Sözlü iletişim duygu, düşünce ve bilgi yüklü kelimelerin bireyler arasında konuşarak gidip gelmesi faaliyetidir. Sohbet, toplantı, konferans, röportaj, telefon görüşmesi, telekonferans, mülakat gibi faaliyetlerin hepsi sözlü iletişim kategorisinde yer alır. Etkili, sağlıklı ve doğru iletişim için dil, ses, vurgu, kullanılan dil gibi yardımcı ögeler işin içine girer. Hem alıcı hem de göndericinin algılama, söz söyleme, dinleme, doğru vurgulama gibi becerilere sahip olması gerekir.

Etkili, doğru ve verimli bir sözlü iletişim kurabilmek için bazı konulara dikkat etmek gerekir.

• Her şeyden önce samimi ve içten olmak,

• Konuşurken aynı zamanda göz teması kurmak,

• Abartılı mimik, el kol hareketleri kullanmamak,

• Ses tonunu gerekli yerlerde azaltıp artırarak dinlenebilir, sıkıcı olmayan bir konuşma melodisi oluşturmak,

• Akıcı konuşmak, gereksiz kelimelerden sakınmak, 

• Sesleri yutmamaya ve karıştırmamaya özen göstermek,

• Seslenilen kitlenin seviyesine uygun şekilde iletişim kurmak,

• Yabancı kelimeler kullanmamak,

• Tekrara düşmemek,

• Düzenli nefes almak ve nefes kontrolünü iyi sağlamak, 

• Kelimeleri doğru ve anlaşılır şekilde telaffuz etmek, 

• Açık, anlaşılır ve doğru cümleler kurmak.

Sözlü iletişimde, aktarılan mesajın doğru anlaşılıp anlaşılmadığını test etme, yanlış anlaşıma var ise düzeltme yapma gibi bazı avantajlar bulunur. İnandırıcı olma ve ikna etme konusunda başarılı olma şansı daha yüksek olan sözlü iletişim çoğu kez görsel ögeleri yardımcı olarak kullanma şansına da sahiptir. Konuşmacı anlatımı destekleyecek belge, şema, harita, grafik gibi unsurlar ile yüz ifadesi, jest ve mimikler gibi yardımcı argümanları kullanarak daha etkili bir iletişim seviyesine ulaşabilir. 

Seçtiğimiz iletişim tekniği ya da ortamı ne olursa olsun ilk yapılması gereken samimi, doğru ve içten olmaktır. Önemini fark etmemiz, geliştirmemiz ve doğru kullanmamız gereken diğer beceri ve özellikler şöyle sıralanabilir: 

• Etkin bir dinleyici olmak,

• Kendini iyi tanımak ve doğru ifade etmek,

• Tutarlı ve güven verici olmak

• Ön yargılı ya da yargılayıcı olmamak,

• Açık ve anlaşılır olmak,

• Hoşgörülü ve uzlaşmacı olmak,

• Samimi ve doğru bir üslup benimsemek,

• Beden dilini yerinde kullanmak,

• Eleştiriye açık olmak,

• Kişiyi değil, sorunu eleştirmek,

• Doğru kelimeleri seçebilmek,

• Etkili soruları sormak,

• Empati yapmak,

• Doğal olmak,

• Mizahın gücünü kullanmak.

Temel olarak üç farklı yöntemle iletişim kuruyoruz. 

• Sözlü iletişim,

• Sözsüz iletişim,

• Yazılı iletişim.

Beden Dili Kullanımları

Düşünceden çok duyguları barındıran beden dilinin iletişime katkısın %60 seviyelerindedir. İletişime katkısı bu kadar büyük ve değerli olan beden dilinin anlamlarına ve kullanımlarına dikkat ederek iletişimde ikna ediciliğimizi, güvenilirliğimizi artırabiliriz. Ayrıca diğer insanların beden dili okumasını doğru yaparak sağlıklı ve etkili iletişim kurabilir, yanlış anlaşılmaların önüne geçebiliriz.

Beden Duruşu

Kişinin yürüme, hareket etme, postürünü kullanma şekli kendisine, kurduğu iletişime, verdiği mesaja dair gerçek ve güvenilir ayrıntılar aktarır. 

• Ayakta iken dik durmak, 

• Otururken sandalyeye ya da koltuğa kenarına ilişerek değil, tam doldurarak oturmak,

• Birisi ile konuşurken kişiyi tam karşıdan görecek şekilde, ona yönelerek durmak, 

• Konuşulan kişiye hafifçe eğilerek konuşmak,

• Muhatap bir çocuksa eğilerek, mümkünse çocukla aynı seviyeye gelerek konuşmak iletişimi kuvvetlendirecek doğru yöntemler arasında yer alır. 

