Yönetici Asistanlığı İle İlgili Kavramlar ve Anlamları

Yönetici asistanlığı, çağdaş çalışma hayatının önemli bir parçasıdır. Yönetici asistanları, işletme veya organizasyonların çalışanlarının günlük çalışma işlerinde destek sağlamak amacıyla görevlendirilmiş olan kişilerdir. Bu makalede, yönetici asistanlığının kavramları ve terimleri incelenecektir.

Yönetici Asistanlığı İle İlgili Kavramlar ve Anlamları Nelerdir?

Öncelikle, yönetici asistanlarının çalışma görevleri, yetenekleri ve sorumlulukları tartışılacak ve yönetici asistanlığının çalışma ortamında uygulanması gereken profesyonel ilkeler hakkında bilgiler verilecektir.

Yönetici asistanları genellikle üst düzey liderlerle birlikte çalışarak onları rollerinde destekler ve bu da çeşitli beceri ve sorumluluklar gerektirir. Bu görevler arasında ofis operasyonlarını yönetmek, toplantılar düzenlemek, belgeleri incelenmek üzere hazırlamak, toplantılarda not almak, personelden ve paydaşlardan gelen soruları yanıtlamak, belgeleri ve kayıtları dosyalamak ve düzenlemek gibi idari yardım sağlamak, randevuları planlamak ve diğer görevler yer alır. Bu görevlere ek olarak, yönetici asistanları seyahat düzenlemeleriyle ilgilenmekten ve patronlarının toplantılar veya randevular için yeterince hazırlıklı olmasını sağlamaktan da sorumlu olabilirler.

1. İş planı: İş planı, yönetici asistanlığı süreçlerinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak için kullanılan bir stratejidir. Yönetici asistanı, iş planını kullanarak, ödül ve cezai maddeleri içeren nihai hedefler koyar ve bunların başarılı bir şekilde gerçekleşmesini sağlar. Örnek olarak; bir yönetici asistanı, bir CEO'nun kısa vadeli hedeflerinin belirlenmesine yardım etmek için aylık iş planları oluşturabilir. Bu planlar, yönetici asistanı tarafından yöneticinin hedeflerini tam olarak anlamasını ve tüm kullanıcıların gereksinimlerini karşılamak için gereken güç ve emeği sağlamasını sağlar.

2. Maliyet hesaplaması: Maliyet hesaplaması, bir yönetici asistanının, bir projenin zaman, kaynak ve emek gibi giderlerinin saptanmasını sağlaması için kullandığı bir stratejidir. İşlem, projenin bütçesinin çıkarmak ve kaynakların ücretlerini makul bir şekilde tahmin etmek için kullanılan bir aracın aracıdır. Örneğin, bir firma bir restorasyon projesi ile ilgiliyse, maliyet hesaplaması, kullanılan iş gücü, yapı malzemeleri, kiralama ücretleri ve diğer giderlerin toplam harcama miktarını hesaplamak için kullanılır.

3. İş gücü yönetimi: İş gücü yönetimi, organizasyonun etkin bir şekilde çalışmasını desteklemek ve iş gücünün verimli çalışmasını takip etmek için kullanılan bir yönetim tekniğidir. İş gücü yönetimi, örgüt içerisindeki tüm kaynakları etkin ve verimli bir şekilde yönetme, kullanma ve değerlendirmeyi kapsamaktadır. Örnek olarak, bir ofis asistanının planlarını organize etmesi, çeşitli iş görevlerini yürütmesi ve gerekli kaynakların üretimini takip etmesi gibi işleri iş gücü yönetimi ile yönetmesi gerekir.

4. Dosyalama sistemi: Dosyalama sistemi, yönetici asistanlığında kullanılan bir sistemdir ve sunulan hizmetleri veya ürünleri doğru şekilde saklamak için kullanılır. Dosya sisteminde her bir dosya, kullanıcının belirli bir tarihe veya bir başka tür kategorilere göre dosya adı altında sınıflandırılır. Örneğin, bir ürünün tarih ve ürün kodu alarak bir dosyasında kaydedilmesi bu dosyalama sisteminin bir örneğidir.

