Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır?

İş hayatında yazışmalar isim üzerinden yapılmaz. Örneğin merhaba gizem solak şeklinde ilerlemez. Merhaba Gizem Hanım. Merhaba Bora Bey. Ülkemizdeki ticari ilişkiler bu şekilde yürür.

Birisiyle yüz yüze konuşurken sözcüklerinizin yanlış anlaşılma ihtimali e-mail atarken yanlış anlaşılmaktan daha düşük ihtimaldir. Çünkü yazarken karşınızdaki sizi göremez. Mimikler, el ve yüz hareketleri yazıda yoktur. Öncelikle BÜYÜK HARFLE YAZMAYI TERK EDİN. Büyük harfle e-mail yazmak bağırıyormuş hissi verir.

Dosya ektedir. Eğer bunu yazdıysanız dosyanın ekte olduğundan emin olun. Bazı e-mail programları bu kelimeleri yazdığınızda ve dosya eklemediğinizde sizi uyarır. Ancak daha vahim bir durum daha var. İlgisi olmayan bir dosyayı eklemek.

CEO'nuza hitap ederken "Sayın Bay/Bayan/Dr./Prof [İsim]" ile başlayın ve ardından kim olduğunuzu ve onlara neden bu e-postayı gönderdiğinizi açıklamaya yardımcı olacak iletişim bilgilerini ve diğer ilgili bilgileri ekleyin.

İletilmesi gereken talep/mesaj ne olursa olsun net ayrıntılar verirken işleri kısa tutmaya çalışın; argo veya kısaltmalar gibi aşırı gayri resmi bir dil kullanmaktan kaçının, bunun yerine şirket içindeki konumlarına saygı gösteren bir dil kullanın ve aynı zamanda her zaman profesyonel olun.

Sonunda bu mesajları göndermeden önce yazılan içeriği her zaman düzeltin; ayrıca bu e-postaları, yazılanları okumak için günlerinden / programlarından zaman ayıracak olan kişilere karşı minnettarlıkla kapatın ve bu iletişim sürecine dahil olan her iki taraf arasında iyi niyet duygusu yaratın.

E-postanızın konusu çok öz ve net olmalıdır. Konu satırınız, okuyuculara e-postanızın konusunu en kısa ve net bir biçimde özetlemelidir. Konu satırı, okuyucuların e-postanızı okumaya veya silmeye karar vermesini etkileyecek kadar öz ve güçlü olmalıdır.

Bu, kişisel tercihlere ve gönderdiğiniz mesajın ne olduğuna bağlıdır. E-postalar genellikle kısa ve öz olmalıdır, ancak durumunuz gereği daha detaylı olması gerekirse, o zaman daha ayrıntılı olmalıdır. Ayrıca, mesajınızda destekleyici belgeler veya ekler eklemeyi de düşünebilirsiniz.

Kullandığın kelimelerin net ve doğru olması, mesajının anlaşılmasını kolaylaştıracak ve iletişimin etkili olmasını sağlayacaktır. Ayrıca, kullandığın kelimelerin herkes tarafından anlaşılır ve çoğu kişinin kullandığı anlamına gelen kelimeler olması da önemlidir.

E-mail başlığının oldukça kısa ve öz olması önerilir. Başlık 8-10 kelime arasında olmalı ve okuyucunun gözüne hemen çarpacak şekilde özetleyici olmalıdır.

Bir e-posta imzasını yaratmak için, adınız, işletmenizin ismi (varsa), işinizin unvanı, telefon numaranız, web sitesi adresi ve diğer iletişim bilgilerinizi içeren kısa bir metin belirtebilirsiniz. Örnek olarak, John Doe, Doe Enterprises, CEO, +1 5555 555 555, www.doeenterprises.com gibi bir şey kullanabilirsiniz. Ayrıca, isterseniz bir logonuzu veya bir resminizi de e-posta imzanızın altına ekleyebilirsiniz.

E-maillerinizde profesyonel, yetkin ve nazik bir dil kullanmanız önerilir. E-maillerinizi kurallara ve kurumsal kurallara uygun olarak yazmalısınız. E-maillerinizi kısa ve öz olacak şekilde yazmalısınız. Öfkeli veya kişisel ifadeler kullanmamalısınız. E-maillerinizi kurallara ve kurumsal kurallara uygun olarak yazmalısınız.

Kurumsal e-posta etiketi

Kurumsal e-posta yazarken en önemli husus, mesajın açık, özlü ve profesyonel bir dil kullanarak yazılmasıdır. Yazım diline ve noktalama işaretlerine dikkat etmek, yanlış anlaşılmaların önüne geçer.

hitap şekli ve selamlaşma

E-posta metninin başında e-postanın muhatabı ile hitap kısmında saygılı ve uygun bir ifade kullanılması önemlidir. Aynı zamanda e-posta yazarken nazik bir selamlaşma da profesyonellik sağlar.