Başın Hareketleri

Elin başa götürülmesi düşünmeyi temsil eder. Baş hareketlerinin beden dilindeki diğer anlamları aşağıda listelenmiştir.

• Dinlerken başı sağa ya da sola doğru eğmek dinleyiciye dikkat kesildiğini, söylediklerinin önemsediğini hissettirir.

• Başı hafifçe arkaya doğru eğmek burnun havaya kalmasına neden olur. Bu da kendini büyük görme ve kibir mesajı verir. 

• Başı ön tarafa doğru eğmek ise tehdit ya da kızgınlık anlamına gelir.

• Dinlerken baş ile onaylama yapmak dinlediğimizi ve anladığımızı gösterir. 

• Başı öne arkaya sallamak evet, sağa sola sallamak ise hayır anlamına gelir. 

Ses Tonu, Şiddeti

Dinleyiciler, konuşurken seçtiğimiz kelimelerin anlamlarından konuyu, kullandığımız ses tonu, vurgu ve ses şiddetimizden ise bizi okurlar. Monoton, tekdüze bir konuşma ritmiyle yapılan bir konuşmayı kimse dinlemek istemez. Konuşmanın akıcılığını sağlamak için inişli çıkışlı, enerjik ve hoş bir ses tonu kullanmak gerekir. Kelimelerin anlamlarına ses tonu sayesinde farklı anlamlar katmak mümkündür. Yanlış tonlamalar kişiler arası ilişkide gereksiz gerginlik ve yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Ya da gergin bir ortamda tatlı, yumuşak, arabulucu bir tonla yapılan bir konuşma sorunu ortadan kaldırabilir. 

Yüz İfadesi ve Mimikler

Yüz ifadesi eğer sözlü iletişim ile aynı paralelde işaretler veriyorsa ağızdan çıkan kelimelerin anlamını onaylar, sağlamlaştırır. İletişimi etkili hale getirir. Tersi durumda ise muallaklık yaratır, güveni zedeler. Çünkü dudakların söylediğini yüz inkâr eder. Çoğu yüz ifadesi evrenseldir. Mutluluk, kızgınlık, heyecan duyma, korkma, tiksinme gibi duyguların ifadeleri tüm kültürlerde aynı anlama gelir. Sadece yüz ifadesi ile konuşmak, mesaj aktarmak, duyguları yansıtmak mümkündür. 

Jestler 

Ellerimiz, belki de hiç farkında olmadan en çok kullandığımız iletişim uzuvlarımızdır. Ellerimizle işaret eder, sallar, çağırırız. Uygun sayıda, uygun tekrarla yapılan jestler iletişime güç katar. Tokalaşırken göz teması kurmak, eli güvenle uzatmak ve tamamen kavrayarak sıkmak, hemen geri çekmemek güven verir. Kolları kavuşturmak bedeni kapatır, iletişimi tıkar. Başı elleri arkasında kavuşturarak arkaya kaykılmak aşırı güveni vurgular. Abartılı el ve kol hareketlerinden kaçınmak gerekir. Jestleri eksik kelimelerin yerine geçecek iletişim aracı olarak kullanmak rahatsızlık yaratır.

Göz Teması 

Sadece bakarak olumlu ya da olumsuz çok sayıda mesaj vermek ya da duygu yansıtmak olasıdır. Görsel algımız, sözsüz iletişim teknikleri arasında belki de en baskınıdır. Bir bakışla bir sohbeti sonlandırmak, ilgiyi, alakayı, içtenliği belli etmek ve ilgi çekmek mümkün olsa da gözleri kaçırmak yalan söylendiğine dair kuşku da yaratabilir. Rahatsızlık vermeden doğrudan göz teması kurmak etkili bir iletişim şekli yaratır.

Mesafe 

Buradaki mesafe kavramı, iletişimde bulunan taraflar arasından uzaklığı temsil eder. İnsan ilişkilerinde oldukça önemli bir etkisi vardır. Hiç kimse sohbet esnasında özel alanının işgal edilmesinden hoşnut olmaz. İlişki düzeylerine göre konumlandırılmış dört farklı çeşit mesafe vardır. Dinleyicileri huzursuz etmeyecek bir iletişim mesafesi belirlemek etkili iletişim yöntemlerinin mutlaka sahip olması gereken şartlarından birisidir.