5. İş takibi: İş takibi, yönetici asistanlığında yöneticinin işlerini ve faaliyetlerini gözlemlemek ve izlemek amacıyla kullanılan bir araçtır. Bu, yöneticinin işi ve zamanını anlamasını ve denetimini sağlamak için kullanılır. Yönetici asistanı iş takibinde, şirketin üst yöneticilerinin stratejisini çalışmak, işleri ve projeleri planlamak, sonuçlarını izlemek ve rapor etmek gibi yeteneklerinden bahsedebilir.

   Örnek: Yönetici samt müşterilerinin talep ettiği tarihlerde yürürlüğe girecek yeni bir ürüne ulaşmak için çalışıyor. Yönetici asistanı, yöneticinin ileriye dönük planlarını, zaman çizelgelerini ve işle ilişkili giderleri takip eder. Yönetici asistanı, ürünün piyasaya sürülmesiyle ilgili detayların takibi ve yöneticinin gerekli yaklaşımını alması için gerekli raporları teslim eder.

6. Not tutma: Not tutma, herhangi bir toplantı, sunum veya görevlerden alınan notların kaydedilmesi işlemidir. Amacı, herhangi bir konuşmanın detaylarını veya yöneticiye verilen görevleri özetleyerek, yöneticiye ve diğer kaynaklara erişebilme olanaklarını sağlamaktır. Örneğin, bir konuşma sırasında toplanan notlar, sunumda kullanılan sözlerin özetini, gönderilecek bildirimleri ve diğer ayrıntıları kaydedebilir. Notlar, başka bir zamana veya toplantıya ertelenebilecek konuların kayıt altına alındığı veya kullanılabilecek stratejilerin belirlenmesine yardımcı olabilir.

7. Telekonferans: Telekonferans; fiziksel olarak aynı ortamda olmayan ve mekanları farklı olan çoklu katılımcılar arasında yapılan sanal toplantıları tanımlayan bir kavramdır. Telekonferans; iki yada daha fazla konuşmacı arasında gerçek zamanlı olarak gerçekleştirilen karşılıklı sözlü iletişimin kurulabilmesi için gerekli olan teknolojik altyapıya dayanılarak uzak mesafelerde bulunan kişiler arasında toplantılar düzenlemeyi sağlar. Örnek olarak, video konferansları telekonferans teknolojisiyle düzenlenerek uzak mesafeler arasında fiziksel olarak aynı ortamda bulunmaksızın kişilerin bir araya getirilmesi sağlanmaktadır.

8. Ofis ekipmanları: Ofis ekipmanları, yönetici asistanlığı biliminde alışılmış biçimde ofisin etkin bir şekilde işletilmesi için gerekli olan çeşitli girdi ve çıktı cihazlarının oluşturduğu yazılım ve donanımları ifade eder.

   Örnek olarak masaüstü bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar, ofis yazılımları, fakslar, tarayıcı-kopyalayıcılar, internet, e-posta, telefon sistemleri gibi.

9. Seyahat planlaması: Seyahat planlaması, yönetici asistanlığında bir asistana, bir üst düzey yöneticinin tüm seyahatlerini organize etme sürecini anlatmaktadır. Bu süreç, uygun uçuş tarih ve seferlerinin, yeterli oda kalabalıklarının ve seyahat masraflarının önceden planlanmasından oluşur. Bunun için asistan, cazip fiyatlı ve güvenilir uçuşlar arayıp, asistan tarafından bilinen en cazip otel ve restoranları aramasını gerektirir. Örnek olarak, yönetici bir seyahat gerçekleştirecekse, asistanın tam bir seyahat yapma listesi oluşturması gerekebilir. Bu liste, konumu, seyahatin tarih ve saatleri, uçuş numarası, otel konumu, yeme ve etkinlikleri, araç kiralanma yerleri gibi, seyahate ilişkin tüm detayları içerebilir.

10. Performans yönetimi: Performans yönetimi, bir organizasyonda çalışanların her biri için ölçülebilir ve ölçülebilir standartlara uygun olarak görevlerinin icrası için çalışmalarının organizasyon olmayı amaçlayan bir yönetim stratejisidir. Örneğin; bir belediye otoritesi, çalışanlarına her ay atanan durakların tümünün 45 dakika içinde temizlenmesini sağlamaları için standartlar belirleyebilir. Her çalışanın bu standartların her ay karşılanıp karşılanmadığını ölçerek performansını değerlendirebilir.

