Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İsim, adres, doğum tarihi ve iletişim bilgileri (telefon numarası ve e-posta adresi) gibi temel kişisel bilgileri; iş başvuru formları, işe alım sırasında her iki tarafça imzalanan teklif mektupları / sözleşmeler gibi istihdam evraklarını; eğitim sertifikalarını; performans değerlendirmelerini; maaş artışlarını; alınan disiplin cezalarını; terfileri ve transferleri; uygun olduğunda sunulan kıdem tazminatı paketleri de dahil olmak üzere istifa mektupları / fesih bildirimleri gibi çıkış evraklarını ve varsa fesih tarihinde verilen son maaş koçanlarını dahil etmelisiniz.

Bu, kuruluşunuzda ne sıklıkta değişiklik olduğuna bağlıdır, ancak genel olarak konuşmak gerekirse, yıl boyunca her şeyin güncel kalması için bunları yıllık olarak gözden geçirmek isteyebilirsiniz. Bununla birlikte, birinin pozisyonuyla ilgili önemli bir değişiklik olduğunda, bu kayıtları da buna göre derhal güncellemek en iyi uygulamadır.

Evet, işverenler bu tür belgeleri hazırlarken çalışma yönetmelikleriyle ilgili yerel yasalara sıkı sıkıya bağlı kalmalıdır çünkü yanlış kullanım, özellikle personel arasında haksız muameleye dayalı ayrımcılık iddialarıyla ilgili potansiyel dava sorunlarına yol açabilir. Bu nedenle, bu belgeleri düzgün bir şekilde oluşturmaya yönelik daha ileri adımlar atmadan önce uygun hukuki tavsiyelere başvurduğunuzdan emin olun.

1.Personel özlük dosyası, çalışanların kariyer gelişimleriyle ilgili bilgilerin takip edilmesine ve güncellenmesine yardımcı olur.

2.Bilgi tutarlılığının sağlanmasına yardımcı olur.

3.Kurum içi haberleşmeyi kolaylaştırır.

4.Personel özlük dosyası, çalışanların işe alınış ve çıkarılış tarihleri, çalışma süreleri ve ücretleri ile ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

5.Personel özlük dosyası, bir çalışanın işe alınış ve çıkarılış nedenleriyle ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

6.Personel özlük dosyası, çalışanların eğitim durumlarıyla ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

7.Personel özlük dosyası, çalışanların ödül ve cezalarla ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

8.Personel özlük dosyası, çalışanların iletişim ve çalışma adresleriyle ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

9.Personel özlük dosyası, çalışanların çalışma süreleri ve çalışma koşullarıyla ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

10.Personel özlük dosyası, çalışanların sağlık durumuyla ilgili bilgileri saklamak için kullanılır.

Personel özlük dosyalarında tutulması gereken bilgiler şunlardır;

• Kişisel bilgiler (ad, doğum tarihi, doğum yeri, medeni durum vb.)
• İşe başlama tarihi ve sonraki değişiklikler
• Pozisyon ve iş tanımları
• Mülakat notları
• Eğitim bilgileri ve sertifikalar
• Yönetici değerlendirmeleri ve geri bildirimleri
• İzin ve izinler
• Sözleşme ve ekleri
• Performans değerlendirmeleri
• İş görevini terk etme nedenleri
• Diğer ilgili belgeler (ödüller, mükafatlar vb.)

Personel özlük dosyalarının saklanması ve korunması için şu önlemler alınmalıdır:

1. İşletmeler, tüm personel özlük dosyalarını yasal ve yönetmeliklerle uyumlu olarak saklamalıdır.

2. Personel özlük dosyalarının saklanması için uygun bir veri tabanı veya arşiv sistemi kullanılmalıdır.

3. Personel özlük dosyalarının gizliliğini korumak için gerekli tüm güvenlik önlemleri alınmalı ve bilgilerin dışarıya açıklanması kesinlikle yasaklanmalıdır.

4. Personel özlük dosyalarına erişimin sınırlı bir grup tarafından sağlanması ve tüm erişimlerin kayıt altına alınması sağlanmalıdır.

5. Personel özlük dosyalarının saklanması ve korunması için her yıl değerlendirme ve denetimler yapılmalıdır.

Personel özlük dosyalarının oluşturulması için izlenmesi gereken prosedürler şunlardır:

1. Personel kayıt formunda belirtilen bilgilerin kontrol edilmesi.
2. Personel için gerekli olan belge ve evrakların toplanması.
3. Personel için oluşturulacak dosyanın hazırlanması.
4. Personel hakkında kayıt edilmesi gereken her türlü bilgiyi girmek ve düzenlemek.
5. Oluşturulacak dosyada gerekli olan tüm dokümanların saklanması.
6. Personel özlük dosyasının güncel tutulması.

