Excel’de Alacak Verecek (Gelir-Gider) Takibi Nasıl Yapılır?

Excel’de Alacak Verecek (Gelir-Gider) Takibi Nasıl Yapılır?
Detaylı Bir Rehber

Günümüzde hem kişisel hem de kurumsal finansal işlemleri takip etmek oldukça önemli hale geldi. Gelir-gider dengesini korumak, yapılacak ödemeleri zamanında yakalamak ve tahsil edilmemiş alacakları unutmamak için düzenli ve sistemli bir kayıt tutmak şart. Excel, bu konuda en pratik çözümlerden biri olarak karşımıza çıkar. Excel’de kendi ihtiyaçlarınıza özel, basit ama etkili bir alacak-verecek (gelir-gider) programı oluşturabilirsiniz. Bu yazıda, size adım adım rehber olacak şekilde bir Excel dosyasını nasıl düzenleyeceğinizi, tablolar ve raporlarınızı nasıl kurabileceğinizi anlatacağım.

1. Neden Excel?

Kişisel veya küçük-orta ölçekte bir işletmeniz varsa, birçok pahalı veya karmaşık muhasebe programı kullanmak yerine Excel üzerinden de takip işinizi rahatlıkla görebilirsiniz. İşte Excel’i tercih etmek için birkaç sebep:

1. Kolay Erişim ve Kullanım: Excel, hemen her bilgisayarda kurulu veya ücretsiz çevrim içi sürümüyle (Office Online) ulaşılabilir.

2. Esneklik: İhtiyaçlarınıza göre eklemeler, çıkarmalar, özelleştirmeler yapabilirsiniz.

3. Raporlama Seçenekleri: Pivot tablolar, filtreler ve formüller sayesinde detaylı analizler yapabilirsiniz.

4. Kullanıcı Dostu: Makro desteği, koşullu biçimlendirme gibi özelliklerle veri girişi ve incelemesi kolaylaşır.

2. Genel Dosya Yapısı

Bir alacak verecek veya gelir-gider takip sistemini Excel üzerinde sağlıklı bir şekilde tutmak için genellikle birden fazla sayfa (sekme) kullanılır. İhtiyacınıza göre daha fazla sayfa oluşturabilir ya da daha azıyla yetinebilirsiniz. Ancak önerdiğim yapının ana hatları şöyle:

1. Giriş (Özet): Kısa kullanım talimatları, toplam alacak, toplam borç gibi göstergelerin bulunduğu basit bir “dashboard”.

2. Hareketler (Detay Kayıtlar): Tüm gelir-gider kayıtlarınızı (kiminle, ne zaman, ne kadar gibi) satır satır ekleyeceğiniz ana tablo.

3. Rapor: Pivot tablolar, filtreler veya belirli formüller yardımıyla çeşitli özet raporları alabildiğiniz sekme.

Dilerseniz farklı konularda raporlar oluşturmak için ekstra sayfalar ekleyebilirsiniz. Örneğin; Aylık Analiz, Yıllık Analiz, Dönemsel Karşılaştırma gibi…

3. Hareketler (Veri Giriş Ekranı)

Excel’de finansal verileri kayıt altına almak için en önemli kısım, “Hareketler” sayfasıdır. Çünkü düzenli takip ancak verileri doğru ve eksiksiz girmekle mümkündür. “Hareketler” sayfasında oluşturacağınız tabloya, her bir işlem satır halinde kaydedilir. Örnek bir tablo yapısı şu şekilde olabilir:

Bu tabloda;

• Tarih: İşlemin gerçekleştiği tarihi yazın.

• Açıklama: İşlemin neyle ilgili olduğunu özetleyin (örneğin kira, fatura, satış vb.).

• Kişi/Firma: Müşteri, tedarikçi veya borçlu/ alacaklı kişinin ya da şirketin adı.

• Tür: “Gelir (Alacak)” ya da “Gider (Borç)” şeklinde iki seçenek tutulabilir. Data Validation (Veri Doğrulama) kullanarak bir açılır listede bu seçenekleri sınırlayabilirsiniz.

• Tutar: İşlemin parasal değeri.

• Ödendi mi?: Evet/Hayır şeklinde bir alan. Yine Data Validation ile bir açılır liste kullanmak hataları önleyecektir.

• Ödeme Tarihi: İşlem ödeme şeklinde tamamlanmışsa, gerçek ödeme tarihini buraya girebilirsiniz.

• Notlar: Ek detaylar, dekont numarası, fatura numarası gibi herhangi bir ekstra bilgiyi buraya ekleyebilirsiniz.