• Özel mesafe: 0-50 cm arasındaki özel alanı temsil eder. Sadece duygusal bağımız olan insanlarla kurduğumuz iletişim bu bölgede gerçekleşir. 

• Kişisel mesafe: 50-100 cm arasındaki gündelik iletişim alanını temsil eder. Birbirini tanıyan insanlar günlük iletişimlerinde bu alanda kendilerini rahat hissederler.

• Sosyal mesafe: 100-250 cm arasında değişir. Çok yakın olmayan günlük insani ilişkilerin sürdürüldüğü alanı temsil eder.

• Toplumsal mesafe: 250 cm’den başlayarak uzar. Kişisel bağlantının ve samimiyetin olmadığı resmi etkileşim alanını temsil eder.

Seçilen Renkler ve Kokular

Renkler ve kokular etkili iletişim tekniklerinin yardımcı unsurları olarak kullanılır. Renklerin ve kokuların çağrışımlarını bilerek insanları yönlendirmek, ikna etmek ya da birliktelik sağlamak mümkün olabilir. Örneğin kırmızı, kişilerde heyecan, coşku hissi uyandıran, harekete geçiren ve enerji veren bir renktir. Bu rengi severek kullanan insanlar aktif, mücadeleci ve iletişim yönü kuvvetli olarak bilinir. Sarı renk neşe ve umut verir. Geçiciliği temsil eder. Yeşil cömertliğin, ahengin ve huzurun rengidir.

Kokuların ise çeşitlerine göre hatırlatıcı, rahatlatıcı, motive edici ya da uyarıcı olma gibi etkileri vardır. Lavanta kokusu rahatlatıcı ve dinlendirici, bergamot kokusu ise uyarıcı etkiye sahiptir. Koku hafızamız burundaki koku algılayan reseptörler ile harekete geçer. Duygularımız, düşüncelerimiz, o anki ruh halimiz üzerinde önemli etkiye sahiptir. 

Dış Görünüş

Kullanılan aksesuarlar, kılık kıyafet, makyaj, dövme, piercing, saç rengi ve modeli gibi detaylar hem kişiliği hem de inançları yansıtabilir. İletişim ortamında gösterilecek ya da görülecek itibarın belirleyicisi de olabilir. Yanlış seçilen giyim tarzı bir konuşmacının üstünkörü dinlenilmesine neden olabilir.

Sözsüz İletişimin Özellikleri

• Sözlü iletişim ile sözsüz iletişim mesajları uyum içinde olmalı, birbirini desteklemelidir.

• Ses tonu, sesin şiddeti, duraksamalar, ne söyleyeceğine karar veremiyormuş, kelime seçmeye çalışıyormuş gibi çıkarılan eeee ya da ıııı gibi sesler sese dayalı sözsüz iletişim ögeleridir.

• Yüz ifadesi, beden duruşu, el ve kol hareket tarzı, kullanılan aksesuarlar, giyim tarzı gibi detaylar ise görselliğe dayalı sözsüz iletişim ögeleridir.

• Sözlü iletişim kişinin “ne” söylediği, sözsüz iletişim onu “nasıl” söylediğidir.

• Sözsüz iletişim, sözlü iletişimin akıcılığına katkıda bulunur. Konuşan kişi beden dili ile sözlü anlatımını kuvvetlendirir, dinleyici ise yine jest ve mimikleri ile mesajı anlayıp anlamadığı konusunda geri bildirim verir.

• Sözsüz iletişim, statü ya da ilişki seviyesini tanıma konusunda yardımcı olur. El ele gezen çiftin sevgili olduklarını, beyaz gömlek giyip boynundan stetoskop sarkıtan birinin doktor olduğunu tanımlamamızda rol oynar. 

• Ses tonu, güler yüz, asık surat gibi detaylarla sözlü iletişimin içeriği hakkında ön bilgi ya da tahmin yapma şansı verir. 

• Sözsüz iletişim şaşkınlık, kızgınlık, üzüntü gibi duyguları yansıtır. 

• Sözlü ve sözsüz iletişim farklı anlamlar ilettiğinde beden dili okuması yapabilen dinleyici hangisinin gerçek ya da geçerli olduğunu kolaylıkla ayırt eder. 

• Bazen de sözsüz iletişim belirsiz bir mesaj verir. Örneğin suskunluğun öfkeye mi, ümitsizliğe mi yoksa üzüntüye mi işaret olduğunu alıcı anlayamayabilir. Ardından gelen sözlü bir mesaj, gerçek duyguyu açığa çıkarır. 

