Kişisel Verilerin Korunması ve Biz
Işyerlerinde çalışanların kişisel verilerinin korunması, insan kaynakları yönetiminin en önemli sorumlulukları arasında yer almaktadır. İnsan kaynakları uzmanları olarak bizler, yıllardır çalışanların bilgilerini işleyip bu bilgilerle çalışma hayatında kanunlar çerçevesinde faaliyet göstermekteyiz. Mesleğimizin doğası gereği, bilgi güvenliği yönetimi sorumluluklarımızın ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir.
Konu | Açıklama | Yasal Süreç |
---|---|---|
Kişisel Verilerin Korunması | Meslek gereği elde edilen ve özel hayatı ilgilendiren kişisel verilerin korunması gerekliliği | Anayasa'nın 20. maddesi ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Avrupa Konseyi'nin Rolü | Kişisel verilerin korunması için Avrupa Konseyi tarafından standartların belirlenmesi | 21.01.1981 tarihli 108 Sayılı Sözleşme |
Özel Hayatın Gizliliği | Özel hayatın ve aile hayatının gizliliğinin korunması ve ihlal edilmesi durumunda suç sayılması | Yeni Ceza Kanunu |
İK'cıların Rolü | İK'cıların kişisel verilerin işlenmesinde ve korunmasında rolleri | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Güvenlik Adımları | Kişisel verilere erişimi kontrol etmenin önemi | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesi |
Aydınlatma Yükümlülüğü | Kişisel verilerin işlenmesi sırasında ilgili kişilerin bilgilendirilmesi gerekliliği | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi |
Sicil Kayıt Yükümlülüğü | Çalışan sayısı ve mali bilanço toplamına bağlı olarak Veri Sorumluları Siciline kayıt olma zorunluluğu | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Sicil Kayıt Zamanı | Veri sorumlularının sicile kayıt zamanlarına dair bilgi | 30.09.2019 ve 31.03.2020 tarihleri |
Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleyenler | Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olanların durumu | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Yurtdışında Yerleşik Kişi Veri Sorumluları | Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının sicile kayıt zorunluluğu | 01.10.2018 ve 30.09.2019 tarihleri |
Çalışanların kimlik bilgilerinden tutun da yeri geliyor evindeki probleme kadar pek çok özel bilgiye erişim sağlıyoruz. Bu nedenle, dolaplarımız, bilgisayarlarımız, hatta bazen ajandalarımız bile kilit altında kalıyor. Ancak mesleğimizi icra ederken gösterdiğimiz bu hassasiyetin abartılı olduğunu düşünen meslektaşlarımızın sözlü tacizlerine maruz kalmak da nadir rastlanan bir durum değil.
Günümüzde bilgi çağı yerini bilgi güvenliği yönetimi ve dijital çağa bırakırken, süreçlerimizi ve verilerimizi aynı gizlilik standartlarında yürütmemiz gerekiyor. Peki, bu gizliliğin yasal bir zorunluluk haline gelmesi kulağa nasıl gelirdi? Üzerinde çalıştığımız ve çeşitli raporlarda işverenlere ya da kurumlara raporladığımız kişisel bilgilerin sınırlandırılması ve bunun yüzde yüz sorumluluğunun bize verilmesi ne anlama geliyor?
Avrupa Konseyi, tüm üye ülkelerde kişisel verilerin aynı standartlarda korunması ve ülke dışı veri akışı ilkelerinin belirlenmesi amacıyla hazırladığı "Kişisel Verilerin Otomatik İşleme Tabi Tutulması Karşısında Bireylerin Korunmasına İlişkin 108 Sayılı Sözleşme"yi 21.01.1981 tarihinde Fransa'nın Strazburg şehrinde imzalayarak yayımlamıştır (Akgül, 2014, s. 23). Söz konusu sözleşme ülkemiz tarafından da imzalanmış ve 17.03.2016 tarihinde Resmi Gazete'de yayınlanarak yasal düzenlemelerin yapılması gerekliliği ortaya çıkmıştır.
Esasen Anayasamızın 20. maddesinde özel hayatın gizliliği kanunu ile ilgili bir hüküm yer almaktadır:
Herkes, özel hayatına ve aile hayatına saygı gösterilmesini isteme hakkına sahiptir. Özel hayatın ve aile hayatının gizliliğine dokunulamaz. (T.C. Anayasası, 1982, Madde 20)
Bu ilkenin ihlali halinde, yani özel hayatın gizliliği ihlal edilirse, artık yeni Ceza Kanunu'na göre fiil suç sayılacaktır. Kişisel bir bilginin ikinci ve üçüncü şahıslarca kötü kullanımının sonuçları açık olarak belirtilmiştir. Böylece özel hayatımız ve kişisel bilgilerimiz anayasal olarak güvence altına alınmıştır.
Ülkemizde anayasal bir dayanağı olan bu durum, Avrupa Konseyi tarafından da desteklenerek 24.03.2016 tarihinde "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu" kabul edilmiş ve 07.04.2016 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanarak hayatımıza girmiştir. Bu kanunun amacı, hak ihlallerinin önüne geçilmesi ve yaptırımların belirlenmesidir.
