerjik zamana ayrılmalı. Diğer bir yöntemde kolay işleri zor işlerin yaymak ve önemsiz işlerimizi verimimizin en düşük olduğu zamanlara yaymaktır. Fazla ayrıntıya girmeden aşırı titizliğe kaçmadan ve önemsiz kararları çabuk alarak aynı nitelikteki işleri aynı grupta toplamalıyız. 

• Bu yöntemde gün sonunda mutlaka günün özeti çıkarılmalı zamanımızın nasıl geçtiğinin değerlendirilmesi iyi yapılmalıdır. 

Zaman yönetimi konusunda çeşitli yaklaşımlar mevcuttur. Bunlardan bazıları şunlardır:

Pareto İlkesi (80/20 Kuralı): Sonuçların %80'inin, eylemlerin %20'sinden kaynaklandığını savunan bir prensiptir (Koch, 1998).

Pomodoro Tekniği: 25 dakikalık odaklanma periyotları ve kısa molalarla çalışmayı öngören bir tekniktir (Cirillo, 2006).

Dört Kadran Modeli: Aciliyet ve önem matrisine göre görevleri önceliklendiren bir yaklaşımdır (Covey, Merrill ve Merrill, 1994).

GTD (Getting Things Done) Metodu: Görevleri kaydetme, organize etme ve işleme üzerine kurulu bir sistemdir (Allen, 2001).

Her birey kendi ihtiyaçlarına ve çalışma tarzına uygun bir zaman yönetimi yaklaşımı benimsemelidir. Önemli olan, seçilen yöntemin tutarlı bir şekilde uygulanması ve gerektiğinde iyileştirilmesidir.

Zaman Yönetimi Nasıl Planlanır?

Etkili bir zaman yönetimi için planlama şarttır. Yöneticiler için zaman yönetimi planlaması yaparken öncelikle mevcut durumun analiz edilmesi gerekir. Zaman kullanımı konusunda neredeyiz? Hangi alanlarda iyiyiz, hangi alanlarda gelişmeye ihtiyacımız var? Bu soruların yanıtlanması, doğru bir yol haritası çizmek için kritik öneme sahiptir.

Planlama aşamasında aşağıdaki adımlar izlenebilir:

1- Hedeflerin belirlenmesi: Kısa, orta ve uzun vadeli hedefler netleştirilmelidir.

2- Görevlerin listelenmesi: Hedeflere ulaşmak için yapılması gerekenler listelenmelidir.

3- Önceliklerin sıralanması: Görevler önem ve aciliyetlerine göre sıralanmalıdır.

4- Zaman çerçevesinin oluşturulması: Her bir göreve ne kadar zaman ayrılacağı belirlenmelidir.

5- Zaman bloklarının oluşturulması: Benzer görevler gruplandırılarak zaman blokları oluşturulmalıdır.

6- Molalara yer verilmesi: Dinlenme ve yenilenme için zaman ayrılmalıdır.

7- Beklenmedik durumlar için zaman tamponlarının bırakılması: Ani gelişen durumlar için esneklik sağlanmalıdır.

Bu adımları uygulayarak gerçekçi ve uygulanabilir bir zaman planlaması yapmak mümkündür. Elbette planlama tek başına yeterli değildir. Asıl önemli olan planın hayata geçirilmesi ve takip edilmesidir.

Planlama yaparken aşağıdaki hususlara da dikkat edilmelidir:

Gerçekçi olun: Kendinize fazla yüklenmeyin, kapasitelerinizin farkında olun.

Esnek olun: Beklenmedik durumlar için esneklik payı bırakın.

Önceliklerinizi netleştirin: Önemli ve acil görevlere odaklanın.

Hayır demeyi öğrenin: Gereksiz veya sizin için öncelikli olmayan talepleri geri çevirin.

Mükemmeliyetçilikten kaçının: Her şeyin kusursuz olmasını beklemeyin, "yeterince iyi" kavramını benimseyin.

Rutinler oluşturun: Tekrar eden görevler için sistemler ve rutinler geliştirin.

Teknolojiden faydalanın: Zaman yönetimi araçlarını ve uygulamalarını kullanın.

Unutmayın, zaman yönetimi bir maratondur, sprint değil. Sabır, disiplin ve ısrar gerektirir. Ancak doğru adımları atarak ve istikrarlı bir şekilde uygulamaya devam ederek, zamanınızın kontrolünü elinize alabilir ve daha verimli, daha başarılı bir hayat sürebilirsiniz.