• Sözsüz iletişim sözcüklerin anlamını değiştirebilir. Aynı kelime farklı bir beden dili ya da tonlama söylendiğinde çok farklı anlamlara gelebilir.

• Kullanılan aksesuarlar, giyim tarzı, konulan mesafe gibi sözsüz iletişim araçları insanların nasıl anlaşılması gerektiğini tanımlar. 

• Sözsüz iletişim o bölgenin kültürüne göre anlam farklılıklar gösterebilir. Örneğin sözel iletişimin göz kontağı kurarak desteklenmesi iletişimin etkinliğini artırır. Ancak bazı Asya kültürlerinde konuşurken göz kontağı kurmak saygısızlık anlamına gelebilir.

Yazılı iletişim kelimelerin, dilbilgisi ve imla kurallarının daha fazla devreye girip sözsüz iletişim ögelerinin devre dışı kaldığı yazıya dayanan iletişim tekniğidir. Özel, sosyal ya da resmi kulvarlarda kullandığımız çeşitli yazılı iletişim araçları bulunur. İş dünyasında sipariş ve takip yazıları, raporlar, şartname, tutanak, dilekçe, sözleşme gibi resmi evraklar ile mektup, makale, gazete, kitap, ilan, elektronik posta, broşür gibi yayınlar yazılı iletişim yöntemlerine örnek olarak verilebilir. 

Yazılanların somut belgelere dayanması, gerçek ve doğru bilgileri içermesi, dilbilgisi kurallarına uygun olması, şekil olarak yazı çeşidinin gerektirdiği kurallara uyulması gerekir. Yazılı iletişimde çoğunlukla geri bildirim hemen anında alınamaz. İletilmek istenen bilgi, düşünce, duygu içeren mesaj kalıcıdır. Kayıt altına alınmıştır. Aynı anda pek çok alıcıya ulaşmak mümkündür. Yazılı iletişimde konuşma dilinden farklı bir dil kullanılır. Klişeleşmiş, basmakalıp sözler ve abartılı bir anlatımdan kaçınmak gerekir. Yazılı iletişim ürünleri çoğaltılabilir, arşivlenebilir ve kanıt olarak kullanılabilir.

Diğer Etkili İletişim Teknikleri

İster ihtiyaç karşılama amaçlı olsun ister keyfi nedenlerle doğal olarak gelişen iletişim sürecinin etkili olması; sözlü, sözsüz ya da yazılı olarak gerçekleşen tüm iletişim unsurlarının etkili, doğru ve kaliteli olmasına bağlıdır.

Hitabet Becerisi

Hitabet becerisi iletişimin kalitesini, gücünü ve etkisini artıran önemli bir yetenektir. Etkili ve güzel konuşma sanatı olan hitabet becerisi dinletebilmek, etkileyebilmek ve meraklandırabilmektir. Bunun için;

• Kelimeleri doğru telaffuz etmek, 

• Kısa, anlaşılır ve öz konuşmak,

• İlgi çekebilecek mizah ögelerine ve hikâyelere yer vermek, 

• Dinleyici ile interaktif bir ilişki kurabilmek, 

• Konuşmaya çok iyi ön hazırlık yapmak, 

• Beden dilini etkili şekilde kullanmak gerekir.

Diksiyon

Diksiyon hem sözel hem de sözel olmayan ifadelerin doğru hedefe ulaşmasında kullanılan araçların bir bileşkesidir. Etkili bir iletişim yolu geliştirebilmek için diksiyon konusunda yapılması gerekenler:

• Uygun kelimelerin seçilmesi, 

• Bunların doğru seslendirilmesi ve yerli yerinde kullanılması, 

• Doğru sayıda ve frekansta nefes alıp vermek, 

• Vurgu ve tonlamaya özen göstermek, 

• Akıcı bir üslupla konuşmak, 

• Beden dilini tüm ögeleriyle yerinde kullanmak, 

• Heyecan kontrolünü ve stres yönetimini başarılı şekilde gerçekleştirmek.

Etkin Dinleme Becerisi

İyi bir dinleyici olmak etkili iletişim kurmanın vazgeçilmez şartları arasındadır. Çünkü iletişim tek taraflı bir eylem değildir, yapısında alma-verme, söyleme-dinleme, etkileme-tepki verme gibi çift taraflı eylemleri barındırır.