Konu satırı ve içerik

E-postanın konu satırında, e-posta içeriği ile ilgili kısa ve net bir ifade kullanmak, alıcının dikkatini çeker ve işleme almasını hızlandırır. Kurumsal e-posta içeriğinde ise, bilgilerin açık ve net bir şekilde aktarılması ve genel olarak güncel ve resmi bir dil kullanılması önem taşımaktadır.

Paragraf yapısı ve düzenleme

Kurumsal e-posta metinlerinde, paragraf yapısına dikkat etmek ve yazım kuralarına uygun ifadeler kullanmak metnin okunabilirliğini artırır. Ayrıca, metin düzenlemesine dikkat etmek ve paragraflar arasında boşluk bırakmak, görsel olarak temiz bir görüntü sağlar.

Uygun ekler ve sonlandırma

Eğer e-posta ile bir belge gönderilecekse, eklerin uygun dosya biçimlerinde ve boyutlarında olmasına dikkat etmek gerekmektedir. Ayrıca e-posta sonunda kapanış ifadesi ve iletişim bilgilerinin eklenmesi kurumsal kimliğe destek sağlar.

Özetle, kurumsal e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken unsurlar; etiket kurallarına uyum sağlamak, saygılı ve resmi bir dil kullanmak, konu satırını açık ve net şekilde belirterek alıcının dikkatini çekmek ve e-posta metninin düzenli ve anlaşılır olmasını sağlamaktır. Bu unsurlara dikkat edilerek etkili bir kurumsal e-posta yazılması mümkündür.

E-posta Yazarken Dil ve Hitap Şekli

E-posta yazarken kullanılacak dil ve hitap şekli, e-postanın amacına, muhatabının konumuna ve kurumsal kültüre bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Genel olarak, saygılı ve anlaşılır bir dil kullanılması önemlidir.

Profesyonel Ortamda Kullanılacak Dil

E-posta yazarken, seçilecek kelimelerin açık, net ve saygı çerçevesinde olması gerekmektedir. Bu bağlamda, kısaltmalar ve argo ifadelerden kaçınarak, cümlenin daha düzgün ve anlaşılır olmasına özen gösterilmelidir.

Formalite Düzeyine Göre Hitap Şekli

E-posta yazarken, muhatabın pozisyonu ve ilişki düzeyine bağlı olarak formalite düzeyini belirlemek gerekmektedir. İş dünyasında genellikle 'Sayın' ifadesi kullanılırken, esnek çalışma ortamlarında 'Merhaba' ya da 'Selam' ifadeleri tercih edilebilir.

Muhatabın Unvanını Kullanma

E-posta yazarken, muhatabın unvanını ve soyadını kullanmak profesyonel iletişim açısından önemlidir. Özellikle akademisyen, doktor gibi özel unvanları bulunan kişilerle iletişim kurarken, bu unvanların kullanılması saygınlık kazandırır.

Kısa ve Öz Cümlelerle İfade Etme

Bir e-posta yazarken, kısa ve öz cümleler kullanarak düşüncelerinizi net bir şekilde ifade etmeye çalışın. Bu sayede e-postanın kolaylıkla okunabilmesi ve anlaşılması sağlanır.

Empati Kurarak Muhatabın Perspektifini Görmeye Çalışma

E-posta yazarken, muhatabın perspektifini görmeye çalışarak empati kurmak önemlidir. Cümlelerin ve ifadelerin muhatabın duygularını ve düşüncelerini göz önünde bulundurarak oluşturulması, daha etkili ve başarılı bir iletişim sağlar.

Sonuç olarak, e-posta yazarken kullanılacak dil ve hitap şekli, profesyonel iletişim kurallarına uygun olmalı ve muhatabın konumunu göz önünde bulundurarak saygı çerçevesinde oluşturulmalıdır. Bu sayede, etkili, verimli ve başarılı bir iletişim süreci gerçekleştirilebilir.

E-posta Etiketi ve Dil Kullanımı

E-posta yazarken profesyonel ve saygılı bir ton sağlamak için öncelikle e-posta etiketi kurallarına dikkat etmek gereklidir. E-posta adresi, konu, selamlaşma ve hitap şekli gibi unsurlar, mesajın profesyonel olduğunu gösteren önemli ipuçlarıdır. Ayrıca, alıcıların isimlerinin doğru yazılması ve kaynak göstermeye özen gösterilmesi, saygınlığın korunmasına katkı sağlar.