Personel özlük dosyaları, çalışanların özelliklerini, kariyer geçmişlerini, yeteneklerini ve başarılarını takip etmek için kullanılan önemli bir kaynaktır. Personel özlük dosyaları, işverenlerin çalışanlarının özellikleri hakkında bilgi elde etmelerine, çalışanların performansını değerlendirmelerine ve çalışanların sözleşmelerini gözden geçirmelerine yardımcı olur. Personel özlük dosyaları ayrıca, çalışanların ücretlerini, pozisyonlarını ve personel değişikliklerini yönetmek için de kullanılır.

Personel özlük dosyalarının uzun vadeli faydaları şunlardır:

1. Personelin performansını değerlendirmek için referanslarının tutulması.

2. Personelin çalışma süresi ve performansının izlenmesi.

3. Personelin iş akışının iyileştirilmesi için önerilerinin kaydedilmesi.

4. Personelin kayıtlarının çalışma alanında izlenebilmesi.

5. İşe alımlar ve atamalarda iyi bir seçim yapılmasını sağlamak.

6. Personelin yasal haklarının korunması.

7. İşe yerleştirme ve performans gözlemleri arasında doğru ilişkilerin kurulması.

8. Personelin ödüllendirilmesi ve motivasyonlarının arttırılması.

9. İşe alım ve çalışma süreci için gerekli olan her türlü bilginin tutulması.

10. Personelin kariyer yönetimi için ihtiyaç duyulan belgelerin toplanması.

Personel Özlük Dosyasının Hazırlanması

İşverenin Sorumluluğu:
Personel özlük dosyasını hazırlama görevi ve sorumluluğu işverene aittir. İşverenler, işe alınan her çalışan için özlük dosyasını eksiksiz olarak hazırlamalı ve güncellemelidir. Bu dosya, çalışanın işe başlama sürecinden başlayarak işten ayrılana kadar geçen süre zarfında tüm hukuki işlemlere temel teşkil eder.

Dosyanın İçeriği:
Personel özlük dosyasında, çalışanın özgeçmişi, diploma ve sertifikaları, iş görüşmesi ve işe kabul bilgileri, iş akdi, hizmet süresi ve performansına ilişkin değerlendirmeler, maaş ve ücret artışları, sosyal güvenlik bildirimleri, sağlık raporları ve kullanılan izinler gibi bilgi ve belgeler yer alır.

Belgelerin Güncellenmesi:
İşverenler, personel özlük dosyasındaki belge ve bilgileri sürekli olarak güncel tutmak zorundadır. Bu amaçla, çalışanın işle ilgili gelişme ve değişiklikler sürekli olarak dosyaya işlenecektir. Bu durum, çalışana daha iyi yetkinlikler kazandırmak, yönetim ve hukuki süreçlerin kolaylaştırılması açısından önemlidir.

Dosyanın Saklanması:
Personel özlük dosyası, gizli ve özel bilgiler içerdiği için işveren tarafından gizlilik esası dahilinde saklanmalıdır. Aynı zamanda, çalışana ait bu bilgilerin korunması ve yasal süre zarfında saklanması da işverenin sorumluluğundadır. İşten ayrılan personelin dosyaları, işten ayrılma tarihinden itibaren en az 10 yıl süreyle muhafaza edilmelidir.

Denetim ve Tespit:
İşverenler, personel özlük dosyalarında düzenli kontrol ve denetim yapmalıdır. Bu denetimler, gerekli hallerde kamu kurumları ve denetim mekanizmaları tarafından gerçekleştirilebilir. İşverenin sorumluluğu kapsamında, eksik belge ve bilgi tespit edildiğinde doğru ve güncel bilgilere ulaşarak dosyaların tamamlanması sağlanmalıdır.

Sonuç olarak, personel özlük dosyasının hazırlanması ve korunması, işverenin hem yasal hem de etik sorumluluğudur. İyi bir işveren, çalışanlarına değer verir ve böyle doğru, güncel ve eksiksiz özlük dosyaları hazırlayarak, çalışanların hakları ve güvencesine önem atfetmiş olur.

Özlük Dosyası Bölümleri

Kişisel Bilgiler

Özlük dosyası, çalışanların işe başlamadan önce sunması gereken önemli bir belgedir. Bu dosyanın ilk bölümünde genellikle kişisel bilgilere yer verilir. İsim, soy isim, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, ehliyet bilgileri ve askerlik durumu gibi temel bilgiler bu bölümde bulunmalıdır.

İletişim Bilgileri

İletişim bilgileri bölümünde ise çalışanın iletişim kurulabilecek adres, telefon numarası ve e-posta adresi gibi bilgiler paylaşılması beklenir. Bu bilgiler, çalışanlar arasında ve işverenle iletişim kurulması için gereklidir.

Eğitim ve Sertifikalar

Eğitim bilgileri, özellikle iş başvurusu sırasında önemlidir. Bu bölümde alınan eğitimler, mezun olunan okullar, derece ve not ortalamaları gibi bilgiler sunulur. Ayrıca, işle ilgili alınmış sertifikalar ve kurslar da bu bölümde yer almalıdır.