Peki biz İK uzmanları olarak bu kanunun neresindeyiz? Aslında kanunun tamamında yer alıyoruz. Kişisel verilere sahip olan bir vatandaş, kişisel verileri işleyen bir yetkili ve bu kanun çerçevesinde bu verilerin sorumlusu konumundayız. Dijital ya da manuel olarak işlediğimiz tüm kişisel bilgi, veri, doküman ve belgeler gerçek kişilerle ilgili olduğu için hak ehliyetine sahip olan herkes bu kanun kapsamındadır.
O halde şimdi ne yapacağız? İncelemelerim sonrasında en önemli üç adım göze çarpıyor. Herhangi bir aksaklığa mahal vermemek adına bunlara dikkat etmenizi ve konu hakkında eğitim almanızı tavsiye ederim:
1- Güvenlik: Mevcut çalışma sisteminizde odanızın, dolaplarınızın, bilgisayarınızın ve yedekleme için ne kullanıyorsanız ilgili noktalara erişime sizin dışınızda kimseye müsaade etmeyin. Veri işleme ve güvenlik standartlarını en üst düzeyde tutun.
2- Aydınlatma Yükümlülüğü: Kanunun 10. maddesine göre, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumluları veya yetkilendirdiği kişilerce, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bu bilgilendirme asgari olarak şu konuları içermelidir:
Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
İlgili kişinin Kanunun 11 inci maddesinde sayılan diğer hakları.
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü başlangıç tarihinin 01.10.2018 olması ve Sicile kayıt yaptırmaları için bu veri sorumlularına 30.09.2019 tarihine kadar süre verilmesinin kabulüne,
Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü başlangıç tarihinin 01.10.2018 olması ve Sicile kayıt yaptırmaları için bu veri sorumlularına 30.09.2019 tarihine kadar süre verilmesinin kabulüne,
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü başlangıç tarihinin 01.01.2019 olması ve Sicile kayıt yaptırmaları için bu veri sorumlularına 31.03.2020 tarihine kadar süre verilmesinin kabulüne,
Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları için Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü başlangıç tarihinin 01.04.2019 olması ve Sicile kayıt yaptırmaları için bu veri sorumlularına 30.06.2020 tarihine kadar süre verilmesinin kabulüne
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
- İlgili kişinin Kanunun 11. maddesinde sayılan diğer hakları
3- Veri Sorumluları Sicili Kaydı: Yıllık çalışan sayısı 50'den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü başlangıç tarihi 01.10.2018 olarak belirlenmiştir. Bu veri sorumlularına sicile kayıt yaptırmaları için 30.09.2019 tarihine kadar süre verilmiştir (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, 2018).
Türkiye'de kişisel veri yasası olarak bilinen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), GDPR ve kişisel veri koruma yasasına uyum sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Bu kanun, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemeyi amaçlamaktadır (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 2016, Madde 1).
İnsan kaynakları yönetiminde çalışanların kişisel verilerinin korunması kritik öneme sahiptir. Bu nedenle, veri aktarımında gizlilik ilkelerine uymak ve çalışanları aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek büyük önem taşır. Özellikle hassas kişisel verilerin işlenmesi söz konusu olduğunda, veri sorumluları sicili kaydı yapmak ve KVKK hükümlerine uygun hareket etmek yasal bir zorunluluktur.
Kişisel verilerin korunması, sadece kişisel verilerin korunması hukuku alanında değil, aynı zamanda özel hayatın gizliliği kanunu kapsamında da ele alınması gereken bir konudur. Anayasal bir hak olan özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumunda ihlal edilmiş olur. Bu nedenle, insan kaynakları uzmanları olarak bizlerin, çalışanların kişisel verilerini koruma konusunda azami dikkat ve özen göstermemiz gerekmektedir.
Sonuç olarak, kişisel verilerin korunması, başta insan kaynakları yönetimi olmak üzere tüm kurumsal süreçlerde öncelikli bir konu haline gelmiştir. Yasal düzenlemelere uyum sağlamak, veri güvenliğini sağlamak ve çalışanların haklarını korumak için gerekli tedbirleri almak, insan kaynakları uzmanlarının temel sorumlulukları arasında yer almaktadır. Bu bilinçle hareket ederek, kişisel verilerin korunması konusunda örnek bir tutum sergilemeli ve kurumlarımızda bu konuda farkındalık oluşturmalıyız.
Kaynakça:
Akgül, A. (2014). Kişisel Verilerin Korunması. Ankara: Yetkin Yayınları.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu. (2018). Veri Sorumluları Siciline Kayıt Yükümlülüğü Hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 03.04.2018 Tarihli ve 2018/33 Sayılı Kararı. Ankara: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (2016, 7 Nisan). Resmi Gazete (Sayı: 29677). Erişim adresi: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.6698.pdf
T.C. Anayasası. (1982, 18 Ekim). Resmi Gazete (Sayı: 17863). Erişim adresi: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.2709.pdf
Süleyman Demirel Üniversitesi'nde İnsan Kaynakları Yönetimi/Personel Yönetimi bölümünde önlisans yapmıştır. Sonrasında Anadolu Üniversitesi Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri bölümünden mezun olmuştur.