11. Çağrı yönetimi: Çağrı yönetimi, müşterilerle olan telefon iletişimini organize etmek için kullanılan bir teknolojidir. Yönetici asistanları ve Müşteri Hizmetleri personelinin çağrıları daha etkin bir şekilde yönetebilme ve çağrılar arasında aralara alma olanağı sağlar. Bu teknoloji çağrı yöneticilerinin çağrıların portföyünü otomatik olarak yönetebilmesine olanak sağlar. Ayrıca çağrıların kayıtlarının kolayca arşivlenmesini ve saklanmasını sağlayarak, bir sonraki çağrıya geçiş hızını arttırır. Örnek olarak, çağrı yönetimi yazılımı, verilen çağrıların güvenli bir şekilde kayıt altına alınmasını sağlar. Bu sayede, çağrı sırası arasındaki yenileme aralıkları belirlenebilir ve iletişim ve geri bildirimlerin kaydı kolayca tutulur.

12. Sekreterlik hizmetleri: Sekreterlik hizmetleri, bir yönetici asistanının görevlerini gerçekleştirmesi için gerekli olan temel becerilerini içerir. Bu beceriler arasında, sunum hazırlama, toplantıların yönetilmesi, belgelerin düzenlenmesi, telefonların yönetilmesi ve mesajların yanıtlanması sayılabilir. Örnek olarak, bir yönetici asistanının toplantı notlarını alması ve onları konuya göre organize etmesi ve buna göre bir rapor oluşturması gerekir. Ayrıca, önemli e-postaları cevaplayarak diğer şirket çalışanları ile iletişim sağlamaya çalışmaları gerekebilir.

13. Toplantı yönetimi: Toplantı Yönetimi, bir toplantının etkin bir şekilde ve başarılı bir şekilde düzenlenmesine katkıda bulunan bir bilim dalıdır. Asistanlar, toplantı odalarını ayarlayarak başlarlar ve tüm detayları ayarlayarak tüm katılımcıların konuşmalarını keyfe keder ve kolaylıkla devam ettirebilmelerini sağlar. Teknik ve organizasyonel becerileri kullanarak, toplantının amacına en uygun şekilde gerçekleşmesine yardımcı olurlar.
    
    Örnek: Bir çalışma grubunun toplantı yönetiminde asistan, projeyi çözmek için tasarlanan özgün çözümler üzerinde tartışmak için toplantıya toplantı odalarının ayarlanması için başlar. Asistan, toplantıya sunulacak materyallerin hazırlanmasını ve toplantının kaydedilmesini de takip eder. Ayrıca, toplantıya katılan tüm kişilerin görüşlerinin dikkate alındığından emin olmak için önceden ayarlanmış süreçleri izleyecek ve tüm toplantı protokolünü uygulayacaktır.

14. Raporlama: Raporlama, kurum içi ve/veya dışındaki bir örgütün üyelerine gönderilen yazılı raporlar aracılığıyla gerçekleştirilen kurumsal düzeyde aktarım bilgileri anlamına gelir.Yönetici asistanının görevi olarak, raporlama yöneticiyi desteklemek için çeşitli kaynaklardan toplanan verilerin raporlar halinde düzenlenmesidir. Örnek olarak, yöneticinin şirket raporlarını takip etmesi ve günlük kurumsal iletişimin aktarılması için raporları düzenlemek yönetici asistanının görevi olabilir.

15. İş zekası: İş zekası, veri ve analizleri kullanarak, kurumsal karar alma süreçlerini ve işlemlerini optimize etmek için uygulanan stratejik bir yaklaşım olarak tanımlanır. Bu yaklaşım, her işlemde daha iyi kararlar verebilmeyi sağlayacak bilgi, görünüm ve önlemlerin alınmasını amaçlar.

    Örnek vermek gerekirse; bir e-ticaret sitesinin kullanıcı deneyimini geliştirmek, çevrimiçi mağaza sitelerinin alışveriş alışkanlıklarına ve ziyaret oranlarına dayalı olarak, güncel öneri çözümleri geliştirmek gibi uygulamalarda İş zekası yöntemlerini kullanılabilir.

