Proaktif ile Reaktif Halkla İlişkilerin Farkı

Halkla ilişkiler, şirketlerin ve yönetim anlayışının çok önemli ve değer yaratan iş alanlarından biri. Fakat halkla ilişkileri yalnızca tek bir anlayış ya da uygulama içine hapsederek harekete geçirmek doğru bir planlama değil. Halkla ilişkiler oldukça dinamik bir alan ve neredeyse tüm durumlar ve koşullar için çeşitli uygulamaları devreye sokabilen de bir disiplin. Özellikle kriz ve etkin iletişim konusunda iki kavram halkla ilişkilerin genel seyrini açıklıyor. Bugün sözünü edeceğimiz reaktif ve proaktif halkla ilişkiler, birbirinden farklı uygulamalar sunarak işletme yönetimi içinde yer alıyorlar. Yazımızın bundan sonraki bölümünde de reaktif ile proaktif halkla ilişkilerin farkı nedir, bunu irdeleyeceğiz. 

Reaktif ile Proaktif Halkla İlişkilerin Farkı Nedir?

Reaktif ile proaktif halka ilişkilerin farkı, uygulama ve işletmenin genel durumundaki gidişata göre belirginleşiyor. Reaktif halkla ilişkiler, proaktif halka ilişkilerden farklı olarak etki-tepki anlayışına bağlı bir iletişim sürdürür. Yani reaktif halkla ilişkileri, yaşanan olay ve durumlara karşı verilmesi zorunlu tepki olarak düşünebiliriz. Oysa proaktif halkla ilişkilerde ise hedef kitle nezdinde ya da dış çevrede yaşanan durumlara göre halkla ilişkilerde uygulanmaz. Proaktif halkla ilişkiler, iletişimin gerekli bir  olduğundan hareket ederek geniş bir iletişim anlayışı benimser. Reaktif halkla ilişkiler ile proaktif halkla ilişkilerin farklarından biri de ortaya çıktıkları zaman dilimleridir. 

Reaktif iletişim anlayışında, krize ve durumlara yanıt verme vardır. Reaktif iletişimde, bilgilendirme safhası yer alır. Bilgilendirme aşaması, kurum için ya da dışında yayılan ve krize neden olabilecek durumlara karşı harekete geçer. Yani reaktif iletişimin tepki verme aşaması, bir olay ya da duruma karşıdır. Kısacası reaktif ile proaktif halkla ilişkilerin farkı, birinin iletişimi zorunlu olarak kullanması diğerinin ise iletişimi bir gereklilik olarak görmesi olarak açıklanabilir. Peki ideal bir halkla ilişkiler anlayışı olan proaktif halkla ilişkiler nedir?

Proaktif halkla ilişkiler, kurumun hedef ve vizyonu doğrultusunda aktif bir iletişimi geliştirdiği bir halkla ilişkiler anlayışıdır. Proaktif halkla ilişkileri uygulayan kurumlar, iletişimi geliştirmek için halkla ilişkiler uygulamalarını kullanırlar. Aktif bir iletişimi benimseyen kurum, uzun vadeli planlamalarda da proaktif iletişim uygulamalarını kullanabilir. Reaktif halkla ilişkilerden farklı olarak proaktif halkla ilişkilerde iletişim sağlıklı ve aktif bir şekilde ilerler.

Reaktif Halkla İlişkiler Nedir?

Reaktif halkla ilişkilerin daha çok olumsuz olaylarda kullanıldığından kısaca bahsettik. Bu tarz olaylar genellikle dış çevre kaynaklıdır fakat kurum içindeki yönetilemeyen ciddi krizler de büyük bir olayı meydana getirebilir. Reaktif iletişimdeki planlar ve stratejiler, bilgilendirme ve ikna etme üzerine kuruludur. Özellikle kriz dönemlerinde reaktif iletişim, itibarı kurtarmak için kullanılır.

Reaktif halkla ilişkilerin stratejilerinden bazıları şunlardır:

• Kanıtlarla mevcut durumu çürütme

• İnkar etme

• Özür ve Pişmanlığı Belirtme

• Kabul Etme

• Haklı Çıkarma

• Ayrılma

• Araştırma

• Sevdirme

• Onarma

• İlgi

Söz konusu stratejiler, durumun büyüklüğüne ve işletmenin genel iletişim planına göre uygulanabilir. Fakat tüm reaktif stratejiler, işetmenin artık gerçekten düşünmesini önayak olacağı için stratejiler aşamasında işletmenin genel durumu da göz önünde bulundurulur. Reaktif iletişim anlayışı, ideal bir halkla ilişkiler olmasa da bazı kriz yönetimi anlarında bilgilendirmek ve mesaj vermek için kullanılır.

Reaktif Halkla İlişkilerin Özellikleri

Genel olarak reaktif halkla ilişkilerin özellikleri şöyledir:

• Reaktif iletişim daha çok kriz, dış çevreden kaynaklanan sorun ve gelişmeler sonucu uygulanır. 

• Reaktif halkla ilişkiler, proaktif iletişime göre daha karmaşıktır çünkü tepkisel bir şekilde ilerler. 