Bu tabloyu ne kadar detaylı tutarsanız, ileride o kadar esnek raporlar elde edebilirsiniz. Örneğin, belirli bir tedarikçiye en çok hangi dönemde ne kadar ödeme yapıldığını görmek, ya da hangi müşterinin ödemelerinin geciktiğini hızlıca tespit etmek gibi…

4. Giriş (Özet) Sayfası

Kullanıcıların çoğu, her şeyin tek bir ekranda özet görünmesini tercih ediyor. Bu nedenle, “Giriş” sayfasında veya “Ana Sayfa”da kısa bir dashboard oluşturmak faydalı olur. Örneğin:

• Toplam Alacak (Gelir)

• Toplam Borç (Gider)

• Net Bakiye (Gelir – Gider)

• Tahsil Edilmemiş Alacaklar (Henüz ödenmeyen gelirler)

• Ödenmemiş Borçlar (Henüz kapatılmamış giderler)

Bu rakamları, aşağıdaki formüllerle otomatik olarak getirtebilirsiniz. Diyelim ki “Hareketler” sayfasında:

• Tür sütunu D

• Tutar sütunu E

• Ödendi mi? sütunu F olsun.

4.1. Toplam Gelir (Alacak) Formülü

=TOPLA.ÇARPIM(
  (Hareketler!D:D="Gelir (Alacak)") *
  (Hareketler!E:E)
)

Bu formül, D sütununda “Gelir (Alacak)” yazan satırlardaki E sütunundaki değerleri toplar.

4.2. Toplam Gider (Borç) Formülü

=TOPLA.ÇARPIM(
  (Hareketler!D:D="Gider (Borç)") *
  (Hareketler!E:E)
)

Bu formül ise türü “Gider (Borç)” olan satırlardaki tutarları toplar.

4.3. Tahsil Edilmemiş Alacaklar

Tahsil edilmemiş tutarlar, “Gelir (Alacak)” türünde olup “Ödendi mi?” sütunu “Hayır” olan satırlar. Bunun toplamını bulmak için:

=TOPLA.ÇARPIM(
  (Hareketler!D:D="Gelir (Alacak)") *
  (Hareketler!F:F="Hayır") *
  (Hareketler!E:E)
)

4.4. Ödenmemiş Borçlar

Benzer mantıkla, “Gider (Borç)” türünde ve “Ödendi mi?” “Hayır” olan satırların toplamı:

=TOPLA.ÇARPIM(
  (Hareketler!D:D="Gider (Borç)") *
  (Hareketler!F:F="Hayır") *
  (Hareketler!E:E)
)

Bu formülleri kullanarak, Giriş sayfasında tek bakışta şirketinizin ya da kişisel finansınızın durumunu görebilirsiniz.

5. Raporlama Seçenekleri

Excel, finansal verilerinizi analiz etmek için çeşitli raporlama araçları sunar. Bunların içinde en popüleri Pivot Tablolardır. Pivot tablolar sayesinde veri girişi yaptığınız “Hareketler” sayfasına dokunmadan, farklı filtreler ve özet tablolarla detaylı incelemeler yapabilirsiniz.

5.1. Pivot Tablo Oluşturma

1. Hareketler sayfasındaki tabloda tüm sütun başlıklarıyla birlikte veriyi seçin (örneğin A1:H1000).

2. Üst menüden Ekle (Insert) sekmesini seçin ve PivotTable butonuna tıklayın.

3. Açılan pencerede verinin kaynağı (tabloda hangi hücre aralığının seçili olduğuna dikkat edin) onaylanır ve yeni bir sayfada pivot tablo oluşturulur.

4. PivotTable Alan Listesinde (sağ tarafta açılır) hangi sütunların Satırlar, Sütunlar, Değerler ve Filtreler bölümüne gireceğine karar verin. Örneğin:

   • Satırlar: “Kişi/Firma”

   • Değerler: “Tutar” (Toplam)

   • Süzgeç (Filtre): “Tür” (Gelir mi Gider mi?), “Ödendi mi?” (Evet/Hayır)

   • Sütunlar: Tarih (Ay bazında gruplayabilirsiniz)

Pivot tabloları kullanarak, hangi müşteriden hangi dönemlerde ne kadar alacak oluştuğunu, kime ne kadar ödeme yaptığınızı, toplam gider kalemlerini ve çok daha fazlasını hızla görebilirsiniz.

5.2. Grafiklerle Zenginleştirme

Excel’de, oluşturduğunuz pivot tabloyu veya normal tabloyu, Ekle (Insert) → Grafik (Charts) seçeneğini kullanarak hızlıca görselleştirebilirsiniz. Örneğin:

• Gelir ve Gider dağılımını pasta grafiği ile göstermek.

• Aylık nakit akışını çizgi grafikle incelemek.

• Farklı gider kalemlerini çubuk grafikte sıralamak.

Bu tür görseller, finansal durumunuzu daha hızlı kavramanızı sağlar ve başkalarına sunum yapmanız gerektiğinde de profesyonel bir görünüm sunar.

6. Veri Doğrulama (Data Validation) ile Hata Oranını Düşürme

Çok sayıda veri girişi yapıyorsanız, yanlış yazım veya istenmeyen değerleri tablonuza istemeden ekleyebilirsiniz. Bunun önüne geçmenin basit bir yolu, Excel’in Data Validation özelliğidir. Örneğin “Tür” sütununda sadece “Gelir (Alacak)” ve “Gider (Borç)” seçilebilmesini istiyorsanız:

1. “Tür” sütununun ilgili hücrelerini seçin (D2:D100, örneğin).

2. Üst menüden Veri (Data) sekmesine gidin.