16. Ofis yazışmaları: Ofis yazışmaları, işletmenin günlük iş akışının içinde meydana gelen yazılı iletişim aracıdır. Ofis yazışmaları, mektup, posta, e-posta, rapor gibi türleri arasında değişiklik göstermektedir. Ofis yazışmalarında yazılı bir şekilde ifade edilen görüş, bilgi ve fikir, belirli biçimde ifade edilir, itina ile yazılmalı ve orijinal olmalıdır. Örnek olarak,Pamukkale İşletmeciliği A.Ş'nin Müdürü adına sayın... gibi bir mektup yazılabilir. Sayın ...,Pamukkale İşletmeciliği A.Ş'nin Müdürü olarak size, firmanın üretim noktasındaki zorluklardan bahsetmek istiyorum. Şirketimizin son birkaç aydır en önemli meselelerinden biri, siparişlerin hatalı olarak firmaya gönderilmesidir. Sık sık yenilenen ürün yapısı, müşterilerin beklentilerini artırarak scoşukluğu arttırmaktadır. Bu durumdan kurtulmak için gerekenleri yapmaya çalışmaktayız.

17. Randevu takvimi: Randevu Takvimi, yönetici asistanları tarafından kullanılan bir çoklu görev planlama ve zaman yönetimi aracıdır. Bir yönetici asistanı tarafından 06:00 pm'den itibaren yöneticilerinin aktivitelerini planlamak, takip etmek ve yönetmek için kullanılan bir araç olarak düşünülebilir. Örnek olarak, bir yönetici asistanı, CEO'nun tüm gününü dolduracak olan herhangi bir toplantıyı planlamak için Randevu Takvimini kullanabilir. Takvime toplantıya katılacak kişilerin adı, toplantının konusu, toplantının nerede gerçekleştirileceği gibi bilgileri ekleyebilir ve CEO'nun hangi zaman dilimlerinde toplantıya katılacağını görebilir.

18. Mail yönetimi: Mail yönetimi yönetici asistanlığında kullanılan bir mekanizmadır. Başka bir deyişle, görevlilerin günlük olarak karşılaştıkları mektupları ve çeşitli iletileri kategorize etmelerine, izlemelerine ve organizasyonlarına izin veren bir e-posta takip sistemidir. Yönetici asistanları mektupların geçerliliklerini ve ardından gerekli işlemleri adım adım yapmalarına odaklanmak zorunda kalırlar. Örnek olarak, yönetici asistanları görevlilerin e-posta kutularında gelen sözleşmeleri, ücret yükseltmeleri, sunumlar ve diğer türleri tarafından istenilen belgeleri alıp teslim etmelerine yardımcı oluyorlar.

19. Proje yönetimi: Proje yönetimi, bir projenin başarıyla tamamlanması için önceden tanımlanmış bir çerçeve içinde bir dizi işi organize ve yönetmeye olanak sağlayan bir süreçtir. Proje yönetimi bir projenin kapsamını, zamanını ve maliyetlerini yöneterek tüm adımların başarıyla tamamlanmasını sağlar. Örnek olarak, bir kuruma belirli bir takım kurallara uygun yeni bir yazılım sistemi kurma projesi belirlenmişse, proje yönetimi; projenin kapsamını, gereksinimlerini, kaynaklarını, aşamalarını, zaman çizelgesini ve maliyetlerini yönetmeye yardımcı olacaktır.

20. Yönetici asistanı: Yönetici Asistanı, bir kurum için önemli yetki ve personel ve diğer sorumlulukların planlanmasının ve ve uygulanmasının yönetimine yardımcı olacak kişi, görev veya hizmetler sunarak özel olarak yetkilendirilmiş olan kişidir. Yönetici asistanı, şirketin yönetimini desteklemek amacıyla başkan, CEO ve diğer diyaloga katılanlarla bir araya gelir, toplantıları organize ve izler ve yazılı veya sözlü talimatlar alıp uygular. Örnek olarak, yönetici asistanın belirli bir müdür tarafından görevlendirildiğinde, bu görev bültenler hazırlamak, program takvimleri yönetmek, toplantıları organize etmek, araştırma ve raporlarını hazırlamak, müşterilerle iletişim kurmak ve dağıtım görevleri gibi personel ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılabilir.