İlginç bir zaman yönetimi tekniği: Pomodoro

Pomodoro tekniği son yıllarda oldukça popüler hale gelen bir zaman yönetimi yöntemidir. Adını, İtalyanca'da "domates" anlamına gelen "pomodoro" kelimesinden alır. Tekniğin yaratıcısı Francesco Cirillo, üniversite yıllarında dikkatini toplamakta güçlük çekerken mutfakta gördüğü domates şeklindeki bir mutfak zamanlayıcısından esinlenmiştir (Cirillo, 2006).

Yöntemin özü oldukça basittir:

1- Yapılacak bir iş seçilir.

2- Zamanlayıcı 25 dakikaya ayarlanır (bir "pomodoro").

3- Zamanlayıcı duruncaya kadar kesintisiz bir şekilde çalışılır.

4- Kısa bir mola verilir (3-5 dakika).

5- Her dört pomodoro'dan sonra daha uzun bir mola verilir (15-30 dakika).

Pomodoro tekniği, zaman yönetimi ve odaklanma konusunda oldukça etkilidir. Kısa çalışma periyotları ve düzenli molalar, zihinsel yorgunluğu azaltır ve verimliliği artırır. Ayrıca, somut zaman dilimleriyle çalışmak, işleri daha yönetilebilir parçalara böler ve erteleme alışkanlığını engeller.

Elbette her yöntem gibi Pomodoro tekniğinin de herkese uymayabileceğini unutmamak gerekir. Bazı kişiler daha uzun veya daha kısa çalışma periyotlarından hoşlanabilir. Önemli olan, kendi biyolojik ritminizi ve çalışma tarzınızı keşfetmek ve size en uygun yöntemi bulmaktır.

Yanlış Zaman Yönetiminin Belirtileri

Zamanınızı etkili bir şekilde yönetemiyorsanız, bunun çeşitli belirtileri olacaktır. Aşağıdakiler, yetersiz zaman yönetiminin yaygın işaretleridir:

Sürekli olarak iş yetiştirememe endişesi

Önemli kişilerle görüşmelere zaman ayıramama

E-postalara ve mesajlara zamanında yanıt verememe

İş nedeniyle sürekli stres ve yorgunluk hissetme

Verimsiz ve dağınık bir gün geçirme duygusu

Bu belirtileri yaşıyorsanız, zaman yönetimi konusunda bir şeyleri değiştirmenin zamanı gelmiş demektir. Unutmayın, zaman yönetimi bir beceridir ve geliştirilebilir. Kendinize zaman tanıyın, deneme yanılma yoluyla size en uygun yöntemleri bulun ve küçük adımlarla ilerlemeye başlayın.

Zamanınızı doğru yönetmek, hayat kalitenizi ve başarınızı doğrudan etkileyecektir. Peter Drucker'ın (1967) dediği gibi: "Zamanı yönetmekten daha önemli bir şey yoktur. Zamanı yönetemezseniz başka hiçbir şeyi yönetemezsiniz."

Sonuç

Zaman, en değerli ve kıt kaynağımızdır. Sahip olduğumuz en büyük sermaye zamandır ve onu nasıl yöneteceğimiz tamamen bizim elimizdedir. Etkin zaman yönetimi stratejileri geliştirerek ve günlük hayatımıza uygulayarak, bu sermayeyi en iyi şekilde değerlendirebiliriz.

Zaman yönetimi, basit ama güçlü bir felsefe sunar: Zamanın kontrolünü ele alın. Ne için, nasıl ve kiminle zaman harcayacağınıza bilinçli bir şekilde karar verin. Hedeflerinizi netleştirin, önceliklerinizi belirleyin ve bu doğrultuda hareket edin. Elbette zaman zaman hatalar yapacak, planlardan sapacaksınız. Ancak önemli olan, tekrar yola devam etmek ve ilerlemeyi sürdürmektir.

Goethe'nin belirttiği gibi: "Yeterince zaman bulunur, eğer onu doğru kullanırsanız." O halde, zamanınızı en değerli şekilde kullanmak için kolları sıvayın. İyi bir planlama yapın, zaman yönetimi araçlarından faydalanın ve kendinize uygun yöntemleri uygulayın. Her gününüzü daha verimli, daha anlamlı ve daha keyifli hale getirmek sizin elinizde.

Kaynaklar

Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin.

Cirillo