• Reaktif halkla ilişkiler stratejileri savunma ve onarma ağırlıklıdır. 

• Reaktif anlayışla önceden planlama olmadığı için anlık planlar uygulanır. 

• Reaktif bir iletişim ortamında yaşanan dış çevre gelişmelerinden çabuk etkilenme olur. 

• Reaktif iletişimi benimseyen bir işletme, mesajları süzerek ilgili kriz açıklaması yapar. 

• Reaktif iletişimde olumsuz durumların ve yanlış bilginin doğurabileceği olası krizler önlenmeye çalışılır.

Proaktif Halkla İlişkiler Nedir?

Proaktif halkla ilişkiler, gerçek bir halkla ilişkiler anlayışı ve stratejileri barındırır. Proaktif halkla ilişkilerde, işletmenin geleceğe yönelik fırsatları ve avantajları değerlendirilir. Bu bakımdan proaktif iletişimi benimseyen bir işletmenin, geleceğe bakması olasıdır. İletişimin geliştirilmesi ve mevcut fırsat ile riskleri belirlemek, proaktif halkla ilişkilerinin en belirgin özelliğidir.

Proaktif Halkla İlişkilerin Özellikleri

Genel olarak proaktif halkla ilişkilerin özellikleri şöyledir:

• Proaktif halka ilişkilerde, temel iletişim stratejilerine ve öngörülerine göre hareket etmek vardır. 

• Proaktif halkla ilişkiler önceden planlanan bir süreç yönetimini içerir. 

• Proaktif iletişim daha çok gelecek fırsatlar ve planlamaları ile ilgilidir. 

• Proaktif bir şirkette, analiz, değerlendirme ve planlama gibi aşamalara büyük önem verilir. 

• Proaktif halkla ilişkiler uygulamalarında geniş bir program stratejisine yer verilir ve böylelikle geleceğe yönelik planlamalar yapılır. 

• Proaktif iletişimde yönetim ve çalışanlar ekip çalışması dahilinde değerlendirmeler ve çalışmalar yapar. 

• Proaktif halkla ilişkiler, kurumun önceliklerini ve hedeflerini tanıyarak iletişim stratejisi oluşturur. 

Genel olarak proaktif iletişim stratejisinde; ürünün veya hizmetin tanıtımı, bilgilendirmesi, kurumun tanıtımını planlamak, imaj yönetimi, ve kurumsal gelişmeler hakkında bilgilendirme aşamaları vardır.

Proaktif Halkla İlişkiler Uygulamaları

Proaktif iletişiminin ideal bir halkla ilişkiler anlayışı içerdiğinden bahsettik. Proaktif halkla ilişkilerin özellikleri genellikle; analiz, araştırma, planlama, değerlendirme ve uygulama ağırlıklıdır. Özellikle analiz ve değerlendirme proaktif iletişimi, reaktiften ayıran en belirgin özelliklerden biridir. Proaktif iletişim sürecinde dış çevre analizi ile beraber Swot analizi de kullanılır. Böylelikle gelecekteki tehlike ve riskler belirlenerek bunları fırsata çevirme yolları keşfedilir. Ayrıca proaktif süreçlerde, analizden elde edilen bilgi ve veriler değerlendirilerek yönetim ekibiyle paylaşılır. Proaktif iletişim için mutlaka alanında yetkin ve profesyonel halkla ilişkiler çalışanlarına ve onları dikkate alacak bir üst yönetim ekibine ihtiyaç vardır. 

Ayrıca proaktif bir iletişimde, yukarıdan aşağıya uzanan bir bilgi akışı değil, aşağıdan yukarıya ulaşabilen bir iletişim vardır. Böyle bir iletişim sürecinde şirket çalışanları, yönetimi bilgilendirerek gerekli organizasyon şemasının oluşturmasına önayak olurlar. 

Proaktif iletişimin dikkat çekici uygulamalarından birisi de içerik stratejisi oluşturmasıdır. İçerik stratejisi, ilgili ürünün veya hizmetin ana mesajı, kapsamı ve hangi ortamda yer alacağına yönelik bir planlamadır. Hedef kitle iletişimi için de içerik stratejisi uygulanabilir. Buradaki asıl önemli olan aktif bir iletişim anlayışı içinde stratejilere göre mesaj ve planlama oluşturabilmektir. Yine proaktif iletişimle ilişkilendirecebileceğimiz imaj ve itibar yönetimi de uzun vadeli stratejiler için en yararlı halkla ilişkiler uygulamalarından bazılarıdır. 

Reaktif halkla ilişkiler ile proaktif halkla ilişkiler farkına değindiğimiz yazımızın sonuna geldik. Eğer halkla ilişkiler ile ilgileniyor ya da bir işletme yönetiminde söz sahibiyseniz muhakkak iki iletişim anlayışını da öğrenerek neyi nasıl yapabileceğinizin bilgisini daha detaylı öğrenmeye çalışın. Ayrıca halkla ilişkilerin genel durumuna bakmak istiyorsanız da halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi sizin için doğru bir başlangıç olacaktır.