21. Bütçe yönetimi: Bütçe yönetimi, yönetici asistanlığında önemli bir konudur. Yönetici asistanlarının bir büro fonunu çalışmaları için planlamaları ve denetlemeleri için kullanma sorumluluğu vardır. Bütçe yönetimi, verilen bir kısıtlama içinde mevcut kaynakları en verimli şekilde kullanmayı öngören bir yönetim yöntemidir. Örneğin, bir yönetici asistanının pahalı jet seyahatlerini tasarruf etmek için uçuk tarihler araması, biletleri kıyaslaması ve yerel bir yolculuk planlaması dahil olmak üzere bütçeci yaklaşımlarını kullanacağıdır.

22. İş takvimi: İş takvimi, yönetici asistanlığında kullanılan bir yönetim aracıdır. Bir yönetici asistanının planlamalarını ve çalışmaları takip etmesine yardımcı olur. Yönetici asistan yardımcısının görevlerini düzenlemek ve müşterileriyle, çalıştığı çalışanlarla ve çeşitli toplantı salonlarıyla iletişim kurmasını sağlamak için kullanılır. Aynı zamanda yönetici asistanının görevinin sonuçlarını takip etmesine de yardımcı olur. Örnek olarak, yönetici asistanının müşteri toplantılarını takip etmek ve her hafta mevcut görevler için toplantı kayıtlarını tutmak için iş takvimi kullanılabilir.

23. Toplantı koordinasyonu: Toplantı koordinasyonu, bir yönetici asistanı tarafından yönetilen bir sürece ve organizasyona dayalı süreçlerin planlanması, yönetilmesi ve denetlenmesi için yaygın olarak kullanılan bir stratejidir. Bir toplantının başarılı olması için, asistanın tüm detayları önceden planlaması, müdahale sağlaması ve toplantıya katılımcılar arası kişisel iletişimlerin iyi organize olması gerekir. Örnek olarak, önceden kayıt işlemleri, toplantı yeri ve tarihi, konuk listesi, iletişim kanalları, asıl konu, toplantı amaçlarının tutturulması gibi faktörlerin hepsi doğru şekilde organize edilmelidir.

24. İşletme yönetimi: İşletme Yönetimi, bir örgütün, organizasyonun veya işletmenin, kaynaklarını etkin bir şekilde kullanarak hedeflerini ulaşmak için planlama, organize etme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol etmeyle ilgili süreçleri oluşturmak için geliştirilmiş bir metoddur. Örnek olarak, bir hayvan hastanesi sahibi, haftalık, günlük ve aylık programlarını geliştirmeli ve koordine etmeli, canlı malzemelerin miktarını, tedarikçiler gibi bilgisteri, çalışanların performansını ve ürün kalitesini kontrol etmeli, vb.

25. Müşteri hizmetleri: Müşteri Hizmetleri, yönetici asistanlığı biliminde, müşterilerin taleplerini karşılamak ve sağlanan hizmetler üzerinden müşteri memnuniyetinin maksimize edilmesi için yönetilen zihinsel ve fiziksel süreçlerin tümünü ifade eder. Örnek olarak, bir müşteriyle yapılan bir telefon görüşmesinde, profesyonel bir şekilde yanıt vermek, müşterinin talebini tamamen anlamak ve onları memnun etmek müşteri hizmetlerinde önemli bir roller oynamaktadır.

26. İletişim yönetimi: İletişim yönetimi, yöneticilerin kurumsal kaynaklarını istihdam ederek verimli ve etkili bir şekilde mesajlarını paylaşmaya yeterli stratejiler ve prosesler sağlamak için uyguladıkları kurumsal komünikasyon yeteneklerinin bir kombinasyonudur. İletişim Yöneticisi, bir mesajın göndericisinden alıcısına ulaşmasını sağlamakla görevlendirilir. Örnek olarak, bir yönetici asistanı çalışanının görevleri arasında, üstlerinden gelen talimatları istatistikleri toplayarak destekleyecek ve ilgili kuruluşlar ile edindiği verileri gönderecek insanlara doğru yolu ve yöntemi ile ulaştırması da dahil olmak üzere, kurumsal iletişimin iş akışını sağlaması için her türlü girişimleri yürütmesi bu iletişim yönetiminin bir parçasıdır.