3. Veri Doğrulama (Data Validation) butonuna tıklayın.

4. Açılan pencerede Liste (List) seçeneğini seçin ve alt alana Gelir (Alacak),Gider (Borç) yazın.

5. Kaydettiğinizde, artık bu hücrelerde bir açılır liste göreceksiniz ve sadece bu iki seçenekten birini seçmenize izin verilecek.

Benzer şekilde “Ödendi mi?” sütunu için de “Evet,Hayır” gibi bir liste oluşturabilirsiniz. Bu sayede, tabloya tutarsız veri girişi yapılmasını engellemiş olursunuz.

7. İpuçları ve Ek Fonksiyonlar

1. Koşullu Biçimlendirme (Conditional Formatting): Henüz ödenmemiş satırları kırmızı, ödenenleri yeşil renkle gösterebilir ya da son ödeme tarihi yaklaşan işlemleri uyarı rengiyle belirginleştirebilirsiniz.

2. Filtreler: Excel’de tablo başlıklarına filtre ekleyerek istediğiniz tarihler arasındaki işlemleri süzebilir, belirli müşterilerle ilgili kayıtları tek tıkla görüntüleyebilirsiniz.

3. Makrolar: Daha ileri düzey kullanıcılarda, işlem kaydetme, otomatik sıra numarası atama, e-posta ile bildirim gibi işlemleri VBA makrolarıyla gerçekleştirebilirsiniz. Ancak birçok işletme veya bireysel kullanıcı için temel Excel işlevleri (Pivot tablo, formüller, filtre) çoğunlukla yeterlidir.

4. Yedek Alma: Finansal verilerin ne kadar önemli olduğunu unutmamak gerekir. Haftalık ya da aylık periyotlarla verilerinizi buluta (örneğin OneDrive, Google Drive) ya da harici bir disk sürücüsüne yedekleyin.

8. Kapsamlı Bir Örnek Senaryo

Diyelim ki küçük bir işletme sahibisiniz. Bir ay içerisindeki gelirleriniz; farklı müşterilere kestiğiniz faturalar. Giderleriniz de ofis kirası, elektrik-su faturası, kırtasiye masrafları, personel maaşı gibi kalemler olsun.

1. Her İşlem İçin Satır Açın: Gelen her faturayı, tutarını ve tarihini “Gelir (Alacak)” olarak işleyin. Ofis kirası, maaş gibi kalemleri de “Gider (Borç)” şeklinde kaydedin.

2. Ödemeleri Güncelleyin: Faturayı kestiğinizde henüz tahsil etmediyseniz “Ödendi mi?”ye “Hayır” girin. Tahsilatı aldığınız gün “Ödendi mi?”yi “Evet”e çevirin ve ödemenin geldiği tarihi kaydedin.

3. Gün Sonunda veya Hafta Başında Gözden Geçirin: “Giriş” sayfasındaki özet rakamlara bakıp kimlerden ne kadar ödeme beklediğinizi, toplam borcunuzun ne kadar olduğunu görün.

4. Aylık Pivot Raporu Alın: Pivot tabloyu güncellediğinizde, o ay ne kadar gelir elde ettiğiniz, ne kadar masraf yaptığınız, bir önceki ayla kıyasla nasıl bir değişim olduğu gibi bilgilere ulaşabilirsiniz.

Bu şekilde sistemli bir yaklaşım, hem sizde hem de ekibinizde finansal disiplini güçlendirir, nakit akışınızı düzene sokar.

9. Sonuç: Excel ile Kolay ve Etkili Takip

Excel, esnek yapısı ve güçlü formül setiyle, basit bir alacak verecek takibi için mükemmel bir araçtır. Üstelik herhangi bir ek yazılım maliyeti olmadan, kısa sürede kullanıma hazır hale getirilebilir. Elbette büyük hacimli işlemler ve ileri muhasebe gereksinimleri için daha gelişmiş ERP veya muhasebe programları gerekli olabilir. Ancak kişisel finansınızda, küçük işletme süreçlerinde veya freelance çalışma düzeninizde düzenli veri girişi yaparak Excel ile oldukça güvenilir ve şeffaf bir tablo oluşturmanız mümkündür.

Özetle, Excel’de alacak-verecek takibi yapmak için:

1. Hareketler sayfasında basit bir tablo oluşturun.

2. “Gelir (Alacak)” ve “Gider (Borç)” bilgilerini eksiksiz kaydedin.

3. “Ödendi mi?” sütunuyla ödeme takibinizi basitleştirin.

4. Giriş (Özet) sayfasına formüllerle otomatik özet değerleri çekin.

5. Pivot tablolarla detaylı analiz ve raporlar oluşturun.

6. Düzenli yedek alın ve veri giriş kurallarına dikkat edin.

Bu adımları takip ederek siz de Excel’de kendi alacak verecek programınızı oluşturabilir, finansal akışınızı daha sağlıklı bir şekilde yönetebilirsiniz. Unutmayın, tutarlı ve disiplinli veri girişi her şeyin başlangıcıdır. Düzenli kayıt, sizin finansal sağlığınızın en önemli anahtarı olacaktır.

Keyifli ve verimli çalışmalar dilerim!