Kısaltmalardan Kaçınma ve Dikkatli Abartı Kullanımı

E-posta dilinde kısaltmalar ve argo ifadeler kullanmaktan kaçınmak, profesyonel bir tonu sürdürmeye yardımcı olur. E-postalarda gereksiz abartı ve aşırı övgü ifadelerinden de uzak durarak, iletişimin samimi ve saygılı bir şekilde ilerlemesi sağlanır.

E-posta Formatının Önemi

Profesyonel bir e-posta tasarımı, saygılı tonun vazgeçilmez unsurlarından biridir. Düşüncelerinizi belirli bir format ve yapıya göre düzenlemek, mesajın anlaşılır ve net olmasına yardımcı olur. Yazım ve dilbilgisi hatalarından kaçınarak, e-postanın profesyonel ve hatalardan arınmış bir görünüme kavuşmasını sağlar.

Empati ve Dikkatli Deyimler Kullanma

E-postayı yazarken, alıcının bakış açısını düşünerek empati kurmak, saygılı ve dikkatli bir dil kullanımını sağlar. Özellikle eleştiri ve geri bildirim sunarken, dilin yumuşak ve nazik olması önemlidir. Ayrıca, alıcıya iltifatlarda bulunarak ve başarılarını takdir ederek saygılı bir tavır sergilemek mümkündür.

Etkili ve Kısa İfadeler

Profesyonel ve saygılı bir e-posta, gereksiz detaylardan ve uzun ifadelerden kaçınarak, net ve özlü bir dil kullanır. Karmaşık cümleler yerine, etkili ve kısa ifadeler kullanarak hem e-postanın okunabilirliği artar, hem de saygılı ve profesyonel bir ton sağlanmış olur.

Sonuç olarak, e-posta yazarken saygılı ve profesyonel bir ton sağlamak için etiket kurallarına uyum, empati, dil seçimi ve mesaj formatı gibi önemli unsurlar üzerinde hassasiyetle durmak gereklidir. Bu sayede, e-posta iletişimlerinde başarılı ve etkili bir dil kullanarak profesyonel ilişkiler geliştirilebilir.

Kurumsal E-mail Adresi Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-mail İletişiminin Önemi

Yıllar önce insanlar e-mail iletişiminin biteceğini düşünüyorlardı. Ancak günümüzde önemli bir yeri kaplayan e-mail, iş hayatında sürekli olarak kullanılıyor. İş başvurusu veya iletişim kurma gibi durumlar için e-mail yazmak, iş hayatındaki her çalışandan beklenen bir beceridir.

Kurumsal E-mail'in Doğru Kurgulanması

Şirketiniz için bir domain satın alıp, kullanılacak e-mail programını seçtikten sonra @ işaretinden önceki bölümün doğru kurgulanması önemlidir. Özellikle uzun departman isimleri kısaltılmalı ve gerçek kişiler için isim.soyisim@marka.com şeklinde e-mail hesapları oluşturulmalıdır.

Gramer ve Yazım Hatalarından Kaçınmak

E-mail yazarken, yazım hatalarını tüm e-mail programları otomatik olarak bildirir. Gönder tuşuna basmadan önce dikkat etmeniz gereken kurallar vardır ve hataları düzelmeden göndermemeniz önemlidir. Eklentiler kullanarak da gramer hatalarını kontrol edip, düzeltmek mümkündür.

Şirket Adına E-mail Yazarken İşletmeyi Temsil Etmek

Bir işletme adına e-mail yazarken unutulmamalıdır ki, işletmeyi temsil etmektesiniz. Bu sebeple, işletmelerin kurumsal e-mail kurallarından haberdar olmak ve bu kurallara uygun e-mail kullanımı sağlamak önemlidir.

Alıcının Adını Doğru Kullanmak

E-mail alıcının adını yazarken, doğru kişiyi seçmek için e-mail yazılımının önerdiği seçenekleri dikkate almak gereklidir. Eğer o kişinin ismi, sizin yazmış olduğunuz isimlerle başlamıyorsa, muhtemelen doğru kişiyi seçmeyebilirsiniz. Bu yüzden gerçek ve doğru kişilerle e-mail yazışmalarında e-mail adının doğru yazılması önem taşır.

Sonuç olarak, kurumsal e-mail adresi oluştururken ve kullanırken dikkat edilmesi gereken unsurlar, e-mail iletişiminin kalitesini ve profesyonelliğini artırır. Bu doğrultuda, doğru e-mail kurgusu, yazım ve gramer hatalarından kaçınma ve alıcının adını doğru kullanma gibi hususlara önem verilmesi gerekir. Bu sayede kurumsal e-mail yazışmalarında başarılı ve etkili bir iletişim sağlanabilir.