27. Yönetici koordinasyonu: Yönetici koordinasyonu, stratejik planlama ve karar alma süreçlerinin daha efektif ve verimli hale getirilmesi için özellikle yöneticilere odaklanan bir yaklaşımı ifade eder. Yönetici koordinasyonu; yönetici ve organizasyon stratejisinin ortaya konulması, çalışma alanlarının tanımlanması ve eylemlerin önceden saptanmış hedefler doğrultusunda gerçekleştirilmesi için gerekli olan çeşitli Operasyonların planlanması ve uygulanmasını içerir.
    
    Örnek: Bir teknoloji şirketinde, bir yönetici asistanının, yönetici tarafından atanan operasyonların uygun web enstrümanları ve kaynaklarının kullanılmasına yardımcı olması gibi çeşitli görevlerde koordinasyonu sağlaması, yönetici koordinasyonu olarak ifade edilebilir.

28. İş etiği: İş etiği, iş yerlerindeki mesleki ve kişisel sosyal davranışlarla ilgili kuralların toplamını tanımlar. İş etiği, karşılıklı saygıyı ve olağanüstü davranışların gerçekleşmesini sağlayan çalışma ortamlarının önemli unsurlarından biridir. Örnek olarak, yönetici asistanlarının bir çalışma ortamında duyarlı olması, aralarındaki diyalogu kontrol etmesi ve güvenilir bir elaman olarak hareket etmesi gerekmektedir. Ayrıca, iş etiği gereğince, çalışanların firma sırlarını gizlemesi ve firmaya zarar vermemesine dikkat etmesi gerekir.

29. Görev dağılımı: Görev dağılımı, yönetici asistanlığı görevlerinin yönetici ve asistan arasında nasıl bölüneceğini saptamak için yönetici asistanları arasında yaygın olarak kullanılan bir metottur. Görev dağılımının amacı, işi üstlenenlerin yetenek ve becerilerini kullanarak işin etkin bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktır. Örnek olarak, bir yönetici asistanının görevlerinin bir kısmının yönetici tarafından yönetilmesi ve geri kalanının asistan tarafından üstlenmesi görev dağılımının bir örneğidir. Yönetici tarafından incelenmesi gereken daha karmaşık görevler asistana devredilebilir ve daha basit ve standart görevler yöneticinin görevinde tutulabilir. Bu kaynakların etkili bir şekilde kullanılmasına olanak sağlayarak, hem yöneticinin hem de asistanın kaleminden en iyi sonuçlar alınması sağlanmıştır.

30. Sosyal medya yönetimi: Sosyal medya yönetimi, örgütlerin farklı sosyal platformlarda etkili bir şekilde içeriği yayınlama, marka imajı oluşturma ve teşvik edici iletişim kurma için uyumlu ve etkili bir şekilde stratejiler geliştirmesini içeren bir süreçtir. Örnek olarak, bir markanın bir markalı hashtag kullanarak sosyal medya kullanıcıları arasında marka bilinirliğini arttırmaya çalışması örnek olarak verilebilir.

31. İş analizi: İş analizi, Yönetici Asistanlığının en önemli unsurlarından biridir. Asistan olarak, bir işin başarısının nasıl güvence altına alınacağının çok iyi anlaşılması gerekir. Bunu sağlamak için, temara bunu ölçecek ve analiz edecek bir strateji devreye almak gerekir. İş analizi, bir işin nasıl en iyi şekilde tamamlanabileceğini ortaya koymak için kullanılan bir tekniktir. Örneğin, ofis için yeni bir destek yazılımı satın almak için, şirketin mevcut ihtiyaçlarının analiz edilmesi, diğer opsiyonların incelenmesi ve mevcut kaynakların araştırılması gibi farklı prosedürleri içerir.