İş Deneyimi

Özlük dosyasındaki en kritik bölüm iş deneyimidir. Bu bölümde, adayın daha önce çalıştığı işyerleri, görev süreleri, pozisyonlar ve üstlendikleri sorumluluklar hakkında bilgi verilir. Bu bilgiler, işverenin adayın uygunluğunu değerlendirmesine yardımcı olacaktır.

Referanslar

İş başvurularında sıklıkla talep edilen referanslar bölümü, adayın daha önce çalıştığı işyerlerinden almış olduğu referans mektupları ve o kişilerin iletişim bilgilerini içerir. Bu referanslar, işverenin adayın performansını değerlendirerek güvenilir bir görüş elde etmesine katkı sağlar.

Diğer Bilgiler ve Belgeler

Özlük dosyasının son bölümünde ise adayın hobileri, dil bilgisi ve yabancı dil düzeyi gibi bilgiler bulunabilir. Ayrıca, sağlık raporu, adli sicil kaydı ve ikametgah gibi ilgili iş süreçlerinde talep edilen diğer belgeler de bu bölümde yer almalıdır.

Özlük Dosyasının Önemi

Personel özlük dosyası, işveren ve çalışan arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve çalışanın tüm iş süreçlerini kapsayan önemli bir belgedir. Türkiye’de iş dünyasında, personel özlük dosyasının oluşturulması ve güncel tutulması zorunludur.

İş Kanunu Kapsamında Özlük Dosyası

İş Kanunu uyarınca, işverenler, personel özlük dosyası oluşturarak, çalışanların tüm bilgi ve belgelerini düzenli ve eksiksiz bir şekilde saklamakla mükelleftirler. Bu dosya, iş başvurusundan başlayarak, iş sürecinin tamamlanmasından ve işten ayrılana kadar geçen süreyi kapsamaktadır.

Dosyanın İçeriği ve Süreçleri

Personel özlük dosyasında, işe başlama ve işten ayrılma tarihleri, izin süreleri, kıdem ve ihbar tazminatlarına ilişkin bilgiler, özlük hakları, eğitim durumu ve tecrübelerine dair belgeler yer alır. Ayrıca, dosya aynı zamanda çalışanın performans değerlendirmeleri, düzenli eğitimler ve sağlık raporları gibi işverenin denetimini gerektiren bilgileri de içermektedir.

Gizlilik ve Veri Koruma Yükümlülüğü

İşverenler, personel özlük dosyalarını gizli tutmak ve veri koruma yükümlülüklerine uymak zorundadırlar. Bu bağlamda, çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi ve saklanması, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) uygun olarak gerçekleştirilmelidir.

Sonuç olarak, personel özlük dosyasının zorunlu olması, işveren ve çalışanlar arasındaki ilişkilerin düzenli bir şekilde işlemesini sağlamak ve her iki tarafın da haklarını korumak adına önem taşır. İşverenler, çalışanlarının özlük dosyalarını düzenli bir şekilde tutarak, hem kanuni yükümlülüklerini yerine getirmiş olacaktır hem de iş süreçlerinde oluşabilecek anlaşmazlıkları en aza indirgeme şansını elde etmiş olacaktır.

Personel özlük dosyası, yeni, mevcut veya geçmiş çalışanlarla ilgili insan kaynakları ve bordro belgelerini saklamak için kullanılan bir kağıt veya elektronik klasördür. Personel özlük dosyası çalışanın kişisel bilgilerinin yanı sıra şirket içindeki bazı faaliyetlerini de içermelidir. Güvenli bir personel dosyasında hangi istihdam kayıtlarının saklanacağını anlamak, olası hatalardan ve para cezalarından kaçınmanıza yardımcı olur.

Bir işverenin her personeli için personel özlük dosyası içerisinde bulundurması gereken bazı belgeler olmalıdır. Bu belgeler; 2 adet vesikalık fotoğraf, özgeçmiş, iş başvuru formu, iş başı eğitim formu, nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah belgesi, nüfus kayıt örneği, askerlik durum belgesi, sağlık raporu, mezun olduğu okullara ait diplomaların fotokopisi, adli sicil kaydı, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, asgari geçim indirimi (AGİ) formu. Bunların dışında evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi, varsa eşinin ve çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri, kurum tarafından üzerine zimmetlenmiş materyal varsa zimmet tutanakları ve işten ayrıldığı taktirde SGK işten ayrılış bildirgesi bulunmalıdır.

Personel özlük dosyası hazırlanması ile ilgili olarak belirli kriterler bulunmamaktadır. Bir personele ait tüm gerekli belgelerin içerisinde saklanacağı personel özlük dosyası kırtasiyelerde rahatlıkla bulunmaktadır. Fakat şekil olarak herhangi bir zorunluluk olmadığından sıradan dosyalar içerisine de koyulabilir ya da dijital dosyalar olarak da hazırlanabilir.