Kurumsal E-mail Yazma Kuralları

İyi bir İzlenim Bırakmak İçin Dikkat Etmeniz Gerekenler

Kurumsal e-mail yazarken gönder tuşuna basmadan önce dikkat etmemiz gereken bazı kurallar mevcuttur. İlk olarak, yazım ve gramer hatalarına dikkat etmeli ve bu hataları düzeltmelisiniz. E-mail programları hataları otomatik olarak bildirerek kırmızı çizgi ile altını çizerler. E-mail göndermeden önce bu hataların olup olmadığından emin olun. Chrome tarayıcısı gibi eklentiler kullanarak hatalarınızın kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Kurumsal E-mail Adreslerinin Düzgün Kurgulanması

E-posta hesabı olarak pazarlama@gmail.com gibi genel bir adres kullanıyorsanız veya iş başvurusu yaparken seqercocuq@gmail.com gibi kişisel adresler kullanıyorsanız, bunları düzeltmeniz gerekir. Şirketiniz için bir alan adı satın alarak Google kurumsal e-mail programını kullanabilirsiniz. Domain adından önceki bölüm, yani '@' işaretinden önceki kısmın doğru kurgulanması önemlidir. Uzun departman isimlerini kısaltarak e-posta adreslerini daha profesyonel hale getirin, örneğin istanbulpazarlama@marka.com.

İsim ve Soyisim Bilgisini Kullanarak E-mail Hesapları Oluşturun

Kurumsal e-mail adlarında gerçek kişilerin isim ve soyisim bilgisi kullanılması, o kişinin gerçek bir kişi olduğu izlenimini yaratır. Bu nedenle, isim.soyisim@marka.com şeklinde e-mail hesapları oluşturmanızı öneririz.

Alıcı Adının Doğru Yazılması

Alıcının adını yazarken, e-mail yazılımı size birçok kişiyi önermeye başlar ve otomatik olarak doldurmaya başlar. Doğru kişiyi seçmek için e-mail adreslerinin doğru ve tam olarak yazılması önemlidir. E-posta adını doğru yazmayan kullanıcılar, farklı şekilde karşınıza çıkabileceği için dikkatli olmalısınız.

Sonuç olarak, kurumsal e-mail yazarken gönder tuşuna basmadan önce yazım ve gramer hatalarını düzeltmeli, e-mail adreslerinin düzgün kurgulanmasını sağlamalı, isim ve soyisim bilgisi ile e-mail hesapları oluşturmalı ve alıcı adının doğru yazılmasına dikkat etmelisiniz. Bu kurallara dikkat ederek, iş hayatında başarılı ve profesyonel bir iletişim kurabilirsiniz.

Kurumsal E-mail Yapılandırmasının Önemi

Günümüzde e-posta, iş dünyasında ana iletişim aracı durumundadır ve kurumsal e-mail yazışmalarında doğru kişiye gönderme yapmanın önemi büyüktür. Bu öneme sahip çıkmak için öncelikle şirketiniz için doğru domain ismini seçmeli ve Google kurumsal e-mail programını kullanarak profesyonel bir görünüm sağlamalısınız. Bu sayede gerçek kişilerin isim ve soyisim bilgilerini içeren e-posta hesapları oluşturarak, muhataplarına güven veren bir iletişim süreci başlatılabilir.

E-mail Adlarında İsim ve Soyisim Kullanılması

Kurumsal e-email adlarında gerçek kişilerin isim ve soyisim bilgilerini kullanmak büyük önem taşır. Alıcının adını yazdığınızda e-posta yazılımı sizin için birçok kişi önerir. İsim.soyisim@marka.com şeklinde e-mail hesapları oluşturarak, o kişinin gerçek bir kişi olduğu izlenimini verir ve doğru kişiye gönderme yapmayı kolaylaştırır.

Doğru Alıcıya Gönderme ve Yazım Hatalarından Kaçınma

Alıcının adını doğru yazarak, e-posta yazılımının sizin için doğru kişiyi önermesini sağlayabilirsiniz. Otomatik doldurma işlevi sayesinde, doğru kişiyi seçmek daha hızlı ve kolay olmaktadır. Ayrıca, yazım hatalarından kaçınmak da profesyonel bir görünüm sağlar. E-mail göndermeden önce dikkat etmeniz gereken kurallara göz atarak ve yazılımın kırmızı çizgi ile işaretlediği hataları düzelterek, doğru ve etkili bir iletişim sağlamış olursunuz.

Sonuç olarak, kurumsal e-mail yapılandırmasına ve doğru kişiye gönderme yapmanın önemine dikkat ederek, iş hayatında etkili ve kalıcı bir izlenim bırakabilirsiniz. İşletmelerin iletişim süreçlerinde daha profesyonel bir yapı kazandırarak, iş başvurularından günlük yazışmalara kadar e-mail iletişiminin gücünden faydalanabilirsiniz.