32. Risk yönetimi: Risk yönetimi, yönetici asistanlığında riskleri tanımlayıp izlemeyi sağlayacak stratejik çözümler geliştirmek için kullanılan bir yöntemdir. Risk yönetimi, potansiyel riskleri belirlemek, bunlar hakkında tahmin yürütmek, değerlendirmek ve kontrol etmek için kullanılan planlama stratejilerinin yakın izlemesini sağlamak ve erken uyarılar almak için uygun planlama ve organizasyon sağlamaya yardımcı olur. Örneğin, yönetici asistanı, COVID-19 salgınının tüm seyahat süreçlerine ve iş etkinliklerine yönelik riskleri belirleyebilir, izleyebilir ve çözümler geliştirebilir ve iş hakkında alınacak tedbirleri arttırabilir.

33. Ofis organizasyonu: Ofis organizasyonu,bir yöneticinin potansiyel olarak günlük çalışma rutininde en üst verimi alması için önlemleri ve hizmetleri yerleştirmenin bir yoludur. Bunun için, yöneticinin ihtiyaç duyduğu kaynakların engelleri ortadan kaldırarak ulaşılacağı şekilde adımlarla değerlendirilmesi gerekir.

    Örnek: Yöneticinin günlük ofis işlerine odaklanması için, ona uygun bilgisayar donanımı, çağrı merkezi ve yazılımlar sağlanarak onunla ilgili konularhan hayata geçirilebilir. Diğer taraftan, bir çağrı merkezi aracılığıyla ekrandaki seçenekleri dikkatlice okumak ve hangi operasyon tarafından gerçekleştirileceğini belirlemek yöneticinin iş yükünü hafifletmek ve birincil görevinin dışındaki masrafları önlemek için olumlu bir önlem olarak alınabilir.

34. Sunum hazırlama: sunum hazırlama, sunum yapmak için gerekli materyallerin toparlanıp kullanılır hale getirilmesini belirtmektedir. yönetici asistanlarından beklenen, tasarlayıp geliştirmek, gözlemlemek, biçimlendirmek, etkili bir sunuma dönüştürmek ve prepare etmek gibi işleri gerçekleştirmeleridir. örnek olarak, bir yönetici tarafından verilen mevcut projeyi özetlemek, makale ve görsel desteklerle donatmak ve konu başlıklarından faydalanarak sunumun hazırlanması sunum hazırlama sürecinin bir parçası olacaktır.

35. İşletme stratejisi: İşletme stratejisi; kurumun gelecekteki hedeflerine ulaşmak için kullanabileceği çevresine ve fırsatlarına uygun olarak belirlenen bir yaklaşım ve çözümler üretme planıdır. Örnek olarak; İngiltere'nin, Avrupa Ekonomik Topluluğuyla olan ilişkisini, başta bir sanayi politikası olmak üzere, uygun mal ve hizmet alım politikalarını, yenilik pazarlarının keşfedilmesini ve tüketici güvenini arttıracak teknolojik altyapılarının güçlendirilmesini içeren bir İngiltere stratejisi şeklinde belirtmek mümkündür.

36. İş planlama ve geliştirme: İş Planlama ve Geliştirme, Yönetici Asistanı olarak iş bilgisinin kontrol şeklidir. İş planlama ve geliştirme, her bir projede olması gereken tutarlı görevler ve zaman çizelgelerinin oluşturulmasına yardımcı olmak için kullanılan bir yöntemdir. Örneğin, yönetici asistanı, üst yöneticisi ve müşterilerin zorlu doğal çalışma ortamlarına adapte olmak için mümkün olan en yüksek standartlarını uygulamak üzere, kurallar belirleyip bu kuralları karşılayan görevleri tanımlamak ve programda çalışmaların arka planı oluşturmak için iş planlama ve geliştirme kullanabilir.

37. İletişim becerileri: İletişim becerileri, bir yönetici asistanının haberleşmek, arzulanan mesajı vermek ve almak için gereken beceridir. Bir yönetici asistanı için özellikle önemlidir çünkü, sözlü ve yazılı iletileri kullanarak, çeşitli soruları yönetmek, bilgileri doğru bir şekilde alıp, göndermek ve titizlik göstermek şartıyla uygun iletişim protokollerini uygulayabilmesi gerekmektedir.