Etkin dinleme, anlatılanı sadece duymak değil, aynı zamanda anlamaktır. Cevap vermek ya da açık yakalamak için dinlemek değil, anlamak için dinlemektir. Konuşana onay ya da itiraz tepkileri içeren sözsüz mesajlar göndermektir. Önyargısız, şartlanmadan, anlamaya niyet ederek ve göz teması kurarak yapılan dinlemedir. 

Empati Becerisi 

Empati, kendini diğer kişinin yerine koymak, onun olduğu yerden bakabilmektir. Ben merkezli olmaktan sıyrılmak, madalyonun diğer yüzünü görmeye çalışmaktır. Bunun için de iyi bir analiz ve gözlem yapma yeteneğine sahip olmak gerekir.

Egoyu bir tarafa bırakıp diğer bakış açılarını keşfetmeyi gerektirir. Bu şekilde kurulan duygu, düşünce ve bakış ortaklığı iletişimi etkili ve güçlü kılar. İletişim halinde olunan kişileri anlama, hissiyat ve düşüncelerini algılama ve yönetme, kendini ifade etme konularında duygusal zekâsı yüksek kişilerin daha başarılı oldukları görülür. 

Soru Sorma Becerisi

Soru sorma, iletişimi zenginleştiren, interaktif bir iletişim kurulmasını sağlayan ve iletişimde konsantrasyonu artıran bir iletişim becerisidir. Evet ya da hayır gibi tek kelimelik bir cevabı olan değil de “ne” ve “nasıl” gibi açıklama gerektiren, açık uçlu ve iletişimi sürdürebilir kılan sorular sorabilmek aynı zamanda etkili bir iletişim kurmak ve iletişimi sürdürmek anlamına da gelir.

Etkili bir iletişimci olmak için, bir başkasının etkili bir şekilde iletişim kurduğunu anlayabilmeniz gerekir. Konuştuğunuz kişinin söylediklerinizi gerçekten anlayıp anlamadığını anlamanıza yardımcı olacak birkaç temel gösterge vardır. Bir dahaki sefere bir konuşma yaptığınızda aşağıdaki ipuçlarına dikkat edin ve iletişimin etkili olup olmadığını belirlemenize nasıl yardımcı olabileceklerini görün.

Nicelik Değil, Nitelik

Etkili iletişimin en önemli göstergelerinden biri nicelikten çok niteliktir. Yani, kısa ve anlamlı bir konuşma yapmak, uzun ve sıkıcı bir konuşma yapmaktan daha iyidir. Kendinizi hiçbir yere varmayan bir sohbetin içinde buluyorsanız, bunun nedeni muhtemelen karşınızdaki kişinin söylediklerinizi gerçekten dinlemiyor olmasıdır. Bir sonraki söyleyeceklerini düşünüyor olabilirler ya da zihinleri tamamen dağılmış olabilir. Her iki durumda da, bu her iki kişinin de zamanını etkili bir şekilde kullanması anlamına gelmez.

İyi Bir Dinleyici Konuşmacıyı Cesaretlendirir

Bir kişinin etkili iletişim kurduğunun bir diğer işareti de konuşmacının sözünü kesmek yerine onu teşvik etmesidir. İyi dinleyiciler göz teması kurar, ara sıra başlarını sallar ve uygun olduğunda sorular sorarlar. Kesinlikle gerekli olmadıkça konuşmacının sözünü kesmezler ve iyi bir duruş ve beden dili sergileyerek konuşmacının söyleyecekleriyle ilgilendiklerini belli ederler.

Vermek ve Almak

Etkili iletişim iki yönlü bir yoldur. İletişimin başarılı olabilmesi için her iki tarafın da konuşmaya dahil olması gerekir. Bu, konuşmaya hakim olmak veya tüm konuşmayı diğer kişinin yapmasına izin vermek yerine sırayla konuşmak ve dinlemek anlamına gelir. İyi bir konuşmacı, her iki tarafın da dinlendiğini hissetmesi için konuşma ve dinleme arasında nasıl bir denge kuracağını bilir.

Biriyle etkili iletişim kurmak sadece açık ve net konuşmaktan daha fazlasını gerektirir - ancak bu kesinlikle bunun bir parçasıdır. Aynı zamanda dikkatle dinleyebilmeniz ve karşınızdaki kişiyi de aynı şeyi yapmaya teşvik etmeniz gerekir. Bir dahaki sefere biriyle konuşurken bu ipuçlarına dikkat edin ve usta bir iletişimci olma yolunda ilerleyin!