Ön muhasebe genel muhasebenin bir önceki aşamasıdır. Ön muhasebe ile kayıt altındaki tüm hareketleri genel muhasebe ile detaylı olarak sınıflandırır ve değerlendirirsiniz. Yani ön muhasebe sizin genel muhasebe işlemleriniz için kullanacağınız verilerdir. Genel muhasebe kursu ile ön muhasebe verilerini değerlendirmeyi ve yönetmeyi öğrenirsiniz. 

Ön muhasebe sayesinde cari hesap takibi, nakit akışının kontrolü, banka hesaplarının takibi, stok takibi, fatura kesim işlemleri, satışların aylık ya da yıllık olarak gelir ve giderlerle birlikte raporlanması sağlanır. Cari hesap takibi ile borcunuzu ya da alacağınızı anlık olarak görebiliyorsunuz. Müşterilerinize satış yaptığınız sırada kayıtlara vade tarihi eklemeniz müşterilerinize ödeme bildirimleri göndermeniz kolaylaşır ayrıca nakit akışınızı daha rahat yapabilirsiniz.

Stok takip işlemi ile hali hazırda elinizdekilerin kontrolünü yapabilir ayrıca stoktaki ürünlerinize yatırmış olduğunuz para miktarını da görebilirsiniz. Kolay veri girişi ile önceden girdiğiniz cari bilgiler kullandığınız muhasebe yazılımının bulut sisteminde kayıtlı olacağından aynı verileri defalarca girmenize gerek olmaz. Basit ve pratik bir şekilde şirketinizin ön muhasebe kayıtlarını düzenli tutmak tüm bu anlık takipleri yapabilmenizin yanı sıra genel muhasebe işlemlerinizin hızlı ve kolay olarak yapılmasını sağlar. 

Ön muhasebe elemanı, şirket ya da işletmelerin mali kayıtlarını tutan ve günlük rutin işlerini yerine getiren kişidir. Çalıştığı firmanın finansal işlemlerini muhasebeleştiren ve tahsilat işlemleri ile ilgilenen kişidir. Bunların yanı sıra evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi ile ilgili işlemler yapan kişidir. Çalıştığı şirketin mali işlerinin kolaylaştırdıkları için yöneticiler ve şirketler tarafından büyük bir öneme sahip olan kişidir. Muhasebe işlerine yardımcı olduğu için ön muhasebe elemanı unvanına sahip kişidir.

Ön muhasebe elemanı, çalıştığı şirketin günlük finansal olaylarını muhasebeleştiren, cari takip ve fatura takibi yapan, banka hesaplarının kontrolünden sorumlu olan ve verimlilik esaslı çalışan kişidir. Ön muhasebe elemanı tahsilat işlemlerinin yapılması, vergi girişlerinin yapılması, personelin maaş ve primlerinin yatırılması vb. birçok işlemden sorumlu olan kişidir. Muhasebe faaliyetlerine yardımcı olan ve muhasebe işlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde ilerlemesini sağlayan kişidir. Yaptığı takipten dolayı titiz çalışmanın öneminin büyük olduğu bu departmanda, karışıklık yapmadan belirli bir düzenle işini yapan kişidir. Yaptığı takiplerden dolayı yoğun dikkatle çalışması gereken kişi olarak tanımlanır.

Ön muhasebecinin yaptığı işler

Ön muhasebenin işi işletmenin büyüklüğüne ya da departmanına bağlı olarak farklılık gösterse de genel anlamda yaptıkları işler şunlardır;

• Şirket ya da işletmenin günlük, aylık ve yıllık olarak stok takibini yapmak ön muhasebenin işi olarak kabul edilir.

• İşletmenin fatura takibini yapmak ön muhasebenin işi arasında yer alır.

• Teklif alma ve verme, sipariş ve satış takibi yapmak ön muhasebenin işi arasında yer alır.

• Çalıştığı tedarikçilerinin hesap takibini yapmakta ön muhasebenin işi arasında kabul edilir.

• Cari hesap borçları ve alacaklarının takibini yapar.

• Müşteri CRM takibi yapar.

• Masraf giderlerinin takibini yapmak yapılan önemli işler arasında yer alır.

• Çalıştığı işletmenin banka hesaplarının takibini yapmak ön muhasebenin işi arasında yer alır.

• Çalışılan şirketin yöneticilerine ve paydaşlarına gerekli raporlama işlemlerini yapmak bu departmanın görevidir.

• Mali müşavirlerin istedikleri verileri hazırlayıp sunmakta bu departmanın görevi arasında yer alır.

• Fatura ve irsaliye takibi yapmak ön muhasebenin işi arasındadır. Bunların takibinin düzenli bir şekilde yapılması, ilerleyen aşamalarda çalışılan işletmeye fayda sağlamaktadır.

• Stok ve depo takibinin yapılması bu departmanın önemli görevleri arasında yer alır. Çünkü ürün alım ve satımı yapan işletmeler için depolardaki malın takibinin yapılması oldukça elzem bir konudur. Stok takibinin yapılması da en çok satılan ürünler hakkında işletmenin bilgi sahibi olmasını sağlayan bir konudur.

• Çek ve senetlerin takibini yapmak bu departman için vazgeçilmez bir iştir.

• İşletmedeki çalışanların takibini yapmak ön muhasebecinin işi arasındadır. Çalışanların maaş, prim, ek ödeme, vergi giderlerini takip etme ve bunları bilerek ödemeleri planlamak şirkete kazanımlar sağlamaktadır.

Ön muhasebe elamanının nitelikleri;

• İyi derecede bilgisayar kullanabilmeli,

• MS Office programlarını adı ve soyadı gibi bilmeli,

• Ön muhasebe alanında çıkan yazılım programlarını kullanabilmeli,

• Yoğun iş temposuna dayanabilmeli,

• Ön muhasebe elemanının nitelikleri arasında etkili iletişim teknikleri konusunda bilgi sahibi olmalı,

• Etkili sunum teknikleri hakkında bilgi sahibi olmalı,

• İnsan ilişkilerinde iyi olmalı,

• Ön muhasebe elemanının nitelikleri arasında takım çalışmalarında etkin bir rol üstlenebilme olmalı,

• İş disiplini yüksek, titiz ve sorumluluk sahibi olmalı,

• Zaman yönetimi konusunda etkili olmalı,

• İyi bir diksiyona sahip olmalı,

• Alanındaki yenilik ve gelişmeleri takip eden biri olmalı,

• Sürekli kendisini geliştirmeye istekli biri olmalıdır.