    Örnek: Bir yönetici asistanının, işverenine bir genel toplantının toplantı öncesinde hatırlatıcı e-posta olarak göndermesi gerekir. E-postanın arka planını hazırlamak, alıcıları belirlemek, toplantının içeriğini girip, doğru adreslere göndermek, iletiyi kontrol etmek ve e-posta isteği olması durumunda harekete geçmek gibi görevler yürütmek de bu beceriyi etkili bir şekilde geliştirmek için gereklidir.

İlgili eğitim: Etkili Zaman Yönetimi Eğitimi

Yönetici Asistanlığı Neden Önemlidir?

Yönetici Asistanlığı, çağdaş çalışma ortamlarında önemli bir konudur. Yönetici asistanları, işletme veya organizasyonların çalışanlarının günlük çalışma işlerinde destek sağlamak amacıyla görevlendirilmiş olan kişilerdir. Yönetici asistanlarının temel görevleri, yetenekleri ve sorumlulukları, profesyonel ilkeler, çeşitli alanlarda yapılan işler hakkında sahip oldukları bilgileri güncel tutmaktır.

Yönetici Asistanlarının Görevleri Nelerdir?

Görevleri etkili bir şekilde yerine getirmek için yönetici asistanlarının güçlü organizasyon becerilerine, detaylara dikkat etmeye ve çoklu görev yapabilme becerisine sahip olmaları gerekir. İyi iletişim becerileri de diğer personelle etkili bir şekilde çalışmak ve üretkenliği kolaylaştırmak için kritik öneme sahiptir. Ayrıca, yönetici asistanları, ortaya çıkabilecek sorunları hızlı bir şekilde tespit edip çözebilmek için güçlü sorun çözme becerilerine sahip olmalıdır.

Gerekli becerilere ek olarak, yönetici asistanlarının günlük rutinlerine adapte etmeleri gereken belirli ilkeler ve uygulamalar da vardır. Bunlar arasında gizliliğin korunması ve hassas bilgilerle ilgilenirken sağduyulu davranmanın yanı sıra görevleri yönetmeye yönelik profesyonel bir tutuma sahip olmak da yer alır. Yönetici asistanları zamanlarını verimli kullanmalı ve tüm görevlerinin zamanında yerine getirilmesini sağlamak için organize olmalıdır.

Deneyimli yönetici asistanları, zor durumların üstesinden gelmek veya olumlu bir çalışma ortamı yaratmak için ek ipuçlarına sahip olabilir. Örneğin, yönetici asistanları ortaya çıkabilecek potansiyel çatışmaları öngörme ve ele almanın yanı sıra patronlarına veya diğer personele destek sağlama konusunda proaktif olmalıdır. Ayrıca, herhangi bir soru veya endişeye yardımcı olabilmelerini sağlamak için yeni politikalar veya prosedürler gibi kuruluştaki değişiklikler konusunda güncel kalmak için inisiyatif almalıdırlar.

Etkin Yönetici Asistanı Nasıl Olunur?

Yönetici asistanı olabilmek için bir önceki başlıkta anlattığımız görev tanımlarına uyum sağlayan bireylerin olması gerektiğini unutmamak gerekir. Bu görev tanımlarını öğrenmek ve etkili bir yönetici asistan olabilmek için katılabileceğiniz sertifika programları var. Ancak öyle her yerden bu eğitimi almanızı önermeyiz. İşin uzmanından tekniklerini öğrenmeniz çok önemli!

Enstitü'de Yönetici Asistanlığı kursu, yönetici asistanlarına çağdaş çalışma hayatında gerekli olan kavramları ve anlamlarını öğretmek için tasarlanmıştır. Deneyimli eğitmenimiz sayesinde etkin yönetici asistanı olmak için ihtiyacınız olan tüm bilgileri öğreneceksiniz. Yönetici asistanlarının çalışma görevlerini ve sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için, Enstitü'de yönetici asistanlığı kursumuza katılmalarını tavsiye ediyoruz!

Yönetici asistanlığında işlerin daha verimli bir şekilde ilerlemesi için, iyi bir planlamaya ve dikkatli bir yürütümlemeye ihtiyaç vardır.